人力资源部门工作流程手册.docVIP

人力资源部门日常工作流程手册

本手册旨在规范人力资源部门（以下简称“HR部门”）日常工作，明确各流程操作标准，提升工作效率与服务质量，适用于HR专员、主管及部门负责人日常办公场景。手册内容涵盖员工全生命周期管理及核心事务处理，各流程可根据实际工作需求灵活调整。

一、员工入职办理流程

适用工作情境

适用于新员工通过面试录用后，完成入职手续办理、信息登记及岗位融入的全流程管理，保证新员工顺利入职并快速适应工作环境。

操作流程指引

步骤1：入职准备（入职前3个工作日）

HR专员*根据录用审批结果，向新员工发送《入职通知书》，明确入职时间、需携带材料（证件号码原件及复印件、学历学位证书原件及复印件、一寸免冠照片2张、银行卡等）及报到地点。

用人部门经理提前确认新员工工位、办公设备（电脑、工牌、钥匙等）及岗位导师，并将导师信息同步至HR专员。

HR专员*准备入职材料：《员工登记表》《劳动合同书》《岗位职责说明书》《员工手册》等，保证材料齐全、信息准确。

步骤2：报到接待（入职当日）

新员工到HR部门报到，HR专员*核对身份信息，收取入职材料，检查材料完整性（如缺失材料，需及时告知新员工补充）。

HR专员*引导新员工办理工牌制作、门禁权限开通、社保公积金开户等手续，协助开通企业邮箱、内部通讯工具（如企业）等账号。

HR专员*组织新员工签订《劳动合同书》《保密协议》等文件，讲解合同条款（试用期、岗位职责、薪酬结构等），保证新员工理解并确认签字。

步骤3：部门对接（入职当日）

HR专员陪同新员工至用人部门，向部门经理及团队成员介绍新员工基本信息，明确岗位导师。

部门经理*向新员工说明部门工作流程、团队分工、近期工作目标及重点任务，安排岗位导师负责后续岗位技能培训。

岗位导师指导新员工熟悉办公系统、工作工具及业务流程，协助完成入职首周工作计划制定。

步骤4：入职跟进（入职后1周内）

HR专员*在新员工入职第3天、第7天分别进行面谈，知晓新员工适应情况（工作内容、团队协作、办公环境等），解答疑问并记录反馈问题。

对新员工反馈的问题（如设备故障、流程不熟悉等），协调相关部门及时解决，保证问题3个工作日内闭环。

入职满1周，HR专员*整理新员工入职材料，归入个人档案，并更新员工信息管理系统（如OA、HRSaaS）。

常用表单模板

表1-1：新员工入职登记表

序号

项目

内容

填写人

日期

1

姓名

新员工*

YYYY-MM-DD

2

性别

新员工*

YYYY-MM-DD

3

证件号码号

新员工*

YYYY-MM-DD

4

学历/学位

新员工*

YYYY-MM-DD

5

联系方式

新员工*

YYYY-MM-DD

6

紧急联系人

新员工*

YYYY-MM-DD

7

部门

HR专员*

YYYY-MM-DD

8

岗位

HR专员*

YYYY-MM-DD

9

入职日期

HR专员*

YYYY-MM-DD

10

导师姓名

部门经理*

YYYY-MM-DD

表1-2：入职材料清单确认表

序号

材料名称

份数

是否提交

备注

签字

日期

1

证件号码复印件

2份

□是□否

需正反面复印

HR专员*

YYYY-MM-DD

2

学历学位证书复印件

1份

□是□否

需加盖公章

HR专员*

YYYY-MM-DD

3

一寸免冠照片

2张

□是□否

白底背景

HR专员*

YYYY-MM-DD

4

银行卡复印件

1份

□是□否

注明开户行

HR专员*

YYYY-MM-DD

5

离职证明

1份

□是□否

应届生可免

HR专员*

YYYY-MM-DD

关键事项提醒

入职材料需核对原件与复印件一致性，学历证书可通过验证（必要时）。

劳动合同需在入职1个月内签订，试用期约定符合《劳动合同法》规定（合同期3个月以上不满1年的，试用期不超过1个月；1年以上不满3年的，不超过2个月；3年以上及无固定期限，不超过6个月）。

社保公积金开户需在入职30日内完成，保证员工权益及时生效。

新员工入职培训需在1周内组织，内容包括公司文化、规章制度、安全规范等，培训后需签署《培训确认书》。

二、员工离职交接流程

适用工作情境

适用于员工因个人原因、岗位调整或公司需要提出离职时，办理工作交接、手续结清及劳动关系解除的全流程管理，保证工作平稳过渡，避免信息或资产流失。

操作流程指引

步骤1：离职申请（员工提出离职当日）

员工填写《离职申请表》，注明离职原因、预计离职日期（需提前30日书面通知，试用期内提前3日），提交至部门经理*。

部门经理*与员工进行离职面谈，知晓离职真实原因，记录面谈内容，确认工作交接可行性，签署《离职申请表》意见后反馈至HR部门。

步骤2：离职审批（申请提交后2个工作日内）

HR专员接收《离职申请表》，审核离职日期是否符合规定（如提前通知期、项目周期等），确认无劳动纠纷后，提交至