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文件编号
秘密
记录控制程序
上级流程
二级流程
√
三级流程
流程页次
1/4
文件编号
CT-QP-QA-002
版本号
A/0
制订日期
2020/5/14
生效日期
2020/5/16
批准
审核
编写
文件修订记录
序号
版本变更
修订页次
所修订内容的摘要
修订日期
修订者
CT-QP-QA-003
记录控制程序
A/1
PAGE\*Arabic2/NUMPAGES\*Arabic4
目的
通过对公司所有与质量/环境有关的记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管和处理之控制，确保其完整、准确、清晰，以证明产品质量满足规定要求、质量管理体系有效运行，并为实现可追溯性、证实作用以及采取纠正或预防措施提供依据，为保持和改进质量管理体系提供信息。
适用范围
适用于与本公司有关的所有质量记录的管理与控制。
权责
文控中心负责《记录控制程序》的监督执行和所有质量记录空白表格的有效性管理与控
制。
各部门文件管理员或指定人员负责与本部门相关之质量记录的格式编制、收集、归档、
贮存及保管。
定义
记录：填写了内容的表格为记录，另外当某些文件过了有效期也成为记录，如计划、临
时更改通知等。记录可用于实现和证明可追溯性，提供验证的证据，提供纠正和预防措施的证据。
程序
资料记录的标识和编目
质量记录的标识
质量记录空白表格的编号/版次
CT—FM—■■—□□□
表单流水号
表单流水号
部门代码
部门代码
质量记录代码
质量记录代码
公司名称代码
公司名称代码
质量记录的编目
公司所有质量记录空白表格由文控中心统一编号管理,编制《质量记录一览表》下
发到各部门。各部门必须使用规定的质量记录空白表格。
《质量记录一览表》应包括序号、质量记录名称、质量记录表格编号、保存期限、
备注。
质量记录的收集、归档、贮存及保管。
填写的质量记录由使用或保管部门指定人员定期收集整理。
各部门相关人员在接收质量记录时，应检查质量记录项目填写是否齐全，确保所收集的质量记录有效和完整。
各部门文件管理员应确保质量记录存放的地点、方式、环境适宜，同时注意防潮、防蛀、防止丢失、防止混乱，使质量记录在保存期内不会丢失、损坏或变质。
质量记录的查阅、保存期限、过期处理。
文控中心文件管理员负责不定期抽查各部门对质量记录的管理和保存情况，查看是否符合规定的要求，确保质量记录方便存取和检索。
客户需查阅时，经总经理或管理者代表同意后，由相关部门指定人员协助查阅。
文控中心根据产品的保质期、保修期、寿命期、合同及法律法规要求、产品追溯要求、
二三方审核的需要及规定制定出《质量记录一览表》并规定保存期限。
对于超过保存期限的质量记录，由各部门文件管理员或指定人员整理后填写《过期文件处置登记表》报管理者代表审批后，由各部门负责销毁。
质量记录空白表格的增减、更改。
根据公司实际工作的需要和变化，可以增减质量记录空白表格的内容，对已不能满足的质量记录空白表格予以更改，具体由使用部门提出增减、更改申请，填写《文件制定/变更/作废申请单》，按照《文件控制程序》执行。
文控中心文件管理员在收到经过审批的《文件制定/变更/作废申请单》、增减或更改的质量记录空白表格后，应及时撤回作废的质量/环境记录空白表格，同时发放增减或更改后的质量记录空白表格。
质量记录增减、更改后应更改《质量记录一览表》，并及时发给各个部门，同时撤回
作废的《质量记录一览表》，具体按照《文件控制程序》执行。
来自外部的质量记录也应成为质量体系的一部分进行管理，具体按照《文件控制程序》
执行。
其他要求
使用质量记录空白表格的人员应清楚地填写质量记录的每项内容，需要签名的应严格按要求执行，确保质量记录完整、准确、清晰，反映实际情况。填写后的质量需要更改时，如更改不能清楚地表明是由填写人或审批人进行的，更改应签名，对于重要的或有追溯要求的质量记录，更改人亦应签名并注明更改日期。对于未明文规定审批权限的记录，由填写人的上级管理人员进行审批。
记录应保持清晰、易于识别和检索。
相关文件
文件编号
文件名称
CT-QP-QA-002
《文件控制程序》
相关表单
表单编号
表单名称
CT-FM-QA-007
《质量记录一览表》
CT-FM-QA-006
《过期文件处置登记表》
CT-FM-QA-005
《文件制定/变更/作废申请单》
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