管理沟通——基于案例分析的视角（第2版）冯云霞-第6章：会议管理和沟通.pptVIP

* 第6章：会议管理和沟通 中国人民大学商学院 冯云霞博士 fengyunxia@rbs.ruc.edu.cn 2016年 第一节 会议管理原理 会议的基本概念 会议与群体沟通 影响会议沟通的关键因素 会议管理 1.1 会议的基本概念 （1）会议的含义 会议包括两层含义，一是会，大家聚在一起；而是议，讨论商讨的意思。也就是说会议一般有两层含义： 会议是一种集体活动，会议是至少有两人以上参加的活动。 会议这种集体活动是有组织、有目的、有时间限制的。 （2）会议的基本特征 集体性。会议是多人参加的议事活动。 普遍性。会议无处不在，无时不有。 组织性。会议一般在一定的组织背景下有专人组织召开，并有拟定会议议程、召集与会人员、进行会议记录、组织会议、会后跟踪落实等组织工作。 目的性。会议组织者抱有一定的目的和愿望，并利用会议这种形式达到其目的和愿望。 （3）会议的功能 群体沟通功能 信息传播功能、信息交流功能、评估和鉴定功能、知识传授和教育功能。 管理功能 计划功能、组织功能、领导决策功能、协调功能、控制功能、咨询功能、激励功能等。 （4）会议的基本类型 会议规模分类 大型会议、中型会议、小型会议 会议功能分类 信息传播、指令发布 信息交流、协调沟通 问题研讨、头脑风暴 民主咨询、征询参与 培训指导、宣传教育 按会议形式分类 正式会议和非正式会议 1.2 会议与群体沟通 （1）群体沟通的特征 Harwood案例的内容和启发。从Harwood案例中得到启发是群体沟通作用取决于沟通对象的参与度。在群体沟通中，应提高沟通对象的参与度，通过信息共享、经验交流、思想碰撞等达成共识，提升员工的自我管理能力、创新能力和工作绩效。 （2）群体沟通的优点 梅尔的观点：1）提供更多信息，改善决策质量；2) 促进团队成员间相互理解，融洽团队关系；3）由于社会效应作用，个人更具干劲，团队动力和业绩水平较高；4）消除个人决策时的偏差和盲点影响；5)更容易接受创新和冒险方案。 基尼·斯坦顿观点：1）产生更多承诺；2）可以产生更好的决策。 （3）群体沟通的不足 时间和效率 群体压力 专家或者领导压力 说而不做 1.3 影响会议沟通的关键因素 文化因素 社会因素 心理因素 物理因素 1.4 会议管理 会议准备 - 遵照5W1H原则，即为什么（Why）、什么主题（What）、谁参加（Who）、在什么地方（Where）、在什么时间或时限（When）、如何开会（How）。 会议召开 - 会议开始。开始时要说明会议的主体和目的，介绍参与人员，说明会议规定，营造适合的会议氛围； - 开会。控制每项议题的时间，同时每项议题要圆满完成。要注意控制会议氛围和形式。 - 会议结束。总结会议：评价会议、确认决议、明确实施事宜、感谢到会人员。 会后跟踪 - 整理和发放会议纪要或会议决议；督促有关事项落实情况。 第二节 会议沟通技巧 会议沟通的常用技巧 会议沟通成效的提升 2.1 会议沟通的常用技巧 （1）如何拟定会议议程（计划、通知） 会议议程的作用、内容 会议计划的作用、内容 会议通知的作用、内容 会议纪要的基本特点 - 真实性、议定性、执行性、行文关系多样性 会议纪要的基本类型 - 工作会议纪要 - 协商交流性会议纪要 会议纪要的写作 - 标题 - 文件日期 - 正文（会议概括、主体部分） - 结尾（简明扼要提希望） （2） 如何撰写会议纪要 主持人特质 主持人的职责和任务 主持人主持会议的基本技巧 - 座位安排 - 鼓励参与 - 资料引用 - 对待反对意见 - 结成同盟 - 了解与会人员感受 - 寻求行政支持 - 利用视频、多媒体技术 （3） 怎样确定会议主席或主持人 表6—1会议主持人的主要职责和任务 （1）影响会议沟通成效的因素 - 会议沟通的消极情绪 - 假共识问题（集体思考、权威影响、屈从压力） - 不公平问题 - 目标不明确 - 客观因素 2.2 会议沟通成效的提升 （2）促使会议成功的策略和措施 头脑风暴法 名义群体法 综合法 *