浅谈物业档案整理工作中存在的问题与对策.pdfVIP

文／陈玛丽 浅谈物业档案整理工作中存在的问题与对策 【摘要】简略介绍了何为物业档案，分析 好的一项工作，因为其关系到一个企业 与维修方面的档案：(1)建筑物的面积、房 了其特点和作用。考虑到在整理物业档案的 的生存与发展，它的主要作用在于：(1) 屋租赁材料、转让材料、产权人变更材料 过程中会遇到各种问题，提出解决对策。 物业档案作为一种客观的原始记录，它 等可以按照栋的形式来建档；(2)对于租 【关键词l物业档案；问题；对策 可以很好的保留下物业实物的形态以及 赁记录、房屋的一些管理费以及费用缴 业主使用状况等，对于日后的维修养护、 交的记录应该以户的形式建档。 一、引言 责任事故、日常管理等工作具有不可替 (二)装订方面问题。物业档案的整 物业档案指的是那些被保存起来具 代的凭证作用和参考作用；(2)对于企业 理工作是一项细致耐心的工作，在整理 有查考价值的文件材料的总和。其类型 而言，其不仅有利于企业制定相关的年 中常会出现有的案卷太厚，有的太薄，还 是多样化的，主要的类别有文字、图、卡、 度维修计划，也有利于企业制定创优计 有就是档案的规格不统一等。针对这个 册、表、声像材料等。物业档案是物业管 划，更有利于企业制定建筑物的改造、扩 问题具体的对策如下：(1)对于已经分了 理活动中形成的，它真实地反映物业管 建等计划；(3)随着时间的推移，建筑或 类的档案应该及时地进行装订，让其成 理部门的管理、服务、经营活动情况等， 设备中的一些隐患会不断的凸显出来， 册，形成案卷。工作人员在装订时要注 具有一定的查考价值。物业档案作为开 其中的一些故障是属于自然损坏，不属 意，档案不宜过厚，这是因为太厚了，不 展物业管理工作的基础和依据，其是为 于原设计、施工或设施设备的质量问题。 仅不便于管理，也不便于利用，更不利于 物业管理事业服务。要想更好的做好物 当出现此类问题时，企业便可以依据有 对档案的保护。尤其在档案的利用过程 业管理工作，需要很好的保管物业档案， 关档案的记录，分清责任，企业可以避免 中，太厚了不但会增加利用者的查找难 并且对其进行科学的整理，为于日后档 不必要的损失。总之，物业档案可以在 度，也在一定程度上加速了对档案的机械 案的查找提供便利。 一定程度上减少不必要的纠纷问题和经 磨损，以致于缩短了档案的寿命。故工 二、物业档案的特点 济损失。 作人员应该根据国家的有关标准进行装 四、物业档案整理工作中存在的问题以 订；(2)工作人员必须按国家有关要求做 由于在物业档案的形成中会涉及到 及对策 到档案的规格要统一，其标准也应一致， 各方面，其中包括了物业建设单位(比 如：设计单位、施工单位、水、电、空调安 (一)不能对档案进行准确的分类。由 所以在对档案进行组卷时，应该将档案的 大小和规格统一起来。这样做不仅可以 装公司等)和业主，同时还有在业主中产 于相关人员不能很好的对物业档案进行 保证档案的整齐、也方便利用者的查阅； 生的业主委员会等，所以物业档案的特 准确的分类，会导致在查找档案时，不能 (3)如果工作人员在整理的过程中遇到 点之一是：含有多种类型的专门档案，比 快而准地查阅到所需的档案。为了避免 那些纸张较小的档案时，可以对其进行适 如大家熟知的产权档案、会计档案、设备 此类事情的发生，