2026年建筑装饰公司会计档案管理规范管理制度.docxVIP

2026年建筑装饰公司会计档案管理规范管理制度

一、总则

（一）制定目的

为规范公司会计档案的收集、整理、归档、存储、查阅、销毁等全流程管理，确保会计档案真实、完整、安全、可追溯，满足财务核算、审计监督、税务检查及企业管理需求，依据《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第79号）《会计基础工作规范》等法律法规及行业标准，结合公司建筑装饰业务特点，制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司总部及各项目部的会计档案管理，包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料等各类档案，覆盖从档案形成到销毁的全生命周期，涉及财务部门、档案管理部门、项目部及审计、税务等外部相关单位，适用于住宅装饰、商业空间装饰、公共建筑装饰等所有业务类型的会计档案管理。

（三）管理原则

坚持“统一管理、分类归档、安全保密、方便利用”原则，以“真实完整、及时归档、规范存储、责任明确”为核心，确保会计档案管理符合国家法规要求，为公司财务决策、风险管控提供可靠依据。

（四）责任体系

建立“财务主导、档案协同、全员参与”的管理架构。公司财务部门负责会计档案的形成、收集、整理与初步归档，指定专人担任会计档案管理员；档案管理部门负责统筹公司档案管理标准，监督会计档案存储安全与合规利用；项目部财务对接人负责项目现场会计资料的收集与移交；财务负责人对会计档案管理工作负总责，确保档案管理流程落地执行，外部审计、税务部门查阅档案时需经财务负责人审批。

二、会计档案管理范围与分类

（一）管理范围

会计档案管理覆盖四大类资料，每类资料明确具体内容：一是会计凭证类，包括原始凭证（材料采购发票、劳务用工工资表、机械租赁收据、费用报销单等，需附完整附件）、记账凭证（按会计分录编制的纸质或电子凭证，含凭证编号、日期、摘要、金额）、汇总凭证（月度/季度科目汇总表、凭证汇总册）；二是会计账簿类，包括总账（按会计科目设置的总分类账簿）、明细账（材料明细账、人工费用明细账、项目成本明细账等）、日记账（现金日记账、银行存款日记账）、辅助账簿（项目台账、往来款项台账）；三是财务会计报告类，包括月度/季度/年度财务报表（资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表）、财务报表附注（重要会计政策、会计估计说明，项目成本构成分析）、财务情况说明书（年度经营情况、盈利分析、成本管控情况）；四是其他会计资料类，包括会计档案移交清册、保管清册、销毁清册，银行存款余额调节表、银行对账单，税务申报资料（增值税申报表、企业所得税申报表及附件），审计报告、验资报告，会计电算化系统备份数据（含电子凭证、账簿、报表的备份文件）。

（二）档案分类

会计档案按“年度-业务类型-档案类别”三级分类管理：一级为年度（如2026年、2027年）；二级为业务类型（如住宅装饰项目、商业空间装饰项目、总部管理）；三级为档案类别（如会计凭证、会计账簿、财务报告、其他资料）。每类档案需编制唯一档案编号，编号规则为“年度+业务类型代码+档案类别代码+顺序号”，如“2026-ZZ-PZ-001”（2026年住宅装饰项目会计凭证第001册）。分类后需建立《会计档案分类目录》，明确每类档案的存储位置、数量、保管期限，便于后续查阅与管理。

三、会计档案收集与归档流程

（一）日常收集

财务部门会计人员在日常工作中需及时收集会计资料：原始凭证需在业务发生后3个工作日内收集，确保附件齐全（如材料采购发票需附采购合同、入库单，费用报销单需附消费明细、审批单）；记账凭证需在编制完成后当日收集，与对应的原始凭证装订成册；会计账簿需在月度结账后5个工作日内收集，核对账簿记录与凭证数据一致性；财务报告需在报告编制完成并审批后3个工作日内收集，附审批签字页；其他会计资料需在资料形成后10个工作日内收集，如银行对账单需在月度结束后及时从银行获取。收集过程中需核查资料完整性，缺失附件或签字的需在5个工作日内补齐，否则暂不纳入归档范围。

（二）整理装订

会计资料收集完成后，由会计档案管理员按规范整理装订：会计凭证需按凭证编号顺序整理，去除金属物，填写凭证封面（注明年度、月份、凭证册数、起止编号），采用线装或胶装方式装订，厚度不超过2.5cm；会计账簿需按账簿类型整理，填写账簿封面（注明年度、账簿名称、单位名称），活页账簿需装订成册并加具封面；财务报告需按报告期间整理，年度报告需单独装订，附页码并填写目录；电子会计资料需按分类存储至专用硬盘，备份至少2份（一份本地存储、一份异地存储），备份文件需命名规范（如“2026年12月财务报表备份”）。整理装订后需填写《会计档案整理记录表》，记录档案名称、数量、装订情况，由整理人签字确认。

（三）归档