论企业档案管理的原则及思路创新.pdfVIP

民营科技 爪 薄 人力资源 ·档案 论企业档案管理的原则及思路创新 陈丽杰 (海拉 尔车务段，内蒙古 呼伦贝尔 o2looo) 摘 要：企业档案是指企业在各项生产、经营活动中形成的对国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记 录。各企业应注意 日常工作中，各种文件材料的形成、积累，并按一定要求进行科学分类整理，统一管理本企业各门类、各种栽体的档案，实现档案的 有效利用。为此，探讨了档案工作者如何适应信息时代新的节拍，在管理实践活动中，探索新的管理领域和方法，提炼新的管理理念，从而创新文件 与档案管理之路 。 关键词：企业；文件；档案；管理；创新 在企业大力实施信息化建设的背景下，文件与档案管理迎来了巨大 各种因素，都会造成计算机系统的破坏 ，导致存储数据被破坏或完全丢 的创新机遇和空间。档案管理是企业管理工作的一部分，必须适应现代 失。因此，在信息时代文件与档案管理工作添加了信息安全管理这一重 企业和新时期发展的需要 ，树立新的观念，建立新的体制，实行新的管理 要内容。信息安全管理主要通过对信息本身与信息工作人员实施管理两 制度。企业档案工作和其他方面的工作不同，不是只局限于某一领域的 个方面来理解 。 活动，也不仅仅是档案工作人员的事情，而是需要企业所有部门中所有 2．2．1 信息管理。通过采用设置防火墙等技术手段，在计算机硬件环节 成员共同参与才能取得成效的一项事业。企业没有创新就没有活力和希 上阻隔不安全隐患，保证系统运行安全；同时，还要加强对工作流程、文 望，档案工作也是如此。因此，档案工作人员亦应创新思路，开拓档案管 件信息以及信息保管方式的管理，确保信息运转流畅、安全可靠。 理的各项功能，并积极探索和体现观念、机制、管理的创新。 流程管理是对整个系统运行状态的监控和对系统的每一项目或任 l 企业档案管理原则 务的流转、执行情况的跟踪和监控。通常系统管理员负责流程的监控管 1．1 统一领导，分级管理 理 ，这是系统安全稳定运行的重要环节，也是确保系统产生的电子文件 企业内部的档案机构要对本企业的档案工作实行归口管理和统一 的真实原始性、齐全完整性的重要保证，因此 ，文件、档案管理人员有责 领导 ，建立统一的企业档案管理制度 ，对企业的全部档案实施综合管 任和义务关注流程管理的科学性、准确性。 理 。 2．2-2 信息工作人员管理。信息时代，文件与档案工作人员接触到的信 1．2 维护企业档案的完整与安全 息更加频繁和密集 ，其中包括企业的核心数据信息。因此，加强对信息工 维护档案的完整，从数量上说，要保证企业档案在内容上齐全配套； 作人员的管理，建“设一支高度 自觉、遵纪守法的档案人员、技术人员队 从质量上说 ，要保持企业档案的系统性和内在的有机联系，在范围上应 伍”，是非常现实和必要的。具体做法主要有： 涵盖企业全部工作活动所产生的各种门类、各种形式的档案文书，严防 1)建立并提供管理政策，明确职责，各尽其责； 对档案人为地加以割裂和零乱堆砌。维护企业档案的安全，对企业档案 2)策划并提供应急措施、保护方案，定期进行信息安全检查。提高人 进行很好的管理和保护，要加强保密工作，严防企业档案的丢失和失密、 员对安全事故的应急反应； 泄密现象的发生，严守企业档案中所含的涉密事项，保护知识产权，维护 3)经常对相关人员进行安全教育和宣传； 企业的合法权益。 4)经常开展业务培训，提高人员综合素质 ，尽量避免误操作等安全 l-3 便于企业和社会对企业档案的有效利用 隐患； 企业档案的利用，既是企业档案工作的基本出发点，又是企业档案 5)建立严格的权限管理机制； 工作的最终 日的。企业档案管理工作之所以能够延续下来并得到不断发 6)规范信息数据的转移、加工程序，提出数据校验模