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浅谈高校学籍档案本质属性与学籍档案管理 　　［摘要］改革开放三十年，市场经济的建立、社会的变革、人才流动的加剧及高等教育事业的蓬勃发展，使得人们不再像计划经济时代那样由组织决定工作单位，改革让人们有了更多的职业选择自由。而在这一过程中，原本深藏在高校档案馆或教务处库房、院系资料室的高校学籍档案开始成为就业、出国、考研等不可缺少的重要依据。 　　［关键词］高校 学籍档案 档案管理 证据价值 　　［作者简介］陆苏榕（1962- ），女，江苏靖江人，九江学院档案馆员，研究方向为高校档案管理。（江西九江332005） 　　［中图分类号］G637［文献标识码］A ［文章编号］1004-3985（2008）27-0190-01 　　 　　随着我国改革开放的不断深入，许多新兴行业急需人才充实，而有些传统行业却面临转型和淘汰。人才的培养和教育迫在眉睫。近几年，高校顺应历史潮流，扩大招生规模，以适应社会和经济的飞速发展。虽然大多数高中生实现了上大学的愿望，但随着毕业生数量的急剧增加，就业问题日趋严重，成为摆在政府、单位、毕业生及家长们面前的重要问题。为了出国、考研、考博、考各种资格证、就业等需要，少数不法分子开始制造假文凭、假学历、假成绩欺骗用人单位，使得用人单位和考核单位对应聘和应试人员的学历、资历更加审慎。毕业了几年甚至十几年的学生出于各种需要，返校查找在校时的高考检录表、学习成绩、学籍、综合表现等档案以证明其学历的情况日益增多。学籍档案对人们择业、就业和各种考试越来越重要。 　　 　　一、高等学校学籍档案的本质属性 　　 　　高校学籍档案是高校在教与学的活动过程中产生的。新生从入学到毕业离校，形成了大量有查考价值的档案材料。按照原国家教委办公厅颁布的《高等学校档案实体分类法》，学籍档案属于教学档案类。教学档案又分为JX11、JX12、JX13、JX14、JX15、JX16、JX17、JX18八个二级类目，其中每年形成的JX14（学籍档案）占了相当大的比例。它包含新生入学登记表、学生学籍卡片、学生成绩总册、在校学生名册、学生学籍变更材料（升学、留级、休学、复学、转学、退学）、学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）和学生处分材料。由此可见，学籍档案具有“原始性”“历史性”“记录性”。“原始的历史记录”是学籍档案的本质属性。 　　其一，学籍档案的原始性。“原始”的含义包括“最初的”“开始的”“第一手、未经过开发的”。学籍档案的“原始性”是指学籍档案记载和反映了教学管理部门和学生在教学过程中形成的初始的、第一手的、未开发的档案材料，如新生入学登记表、学生学籍卡片、学生成绩表等。另一方面，在这些初始档案中，还留存着大量学生、教师、管理人员的笔迹、图像等原始痕迹。学籍档案的“原始性”直接关系到档案的“证据价值”，而正是这种“证据价值”使学籍档案在日后起到了凭证作用。 　　其二，学籍档案的历史性。档案记载和反映的是过去的工作活动。学籍档案的历史性是指对教学活动的发生、发展、结果等全过程进行全面、系统、完整的记载和反映。档案管理的基本任务之一就是要维护历史发展的真实面貌、再现历史的本来面貌。只有充分发挥学籍档案的历史作用，才能满足单位、学校和学生的需要。 　　其三，学籍档案的记录性。学籍档案是基于保管和利用的需要，有意识地通过特定方式与方法形成和积累的。学校管理部门、教师、学生从新生入学伊始就不断地以特定的有效方式积累教学过程中那些有价值的档案材料。如“学生成绩卡”记录了学生由入学到毕业每个学期、每门功课所取得的成绩。学籍档案的记录性保证了整个教学过程历史材料的有机联系。 　　 　　二、学籍档案的本质属性与学籍档案管理 　　 　　根据学籍档案的本质属性，如何保证每个学生学籍档案的完整、准确，维护档案原始的历史记录性，适应个体和单位的需求，这对日常学籍档案工作提出了要求和挑战。随着学籍档案利用的日益增多，高校对学籍档案的管理越来越重视。而高校在学籍档案管理中容易忽略的问题，笔者认为有以下几个方面： 　　其一，对教学管理人员进行学籍档案重要性的教育。在新生入学时，有些高校教学管理人员主要忙于新生报到、安排教室、确定专业、布置教学计划、接待学生家长及进行新生入学教育等繁杂工作，容易忽略对教学管理人员进行档案意识教育。或者在制订新生入学教育计划时，有学籍管理教育，但缺少学籍档案重要性的教育，表现为教学部门强调不够；学籍材料形成了，但管理不善；学生档案材料收集不全；填写信息不够准确等情况。 　　其二，对学生进行学籍档案重要性的教育。高校学生从入学到毕业，会形成大量有关在校学习、生活表现的材料。这些档案材料有学生自己填写的，也有教学管理部门、教学管理人员、学生管理部门、学生管理人员及党、团组织、社团组织填写的。例如，学校在