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2026年建筑装饰公司采购付款审核管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司采购付款审核流程，确保采购付款符合合同约定、法律法规及公司财务管理制度，防范付款风险（如重复付款、超额付款、虚假付款等），保障公司资金安全，提高资金使用效率，结合公司建筑装饰材料采购、分包服务采购等业务实际，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有采购业务相关的付款审核工作，包括建筑装饰材料采购（如板材、涂料、门窗、防水材料等）、施工分包服务采购（如墙面装饰、地面铺装、吊顶施工等）、设备租赁采购（如装修机械、检测设备等）及服务类采购（如设计咨询、物流运输等）的预付款、进度款、结算款、质保金支付审核，覆盖采购部、财务部、质量管理部、工程部、项目部等相关部门。

第三条基本原则

合规性原则：付款审核严格遵循《民法典》《会计法》等法律法规及公司财务制度，确保付款依据合法、流程合规。

依据充分原则：付款必须以有效的采购合同、验收合格证明、发票、结算单等资料为依据，资料不全或不符合要求的，不得审核通过。

分级审核原则：根据付款金额大小及业务类型，设定不同的审核权限，实行分级审批，确保审核责任明确。

风险可控原则：通过多部门协同审核，对付款金额、付款期限、发票真实性等关键环节进行把控，防范资金风险与廉政风险。

第二章职责分工

第四条采购部职责

负责发起采购付款申请，收集整理付款所需资料（如采购合同、送货单、验收单、结算明细表等），确保资料的完整性与真实性。

核对付款申请中的采购内容、数量、单价、金额与合同约定是否一致，确认付款进度是否符合合同约定的付款节点（如预付款支付条件、进度款支付比例等）。

跟踪供应商发票开具情况，确保发票信息（如发票类型、抬头、金额、税率等）与采购业务一致，对发票真实性进行初步核验。

配合财务部、质量管理部等部门对付款相关问题进行核实，及时补充缺失资料或解释疑问。

第五条质量管理部职责

负责对采购物资（如装饰材料、设备）的质量验收情况进行审核，确认物资是否达到合同约定的质量标准，出具《质量验收合格证明》。

对分包服务的质量进行审核，根据现场质量检查记录、分项工程验收报告等，确认服务质量是否符合合同要求，签署质量审核意见。

若采购物资或服务存在质量问题，需在付款审核时注明情况，明确是否同意付款或需扣除相应款项（如质量违约金、返工费用等）。

第六条工程部/项目部职责

负责对采购物资的到货情况（如到货数量、规格型号、到货时间）与工程需求的匹配度进行审核，确认物资已实际送达项目现场并投入使用（或符合入库要求）。

对分包服务的进度进行审核，根据施工进度计划、现场完成情况记录，确认服务进度是否达到合同约定的付款节点（如进度款需完成合同工程量的50%）。

签署《到货确认单》或《进度确认单》，作为付款审核的依据之一；若物资未按计划到货或服务进度滞后，需在审核时说明情况，提出付款意见。

第七条财务部职责

作为付款审核的核心部门，负责对付款申请的合规性、资料的完整性、金额的准确性进行最终审核。

核验发票的真实性、合法性（通过税务系统查询发票真伪），确认发票与付款申请金额、合同金额一致，发票已认证抵扣（如需）。

核对公司财务系统中的采购付款记录，确认是否存在重复付款、超额付款情况，检查付款账户信息（如供应商银行账号、开户行）是否与合同约定一致。

根据公司资金状况与审批权限，安排付款计划，办理付款手续（如网银转账、开具票据等），并留存付款凭证。

第八条审批人职责

各层级审批人（如采购部负责人、财务部负责人、分管副总、总经理）需根据审批权限，对付款申请进行审慎审批。

审批时需重点关注付款依据是否充分、付款金额是否合理、审核流程是否完整，对存在疑问的付款申请，可要求相关部门进一步核实后再审批。

对超出自身审批权限的付款申请，需按规定上报更高层级审批人审批，不得越权审批。

第三章付款审核流程

第九条通用审核流程

申请发起：采购部根据采购合同约定的付款节点，在达到付款条件后3个工作日内，填写《采购付款申请表》，附上相关资料（合同复印件、验收单、发票等），发起付款申请。

部门初审：采购部负责人对付款申请进行初审，核对资料是否齐全、申请内容是否准确，签署初审意见（同意或不同意，不同意需说明理由）。

协同审核：采购部将初审通过的付款申请及资料提交至质量管理部、工程部/项目部，相关部门在2个工作日内完成审核，签署审核意见；若有异议，需及时反馈采购部。

财务审核：采购部将各部门审核通过的付款申请及资料提交至财务部，财务部在3个工作日内完成审核，重点核查发票真伪、金额计算、付款记录等，签署财务审核意见。

分级审批：根据付款金额大小，按以下权限进行审批：

（1）付款金额≤5万元：由采购部负责人、财务部负责人审批；

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