浅谈物业档案管理.pdfVIP

《经济师)2011年第9期 ●档案管理 摘要：随着物业管理在我国的不断发 展，物业档案管理的重要性也日益体现。文章 从物业档案管理的特点，现状及提升建议三个 方面阐述加强物业档案管理的意叉。 关键词：物业档案管理物业管理加强 浅 谈 物 业 档 案 管 理 中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1004-4914(2011)09-263—02 物业档案是随着物业管理的出现而产生 ●端玲 的，物业管理自产生至今只有百余年，我国引 进这一模式仅仅20多年，在这短的时间里．尽管档案管理不是物业管理 档案管理人员平时缺乏一些专业知识的培训，许多档案人员的管理水平 工作的主要环节．然而其重要地位却不容忽视。物业管理T作正式开展 停留在经验上，思想观念和管理水平跟不上发展的要求，缺少创新和活 后。几乎每一个环节都离不开档案．无论是维修、养护物业设施，还是了 力，专业素质和管理水平都有待提高。 解业主及物业使用人情况。又或是收取管理费用、开发经营活动等，都要 3．物业档案收集资料欠齐全。物业档案是通过接收、征集等手段逐 用到物业档案。如。某住户在收楼后准备先装修房屋，然后才居住。由于 步积累起来．物业档案由物业管理文件材料经过整理、归档转化而来的， 装修方案包括改动原房屋的间隔，所以必须先了解原房屋哪些墙是承霞 物业管理文件材料的形成、积累1二作直接影响到物业档案的完整性、准 墙．哪些是隔断墙壁；装修方案还包括改动原来的电线布置，所以还要了 确性、系统性，可以说没有收集工作，就不可能有完整的档案。目前很多 解原房屋的电路布线位置。这些需要了解的信息都记载在房屋的各种图 物业档案管理人员在办理物业档案的过程中往往会收集不齐，一方面工 纸中，属于物业档案的一部分。如果物业档案管理得不好。甚至没有整 作人员对物业档案收集流程不熟．会忘记一些重要的步骤．如该签字盖 理．那么要了解必要的信息就需要到其他有可能保存这些资料的地方去 章的没有签字盖章等；另一方面对物业档案应收集的文件材料要求不 找．甚至会需要重新测量，这就造成了不必要的浪费。由此可见，物业管 清，如装修申请表中的装修内容填写不完整等。有时业主不交资料，档案 理工作要能规范有序地开展，加强物业档案管理尤为重要。 管理人员也不及时催缴，时间的延误就会造成失档的现象，从而会导致 一、物业档案管理的特点 收集资料不齐。 1．动态性。物业管理工作．它涉及的方面很具体：管理的对象是物 4．物业档案管理制度不健全。俗话说“没有规矩，不成方圆”。很多物 业，服务的对象是物业的业主或住用人。相关对象的情况通常不会是一 业企业档案管理的相关制度不健全、落实不到位，档案工作缺乏制度化 成不变的。物业可能需要进行维修、养护；业主可能因物业的买卖、交换 的管理程序。一是档案整理不规范：档案管理人员在整理过程中有的没 等权属变更而变更；住用人更有可能因租赁关系的改变而频繁变动，因 有按照文件目录顺序进行排序组卷。卷内目录与实际整理文件不相符， 此．相对应的物业、业主及住用人的文件材料也要不断地添加变动。这就 卷内资料漏失现象比较普遍。此外，既不符合要求，又不利于查找利用； 决定了物业档案管理必须及时准确，动态性较强。 二是档案综合管理力度不够；三是档案利用不规范。档案管理人员对档 2．完整性。物业档案主要可分为两大部分：一部分是物业公司日常 案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还。有的虽然制定了制度，但由 运作形成的普通档案，包括行政管理和经营管理档案、基建档案、设备档 于管理不规范。在工作中无法落实，严重影响了档案管理工作的制度化、 案、会计档案、人员档案、荣誉档案等；另一部分是基层物业管理处日常 规范化发展。 运作形成的物业管理专门档案。包括物业日常巡检册、物业维修档案、物 三、提升物业档案管理水平的建议‘ 业租