加强大型仪器设备档案管理雏议.pdfVIP

圆突啦客戳骘 2006年10月第5期 加强大型仪器设备档案管理雏议 黄晓静 (天津商学院设备处300134) 摘要：本文阐述了把握好大型设备档案产生的几个关键环节，采取适当的管理手段。是提高设备 档案管理质量和设备使用效益的关键。 关键词：设备档案；档案管理；大型仪器设备 目前我院拥有教学科研仪器设备9100万元，保修单，装箱单；(5)随机配备全套文件资料(包括 其中单价大于10万元的大型贵重仪器设备150台软盘、光盘等非纸质资料)；(6)索赔来往函件及结 件，金额总值为4240万元，约占资产总值的30％。果处理记录。 随着这些设备的投入使用，直接反映设备的购置概 1．3．维护、改造、使用阶段 况、技术性能、使用状况的大型仪器设备技术档案 长期以来，该阶段的档案容易被忽视，收集完 的规范科学管理显得尤为重要。 整率较低，而恰恰这部分档案对仪器的日后潜力开 1．大型仪器设备档案产生的几个关键环节 发、升级改造有着很重要的参考依据作用。客观上 1．1．申购、论证、审批阶段 该阶段与前两个阶段相比时间跨度长，几年或者几 申购、论证、审批过程是设备档案产生的前期 十年，随着人员的变更，时间的推移，机构更迭，使 阶段，这部分档案反映了设备申请的合理性，论证 得档案后续收集归档不完整；主观上档案馆工作人 的严肃性、可靠性，审批的责任性。此阶段产生的 员也常常以为设备仪器开始正常使用，设备档案的 主要档案包括：申购单位提交的申购报告；专家组 收集工作就结束了，而专业技术人员对收集技术档 的论证材料及审批意见，论证会议记录；主管院领 案的范围、职责不是很明确，主观疏忽影响了档案 导的审批文件。 归档的完整率。该阶段的档案归档工作关键在于 其中论证材料应该包括这几方面内容：仪器对 制度完备，责任到人。 本院发展所承担的任务与意义，所购仪器的先进 该阶段的档案有：(1)使用、检修记录，包括有 性、适用性；欲购仪器设备附件、零配件、软件、配套 效机时记录及年度效益评价；(2)维修报告，包括 经费及运行维修费情况；工作人员配备情况；效益 故障发生时间、原因、维修方案、维修单位、维修经 预测与风险分析等。这些档案资料对设备管理部 费等详细记录；(3)维修记录，包括维修单位出具 门有考察利用的价值，同时也促进申购单位对大型 的更换零配件品牌、型号清单，管道线路等改造情 仪器的管理及使用效益负责，院校审批负责人对论 况；重大事故调查分析及处理意见；(4)技术改造 证可靠性的审批负责。 升级、开发过程形成的文件，包括仪器开发的预期 1．2．购买验收阶段 效益、预算经费、可行性论证及验收签字等。 设备的购买、验收是设备档案产生的主要阶 2．大型仪器设备档案管理策略 段，该阶段的档案直接反映设备购买实施的情况， 大型仪器设备技术档案在管理方面一定要遵 是日后设备运行、开发的参考指导工具，也可以认 循这样一条原则：就是如何最大限度地发挥大型仪 为它是设备价值的一部分。在招投标文件及订购 器设备的使用效益，为教学科研活动提供最便利的 合同中明确了双方的法律责任，所以该阶段档案有 条件，积极主动地提供档案材料为教学科研工作服 很强的凭证和参考作用，特别在与生