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2026年橡胶制品公司智能会议室预约调度管理制度

第一章总则

第一条为规范本公司智能会议室的预约、调度及使用管理，提高会议室使用效率，保障各类会议、洽谈、培训等活动有序开展，结合橡胶制品公司办公场景及智能会议室设备配置特点，依据公司内部行政管理相关规定，制定本制度。

第二条本制度所称智能会议室，是指公司配备智能音视频系统、投屏设备、会议预约终端、远程会议设备、智能中控系统等智能化设施的会议室，涵盖不同规格（小型、中型、大型）的各类智能会议空间。

第三条智能会议室预约调度遵循“公平公正、先约先得、高效利用、规范管理”的核心原则，优先保障公司重要经营会议、客户洽谈、研发研讨等核心业务使用需求，杜绝会议室闲置或违规占用情况。

第四条本制度适用于公司全体员工（含全职、兼职、实习人员）及需使用公司智能会议室的外部合作方、来访人员，所有使用及管理相关人员均需严格遵守。

第五条智能会议室管理需兼顾使用便捷性与设备安全性，既要简化预约调度流程，也要做好智能设备的日常维护，确保会议室及配套设施始终处于可用状态。

第二章职责分工

第六条行政部门是智能会议室预约调度的核心管理部门，主要职责：制定并更新预约调度规则；维护智能预约系统运行；处理会议室使用冲突及调度协调；监督会议室使用规范执行情况；定期巡检智能设备状态；统计会议室使用效率；解答员工预约使用咨询。

第七条信息技术部门职责：保障智能会议室预约系统、音视频设备、网络环境的稳定运行；及时排查并修复设备故障；定期升级智能设备固件及软件；为员工提供智能设备操作培训；配合行政部门处理设备使用中的技术问题。

第八条会议室管理员（可由行政人员兼任）职责：每日巡检智能会议室设备（如麦克风、投影仪、显示屏）是否正常；会前协助使用人调试设备；会后检查设备状态及环境卫生；登记设备故障并上报IT部门；清理会议室遗留物品，恢复使用状态。

第九条会议室使用人/申请部门职责：按规定流程预约会议室；如实填写预约信息（会议主题、参与人数、使用时长、设备需求）；规范操作智能设备，严禁违规调试；保持会议室整洁，爱护设备设施；按时结束会议，避免占用后续预约时段；发现设备故障及时告知管理员或行政部门。

第十条公司管理层职责：审批特殊场景下的会议室预约（如跨部门大型会议、紧急高层会议）；协调重大会议的会议室调度；审批智能会议室设备升级、维修等重大事项；监督制度执行效果并提出优化建议。

第三章预约调度范围与标准

第十一条预约范围：公司所有智能会议室，包括用于部门日常会议的小型智能会议室、用于跨部门研讨的中型智能会议室、用于客户洽谈或高层会议的大型智能会议室，以及配备远程会议设备的专项智能会议室。

第十二条预约权限划分：

（一）普通员工：可预约小型智能会议室，单次预约时长不超过2小时，提前预约时长不超过3个工作日；

（二）部门负责人：可预约中、小型智能会议室，单次预约时长不超过4小时，提前预约时长不超过5个工作日；

（三）公司管理层：可预约所有规格智能会议室，单次预约时长不限（需合理使用），可优先调度已预约会议室用于紧急重要会议；

（四）外部人员使用：需由公司内部员工代为预约，注明来访人员身份及会议用途，且需有内部员工全程陪同。

第十三条预约时限标准：智能会议室可预约未来7个工作日内的时段，每日预约时段为公司正常办公时间；临时紧急会议（如突发业务研讨）可申请当日预约，由行政部门协调调度；预约后如需取消，需至少提前1小时在系统中操作，紧急取消需告知行政部门。

第十四条调度优先级标准：

（一）紧急高层经营会议（如橡胶项目决策会、客户紧急洽谈）为最高优先级，可协调调整已预约时段；

（二）跨部门大型会议（如月度经营分析会、研发项目评审会）为二级优先级；

（三）部门日常会议、培训会议为三级优先级；

（四）非核心业务的休闲研讨、非紧急沟通为四级优先级。

优先级高的会议如需调度已预约会议室，行政部门需提前告知原预约人，协商调整时段或更换会议室。

第四章预约调度流程规范

第十五条预约申请：使用人通过公司智能预约系统提交申请，填写会议主题、申请部门、使用人、参与人数、使用日期及时段、所需设备（如远程会议、投屏、录音）等信息，提交后系统自动审核基础信息（如时段是否空闲）。

第十六条审核与确认：普通预约（符合权限及时限）由系统自动确认，生成预约凭证；超出权限的预约（如普通员工预约中型会议室）需提交行政部门审核，审核通过后确认预约；紧急会议可联系行政部门线下协调，事后补充系统预约流程。

第十七条冲突调度：当预约时段出现冲突时，行政部门按优先级进行调度；同优先级冲突时，遵循“先约先得”原则，同时协调其中一方调整时段或更换会议室；如遇高层紧急会议需占用已预约会议室，行政部门需与原预约人沟通，优先保障紧急会议需求，并为原预约人