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病案档案管理策略探讨 疾病病例的清单是根据一定的顺序建立系统的疾病病例，以便快速、简单地调查和检索。病案归档是病案管理工作中非常关键和重要的组成部分。病案归档是否及时准确直接影响病案信息的再利用。采用色标编码归档是目前公认的减少错误和易于发现纠正错误的有效方法, 降低归档差错率、提高目标病案的定位速度、缩短纠错周期和提高工作效率。很多专业书籍和文献资料都对色标编码的使用方法和优点作过介绍。 在我国的许多中小医院, 随着医院规模扩大、医疗形势变革等种种原因, 对病案管理的要求越来越高, 延续以往使用顺序号归档方法, 不可避免常常出现归档错误, 给病案管理工作造成极大隐患。如何选择适合自身特点的色标归档方法, 并根据自身规模以及归档方法量身定制, 最终达到事半功倍的效果, 值得探讨。 1 快照处理方法与色度编码的综合介绍 1.2 颜色标记编码 2 使用色度编码方法制作疾病事件 2.1 按数字顺序连续归档 直接将病案按数字顺序排列归档, 例如:12345、12346、12347按数字顺序连续归档在一起。这种归档方法最大的缺点就是容易出现归档错误, 常见的错误就是数字换位。例如:将12345归入12435或14235等等。为了易于识别病案归档的错误, 利用不同颜色标识, 其色标应方法如下。 2.1.1 根据从0到9的数字设置适当的颜色 例如:0紫色、1黄色、2深绿、3橙色、4浅蓝5棕色、6粉色、7浅绿、8深蓝、9红色。 2.1.2 次标注色标对应的具体位置 根据医院病案实际存放量, 可以选择万位、千位两位数或千位和百位两位数, 也可只选千位一位数作为色标识别单位。再按照病案袋的实际尺寸, 在归档查找侧 (通常是右侧) , 依次标出色标对应的具体位置。以适合选择万位、千位来定位的医院为例:一个5位数的病案号码12345。在病案袋的右侧分别标注出万位1、千位2的具体位置, 位置相邻万位在上千位在下。按照颜色对应, 1的对应颜色是黄色, 2的对应颜色是深绿色。那么, 从12000号到12999号这个号段中的1000份病案色标颜色都是黄色和深绿色;13000号到13999这个号段中的1000份病案色标颜色都是黄色和橙色, 随着千位数的变换而变更不同的色标。如果出现其他颜色就是归档错误。万位数发展到20000号才要变更为深绿色和紫色。 2.1.3 色标的应用方法 标注到百位就是把识别错误号控制在一百个号内, 当然百位其定位速度更快和纠错周期更短, 这种色标应用方法优点非常明显。但是, 顺序号归档系统色标应用如果色标超过3个, 就不如尾号归档管理更有优势。 2.2 尾号色标归档 简单的说, 尾号归档就是不管使用系列编号还是单一编号, 全部以尾号为归档首选号。如:六位数的病案号123456, 将他分成三个部分。12为三级号、34为二级号、56为一级号。病案库归档的所有尾数为56的病案都归档在一个区域, 然后在56这个一级号里会有从00-99共100个二级号又称中间号, 按二级号依次排序, 例如123456、123556、123656, 同样方法在34这个二级号里有00-99共100个三级号, 再按三级号依次排序。例如:133456、143456、153456连续排在一起。当然如果病案号是7位数, 那么三级号就是三位数尾号色标归档应用如下 2.2.1 同样先制定从0～9分别对应的颜色。例如:0紫色1黄色2深绿3橙色4浅蓝5棕色6粉色7浅绿8深蓝9红色。 2.2.2 选择一级号 (尾号) 为色标应用号段, 也就是十位和个位。在病案的查找侧指定上下两个相邻的色标位置, 十位在上个位在下。根据具体数字贴上对应的色标即可。如:123456病案查找侧就是5棕色与6粉色两个色标条。 2.2.3 尾号归档法本身的优点就是减少错误归档机会, 提高归档速度, 加上色标识别提醒, 优势非常明显, 它的纠错可以保证在百位内, 错误归档率最低。但是这种方法使用的前提是开放病案架的量及库房空间。对于新建的较大综合医院, 建议直接使用尾号色标归档方法。已经累计大量历史病案的医院如果要想改变归档模式, 不仅对房屋设备有要求, 还需要做大量充分的准备工作, 需要一定的时间过渡。相对面积小, 病案使用率不高的医院使用优势就不明显。 3 彩色胶条法 如果直接印刷带色标的病案袋其制作成本较高、病案袋发放受限制。印刷成品病案袋更适合新病案应用, 如果是试验阶段或者受费用等因素限制, 可以按照方法原理, 制作色标彩色胶条, 手工贴在原有病案袋上, 能达到同样的效果, 而且更灵活, 对归档过的历史病案标注色标非常适用, 当然缺点是人工操作耗费时间和人力。 3 病案袋化合物出现错误的处理建议将其上升到了一个月 各种方法异曲同工, 各有利弊, 在选用不同方法前应充分考虑到医院的实际情况, 如:病