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2026年建筑装饰公司采购合同履约跟踪管理制度

一、总则

（一）制定目的

为规范采购合同履约全流程跟踪管理，确保供应商按合同约定履行供货、质量、服务等义务，保障建筑装饰工程材料供应及时、质量达标，减少履约纠纷与工程延误风险，依据《中华人民共和国民法典》《建设工程材料供应管理办法》等法律法规及行业惯例，结合公司采购与工程施工实际，制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司所有建筑装饰工程项目中，与合格供应商签订的装饰材料采购合同（含框架协议下的单笔订单合同）履约跟踪管理，包括石材、瓷砖、涂料、板材、五金配件、门窗型材等各类装饰材料采购合同，覆盖履约前准备、供货进度跟踪、质量验收、款项支付、售后服务履约及异常处理等全环节，不适用于应急采购的临时采购合同（应急采购需事后补充履约核查）。

（三）管理原则

坚持“全程跟踪、责任到人、风险前置、闭环管理”的原则，以“按约履约、及时响应、问题闭环”为核心，确保采购合同履约过程可监控、可追溯，保障供需双方权利义务落实到位，维护公司合法权益。

（四）责任体系

建立“采购牵头、部门协同、项目落实”的管理架构。公司采购部门负责统筹合同履约跟踪管理，制定跟踪标准、建立履约台账、协调解决跨部门履约问题；质量技术部门负责跟踪材料质量履约情况，参与质量验收与不合格材料处理；项目管理部门负责结合工程进度提出材料需求计划，跟踪现场材料接收与使用反馈；财务部门负责按合同约定跟踪款项支付进度，核对履约证明材料；项目经理为项目采购合同履约跟踪第一责任人，项目材料员负责现场履约信息收集与反馈，确保履约问题及时上报。

二、履约前准备管理

（一）合同交底

采购合同签订后5个工作日内，采购部门组织合同交底会议，参会人员包括采购负责人、项目材料员、质量员、财务对接人及供应商代表（可选）。交底内容需明确合同核心条款：供货范围（材料名称、规格、数量、型号）、供货周期（分批次供货需明确每批次交货时间、地点）、质量标准（引用的国家/行业标准编号、检测要求）、验收流程（验收方式、验收时限、异议提出方式）、付款条件（付款节点、付款比例、所需证明材料）、违约责任（延期供货、质量不合格的赔偿标准）。交底后形成《采购合同交底记录》，参会人员签字确认，确保各环节责任人清晰掌握合同要求。

（二）履约计划制定

项目材料员根据工程施工进度计划，在合同交底完成后3个工作日内制定《采购合同履约跟踪计划》，明确各履约节点的跟踪责任人、跟踪内容及时间要求。例如：供货前7个工作日跟踪供应商生产进度（责任人：项目材料员）、材料进场当日组织质量初验（责任人：项目质量员）、验收合格后5个工作日内提交付款申请（责任人：项目材料员）。履约计划需同步提交采购部门备案，采购部门根据计划定期核查跟踪进度，确保无遗漏节点。

（三）供应商履约承诺确认

采购部门在合同签订后10个工作日内，要求供应商提交《履约承诺书》，明确供应商针对合同条款的具体履约措施：如生产型供应商需承诺按订单进度安排生产，提供生产排期表；销售型供应商需承诺备货量与物流安排，确保按期交货；所有供应商需承诺质量不合格时的退换货流程及时限、售后服务响应机制。《履约承诺书》需加盖供应商公章，作为合同附件存入合同档案，便于后续履约核查。

三、履约过程跟踪管理

（一）供货进度跟踪

项目材料员按履约计划跟踪供货进度，在每批次供货前7个工作日，通过电话、邮件或现场走访等方式，核查供应商生产进度（生产型供应商）或备货情况（销售型供应商），确认是否满足交货时间要求。若供应商反馈可能延期，需立即了解延期原因（如原材料短缺、设备故障），要求其出具《延期供货说明》，明确预计延期时间及补救措施（如加急生产、调配库存），并同步上报采购部门与项目经理。采购部门需评估延期对工程进度的影响，必要时协调其他合格供应商备用，避免工程停工。供货前3个工作日，再次确认供应商发货安排（物流方式、预计到货时间、货运单号），到货当日通知项目验收人员到场接收，确保到货信息与合同约定一致（如材料规格、数量、包装完整性）。

（二）材料质量履约跟踪

材料进场后，项目质量员需在24小时内组织质量初验，核对材料外观（无破损、变形、色差）、标识（产品合格证、生产日期、批次号）是否符合合同约定，查验随货同行的检测报告（需在有效期内，与合同约定的检测项目一致）。初验合格后，按合同约定比例抽样（如每批次抽样3%），送公司指定的第三方检测机构复检，复检项目需覆盖合同约定的关键质量指标（如石材抗压强度、涂料VOC含量、瓷砖防滑系数）。复检合格后方可入库使用，复检不合格的，立即通知供应商，要求其按合同约定退换货，并跟踪退换货进度（需在7个工作日内完成）。质量技术部门每季度对各项目材料质量履约情况进行抽查，核查初验记录、复检报