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维普资讯 试述档案保管工作 ■云南省林业调查规划院 许春霞 摘 要：简述了档案保管工作的意义、任务，介绍了档案 1．1．3档案进出库房的控制 保管工作的具体实施 内容及必要性 。 档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制 关键词：档案保管 库房管理 度，无关人员不得进入库房。库内严禁吸烟。进出库房随时关 门，离开时关灯关窗，锁门。 ． 档案保管工作的基本任务是了解和掌握档案损坏的规 1．1．4库房的安全保卫 律，通过经常性的工作，采取专门的技术措施 ，最大限度地防 库房内各种电器闸门要牢固，下班时要关闭电闸。库房周 止和减少档案的损毁、延长档案的寿命，维护档案的完整与安 围要灭绝火源。搞好库内防盗 、防火、防尘、防潮 、防磁 、防高 全。档案保管的基本要求是 ：以防为主，防治结合；相互协调 ， 温、防虫、防鼠、防有害气体、防霉等 “十防”工作。库内严禁存 密切配合；加强重点，照顾一般；立足长远，保证当前。 放易燃 、易爆物品。 1 档案保管工作的具体实施 要提高警惕，做好档案库房的保卫保密工作。档案库房要 1．1档案的库房管理 坚固，防止发生任何盗窃破坏档案资料的事件发生。任何人不 库房管理工作是档案 日常保管工作的主要内容，是档案 得擅自将档案材料带到公共场合。对已配备设施，如 ：档案柜、 保管的基础工作。档案库房管理任务包括：档案存放位置与排 温湿度计、火警 自动喷淋系统、防盗门窗、电源电线等进行完 列顺序管理；库房温湿度的调节与卫生保洁；档案进出库房的 好率检查，并对案卷的数量、质量、霉变情况进行检查，落实档 控制 ；库房的安全保卫。 案管理安全责任制。遇有特殊情况，要及时向分管领导和职能 1．1．1档案存放位置与排列顺序管理 部门报告，保护现场不受破坏。总之档案的保管，应贯彻 “以防 库房内的档案资料，要按门类载体进行科学的分类 、排 为主，防治兼施”的思想 ，防患于未然。 列、编号，柜架排列有序。 1．2档案流动过程中的保护 档案存放方式 ，可以采用竖放与平放两种。竖放是 目前采 档案资料是党和国家的宝贵财富，为了做好档案保管工 用最多、最普遍的一种方式，其优点是便于存放和提供利用。 作，必须做到 ：(1)要定期检查档案保管情况，对破损或字迹褪 平放，取放档案不大方便 ，但对保护档案有利 ，特别适合保管 色的档案要及时修补 、复制或进行其它技术处理 ；(2)档案管 珍贵档案和不宜竖放的档案。 理人员调阅搬运档案资料要轻拿轻放，严防揉搓、挤塞或撕裂 全宗的排列 ，一般采用两种方法。一种是按全宗号流水排 档案资料，以减少档案机械磨损 ；(3)建立和完善全宗卷 ，并做 列，一种是按全宗分类 (分全宗群)排列。前者简便易行，后者 好档案的收进、移出、利用等 日常的登记、统计工作 ，掌握档案 能把属于同一类型的全宗排在一起，能较好地保持全宗之间 的流出和变化情况；(4)档案按种类单位存放排列 ，标明存放 的群体联系。 的年度和案卷起止号，便于查找 ；(5)接收档案后，要及时进行 库房中的档案架 、柜的排放，应合乎下列要求：(1)排列整 登记 ，分类、立卷编制检索工具，文书立卷应当保持档案之间 齐，横竖成行。(2)避免光线直射 ，注意通风。(3)节约库房面积 的有机联系；(6)做好档案的鉴