谈谈无纸化办公给档案管理带来的新挑战.pdfVIP

疆皿 谈i炎无纸化办公给档案管理带来的新挑战 文。 张鹏 (河北石家庄铁道学院四方学院) 刘建军 (河北科怡科技开发有限公司) 摘要 ：我们现在的时代是电子信息技 耗材 ，既节省了人 力，又节省 了财力。 文件在利用过程中的版权受到保护。数字 术飞速发展的时代 ，信息技术的发展和应 二 档案管理迎接的新挑战 签名技术鉴 别电子文件是否被非法篡改 。 用给政府和机关办公带来 了全新型 网络化 (一)档案部门参与归档工作 的新挑 数据加密技术对 电子文件进行加密压缩保 办公方式 。同时也给 电子文件与传统 的纸 战。办公 自动化已经是无纸化办公 ，与以 护 ，防止非法拷 贝打开。通过这些软件技 质文件办公如何 融合 的问题带来 了新 的研 往的纸质文件 归档既有相同的地方 ，又有 术，使电子文件的法律效益得到保护。 究课题 。本文 紧密结合工作实际，就 网络 不同之 处。相 同的地 方是 归档 流程相 同， 对 电子文件加盖电子档号章保证其归 环境下的 “无纸化 办公”给档案管理带来 但 归档的介质有所变化，转变成电子文件 ， 档依据 。电子文件进行分类整理归档后 ， 的新挑 战的有 关问题进行 了认真研 究。 与纸质介质不 。档案管理人 员怎样参与 通过软件技术读取电子文件机读数据 自动 关键词：无纸化 办公 ；档 案管理；特 归档工作呢?还需要 由档案管理部门起决 生成电子档号章 ，保持与纸质文件归档工 点 ；新挑 战；研 究 定作用，档案管理部门档案种类繁多，办 作的一致。包含电子档号章的电子文件能 当今计算机信息技术的飞速发展，为 公 自动化产生的文件只是档案部门文书档 够更好的体现档案的法律依据 。 档案管理工作现代化提供 r广泛的应用空 案整理归档来源中的一小部分。档案部 门 (三)电子文件档案利用的新挑战。电 间，同时也对档案管理工作提 出了更高的 如果已经实现档案信息化，借助 电子信息 子文件的查询利用将是现代化档案管理工 要求。那么如何应用现代信息、技术促进档 技术作为查询检索档案的辅 助手段，可以 作的重要组成部分 ，档案只有充分的得到 案管理的发展，如何有效地提 高档案管理 将档案信息管理系统与办公 自动化系统衔 利用才能体现其应有的价值 。电子文件查 效率?针对上述问题 ，我们就 “无纸化办 接起来，使用接 口程序将 电子文件导入档 阅利用需要完善的流程管理和制度 ，查阅 公”给档案管理带来的新挑战的有关问题 案信息管理 系统的待 归档临时库 ，由档案 权限能够分配、控制 ，对开放的电子文件 进行 了研究。 管理员磴录档案管理系统对电子文件进行 自动记录利用效果统计；档案利用人员能 一 、 无纸化办公的特点 立卷归档工作。如果档案部门没有实现档 够 申请查阅 ，提 交的查阅 申请能够实现流 办公 自动化是OfficeAutomation的缩 案信息化 ，一般办公自动化系统中都包含 程化，并实现多级审批 ，档案管理人员能 写 (简称0A 系统)，本意为利用技术的手 档案管理功能 ，可以在办公 自动化系统 中 够审批的可以直接审核 ，需要提 交领导批 段提高办公效牢 ，进而实现办公的 自动化 参 与电子文件的立卷归档工作。 准的电子文件则需要进行多级审批 ；审核 处理。该系统是 }1十}：纪 70年代中期发达国 同时归档仍然需要包括纸质文件 的归 后的电子文件在授权时间允许范 围内能够 家为解决办公业务量急剧增加对企业生产 档 。所谓 “无纸化 ”只是相对 的 ，电子文 进行利用效果登记 ，利用到期后 自动收回 率产生 巨大影响问题的背景下发展起来的 件 归档应当与纸质文件归档并存 ，并相辅 权限取消授权 。电子文件在线查阅必须有 一 门综合性技术。它的产生对办公方式的 相成不可分割 。 很好的控制功能 ，必须在档案部 门规范的 改变和效率的提高起到了积极的促进作用。 (二) 电子文件归档法律效应的新挑 查阅环境下进行 阅读