文件生命周期全程管理初探.pdfVIP

第20卷第 1期 长沙民政职业技术学院学报 Vo】．2ONo．1 2013年 3月 JournalofChangshaSocialW0rkCollege Mar．20l3 文件生命周期全程管理初探 周 丽 (黄冈职业技术学院，湖jB黄冈438002) [摘 要] 我国的文件生命周期理论不是完美无缺和无懈可击的，它也存在着明显的缺陷，未来我国对文件运动规律 的研究必然循着业已形成的文件生命周期理论不断深化。深入探索文件运动规律，认识文件和档案的本质属性，科学 构建文档管理模式及其理论体系，实现对体系文件生命周期的全程管理。 [关键词]文件生命周期；管理；档案 [中图分类号]G276 [文章标识码]A [文章编号] 1671—5136(2013)01-0146—03 文件生命周期概念是在 20世纪文件的数量急剧 公厅、国务院办公厅和中央军委办公厅主管；一个单 增长的背景下，1940年由美国学者菲利普布鲁克斯最 位内的文书工作由单位秘书长或办公厅 (室)主任负 早提出来的，并在短短几十年内得到西方国家的普遍 责。各单位的档案室在行政上隶属于单位，只在业务 推崇和应用。而文件生命周期理论却是在 “中国化”的 上接受各级档案行政管理单位的指导；档案室与档案 过程中逐渐形成的。所谓 “中国化”，就是把源 自国外 馆之间没有领导或指导的关系。而且无论是档案行政 的原创性的理论成果结合中国的具体情况进行修正 管理单位，还是档案馆，都无权指导各单位的文书工 和完善，从而使这一理论更具针对性和指导意义。自 作，这就使文书与档案工作 自成体系，缺乏一个统一 上世纪8O年代至今，为了找到一条更好的解决我国 领导机构。因此，在文档分离体制下，档案室既难以指 文档管理实践问题的出路，许多学者开始致力于文件 导文件管理，又难 以与档案馆形成有效的业务衔接 ， 生命周期理论 “中国化”的探索和研究。 因而无法具备全面的一体化功能。 2、档案室的设置方式缺乏效益观念 一 、 我国文档管理现有模式的不足 长期以来，我国档案室的设置方式一味追求 “大 我国与文件中心对应的组织形式是档案室。据统 而全”、“小而全”，单位无论规模大小 ，均设立专门的 计，我国仅省直以上单位和大型企事业单位的档案室 档案窒，独立保管其文件和档案。这种模式从一个单 就超 15000个，这表明我国档案室体系十分发达。档 位的角度来看有利于文档的集中保管和利用 ，但从全 案室作为我国档案事业的基础 ，几十年来已形成相当 社会的角度来看明显缺乏效益观念，特别是规模效益 规模，也有着较为完整和稳定的工作制度和方法。由 的观念。一方面，各单位分散保存文档，难以达到集约 于档案室的性质和功能与文件中心基本相同，从表面 化、规模化的管理要求 ，不利于全社会档案领域人力 上看，我国也具备了文档一体化管理的组织机构 ，似 和物力资源的高效利用。另一方面，各单位人手一室 乎没有再建立文件中心的必要。但现有的档案室模式 的设置方式过于机械 ，没有考虑不同单位的具体需 至少有三点不足。 求。对于规模较小、文档数量不多的单位也设立专门 l、档案室的领导体制是一种文档分离的管理体 的档案室和配备专职管理人员，难免有浪费之嫌。相 制，难以保障档案室真正实现文档一体化管理 比之下，文件中心充分体现了效益观念。它特别注重 我国的文书工作、档案室工作与档案馆工作很大 节省保管费用，尽力追求经济实用的目标；同时它不 程度上处于分离状态。全国的文书工作分别由中央办 由各单位单独建立 ，而是由档案