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GX/QB13.03-1999 第 PAGE 12 页 共 11 页 广州蓄电池企业有限公司企业标准 文件格式印刷规定 GX/QB13.03-1999 第1页共11页 1 目的和适用范围 为加强公司文件格式印刷管理，结合文件格式印刷工作的具体情况，特制定本规定。 本规定适用于常用文件格式的打印、印刷管理。不适用于质量体系文件和技术文件。 2 常用文件格式种类 2.1 决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排。 2.2 通知 适用于转发上级机关和不同隶属机关的公文；发布规章制度、布置工作、共同执行事项。 2.3 通报 适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。 2.4 报告 适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议。 2.5 请示 适用于向上级机关请求指示、批准。 2.6 批复 适用于答复下级单位请示事项。 2.7 函 适用于不相隶属单位之间的商洽工作、答询问题。 2.8 会议纪要 适用于记载和传达会议情况，决定事项执行的依据。 3 文件格式处理规范 文件格式包括：发文单位、发文字号、横隔线、秘密等级、紧急程度、签发人、文件标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄报、抄送、印发部门和时间等部分组成。 3.1 发文单位：发文单位应当写全称，正式文件在单位全称之后加“文件”二字。联合行文，主办单位应当排列在前。 3.2 发文号：以公司名称发文字号由公司名称、部室代字、年份（用方括号括入）、顺序号组成；以部室名称的发文字号由公司部室名称（简称）发字、年份（用方括号括入）、顺序号组成。联合行文，只标明主办单位（部门）发文字号。 例如：公司办公室1999年发文字号为 ：广蓄公司办字[1999]第X号 3.3 横隔线：在发文字号之下，间一条横线。 3.4 秘密等级：秘密文件应分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”字样。标注在横隔线之下，文件标题的右上角。 3.5 紧急程度：紧急文件应当分别标注“特急”、“急件”，位于文件首页的左上角。 3.6 签发人：凡上报的文件，应当在发文字号右下方空两个字后，标上签发人的姓名。 3.7 文件标题：准确简要地概括文件的主要内容，一般不用标点符号。位于横隔线之下正中处，要求使用3号黑体字体。 3.8 主送单位：指对文件予以承办的单位。位于标题之后，换行顶格书写。末尾加冒号。 3.9 正文：表述文件的具体内容。对于文件末一页因篇幅所限，使生效标注与正文同处一页纸时，应在最后一页的左上角顶部标明“（此页无正文）”字样。 3.10 附件：如果有附件，应在正文之后，成文时间之前，注明附件的顺序和名称。 3.11 印章：文件除会议纪要外，应加盖印章。印章位置应上不压正文，下要骑年盖月。 3.12 成文时间：以签发人签发时间为准。 3.13 主题词：上报文件应按要求标注主题词。主题词由反映文件主要内容的规范化名词组成，标注在文件末页的下方。 3.14 抄报：向上级机关呈递的文件用抄报。位于文件末页的下方。 3.15 抄送：向同级部门和不相隶属部门呈递的文件用抄送。位于文件末页的下方。 3.16 印发部门、时间：标注文件制发部门名称、时间、印制份数。位于文件末页的最后一栏。 4 文件的用纸和字体要求 4.1 起草正式文件一律采用公司的发文专用稿纸。文件用纸规格统一为16开（260×184mm）。 文件需要呈送主管总经理签发时，通常要求打印。发文稿纸使用钢笔或签字笔书写。 4.2 文件使用字体的要求：文件标题用3号黑体字体，其余使用小四号字体，除字体的规定外，其余的格式均参照GB/T1.1的规定进行排版。 4.3 文件每一页应标注页码。在文件的右下角标注“第X页”字样。必要时，同时标注“共X页”字样。 详细的文件格式式样见附件1～4。 4.4 文件印发的程序 文件印发按以下的程序进行： 文件起草－→部室审核－→打 印－→（主管总经理）签发－→印 发 公司的文件统一由公司办公室管理；各部室的文件由各部室自行管理、发放。 5 企业标准印刷格式 5.1 企业标准印刷格式适用于企业管理方面的制度、规定、办法、细则、规则、岗位责任等文件的印刷。 5.2 企业标准印刷的编码办法 标注编码由字母代码组成，规定如下：