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2026年建筑装饰公司供应商质量约谈管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司供应商质量问题处理流程，通过针对性约谈督促供应商整改质量缺陷，降低因供应商产品或服务质量问题导致的工程风险，保障建筑装饰工程质量符合合同约定及行业标准，维护公司与供应商的良性合作关系，结合公司供应商管理实际，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有合作供应商（包括建筑装饰材料供应商、施工分包供应商、设备租赁供应商等），当供应商出现产品质量不达标、服务响应不及时、整改落实不到位等质量相关问题时，所开展的约谈工作，覆盖采购部、质量管理部、项目部及相关业务协作部门。

第三条基本原则

合规公正原则：约谈工作严格遵循国家法律法规及公司供应商管理相关规定，以客观事实为依据，不偏袒、不刁难供应商，确保约谈过程公平公正。

问题导向原则：约谈聚焦具体质量问题，明确问题表现、影响范围及整改要求，避免无实质内容的形式化沟通。

闭环管理原则：从约谈准备、实施到整改跟踪、结果应用，实行全流程闭环管理，确保问题整改落地见效。

合作共赢原则：在督促整改的同时，积极与供应商沟通改进建议，帮助供应商提升质量管控能力，实现长期合作共赢。

第二章约谈触发条件与分级

第四条触发条件

当供应商出现以下任一质量相关情况时，启动约谈程序：

产品质量问题：进场材料检测不合格（如装饰板材甲醛超标、防水材料性能不达标等），单次不合格批次数量占该批次供货量30%及以上；或半年内累计出现2次及以上材料检测不合格。

施工质量问题：分包供应商施工的分项工程验收不合格，需返工整改且返工成本超过该分项合同金额5%；或同一项目中累计出现3次及以上工序质量缺陷。

服务质量问题：供应商未按约定时间供货，导致工程停工超过24小时；或质量问题反馈后，未在48小时内响应整改，影响工程进度。

整改落实问题：此前因质量问题被要求整改，复查时仍未达到整改要求；或整改后3个月内再次出现同类质量问题。

第五条约谈分级

根据质量问题的严重程度及影响范围，约谈分为三级：

一级约谈：问题影响较小（如单次小批量材料不合格、不影响工程关键节点的服务延迟），由采购部项目经理牵头，联合项目部质量专员与供应商对接人进行约谈。

二级约谈：问题影响较大（如多批次材料不合格、导致工序返工但未造成重大损失），由采购部负责人牵头，联合质量管理部专员、项目部负责人与供应商分管质量的负责人进行约谈。

三级约谈：问题影响严重（如关键材料不合格导致工程停工、出现质量安全隐患、整改多次无效），由公司分管采购的副总牵头，联合采购部、质量管理部、工程部负责人与供应商主要负责人（如总经理、厂长）进行约谈。

第三章约谈组织与流程

第六条约谈组织分工

采购部：作为约谈牵头部门，负责发起约谈申请、确定约谈级别与参与人员、通知供应商、准备约谈资料、记录约谈内容、跟踪整改进度。

质量管理部：负责提供质量问题的检测报告、验收记录等客观证据，明确质量问题的判定标准及整改要求，参与约谈并监督整改效果。

项目部：负责说明质量问题对工程进度、成本、安全的具体影响，提供现场问题照片、施工日志等佐证材料，参与约谈并配合整改验收。

法务部（如需）：当质量问题可能引发合同纠纷或法律风险时，法务部参与约谈，提供法律意见，明确供应商的违约责任。

第七条约谈流程

约谈申请：发现符合触发条件的质量问题后，采购部相关责任人在24小时内填写《供应商质量约谈申请表》，说明问题情况、触发依据、建议约谈级别及参与人员，报采购部负责人或分管副总审批。

资料准备：审批通过后，采购部在3个工作日内收集整理约谈资料，包括供应商基本信息、质量问题相关证据（检测报告、验收记录、现场照片等）、此前合作中的质量记录、合同相关条款等，分发至参与约谈人员。

通知供应商：采购部提前5个工作日以书面形式（如邮件、函件）通知供应商约谈时间、地点（线上或线下）、参与人员及需准备的材料，明确要求供应商携带问题整改初步方案。

约谈实施：

（1）约谈开始时，由牵头人说明约谈目的、议程及纪律，明确本次约谈聚焦的质量问题。

（2）质量管理部、项目部依次陈述质量问题事实，出示相关证据，说明问题造成的影响。

（3）供应商对质量问题进行说明，解释原因，提出整改思路与初步方案。

（4）双方就整改要求、整改时限、验收标准等进行沟通，达成一致意见；若存在争议，由牵头人依据合同条款及标准规范协调，明确最终要求。

（5）约谈过程中，采购部安排专人记录，形成《供应商质量约谈记录》，明确问题描述、整改措施、责任人、完成时限及未达标后果，由双方参与人员签字确认。

整改跟踪：约谈结束后，采购部在2个工作日内将《供应商质量约谈记录》发送至供应商及公司相关部门，每月跟踪整改进度，质量管理部、项目部配合进行中