2025年医院公章使用管理制度(范本).docxVIP

2025年医院公章使用管理制度(范本)

一、适用范围与公章分类

本制度适用于医院所有正式公章的管理与使用，涵盖但不限于以下类型：

（一）行政类公章：医院法定名称公章（含钢印）、院长签名章、各职能部门（如医务科、护理部、门诊部等）专用章；

（二）党工团类公章：医院党委公章、纪委公章、工会委员会公章、共青团委员会公章；

（三）业务类公章：财务专用章（含收费专用章）、合同专用章、医疗文书专用章（如诊断证明章、病历复印专用章）、检验检查报告专用章；

（四）电子公章：与实体公章具有同等法律效力的数字化签章，包括基于CA认证的电子签名系统生成的电子印章。

二、管理职责划分

（一）统筹管理部门：医院办公室（以下简称“院办”）为公章管理的一级责任部门，负责制定、修订本制度，监督各部门公章使用情况，组织公章刻制、停用、销毁的审批及备案工作，定期开展公章管理专项检查。

（二）保管责任主体：

1.医院法定名称公章、院长签名章由院办指定专人（以下简称“总保管人”）保管；

2.党工团类公章由党委办公室、纪委办公室、工会办公室、团委办公室分别指定专人保管；

3.业务类公章中，财务专用章由财务科指定专人（需与出纳岗位分离）保管；合同专用章由院办或法务科指定专人保管；医疗文书及检验检查类专用章由医务科、门诊部、检验科等业务部门指定专人保管；

4.电子公章由信息中心负责技术运维，实体电子密钥（U盾）由对应实体公章保管人持有，实行“一人一钥”制。

（三）使用责任主体：公章使用实行“谁申请、谁负责，谁审批、谁监督”原则。用印申请人需对用印文件内容的真实性、合法性负责；审批人需对用印必要性及文件合规性负责；保管人需对用印流程规范性及公章安全性负责。

三、公章刻制、启用与停用

（一）刻制流程：

1.新增公章需由需求部门提交《公章刻制申请表》，注明刻制原因、公章类型、用途范围，经部门负责人签字后，报院办审核；

2.院办需核查是否存在同类公章重复设置，确认必要性后，提交分管院领导审批；

3.审批通过后，院办协同法务科对公章名称、样式（含字体、尺寸）进行合法性审核，确保符合《印章治安管理办法》及医院规范；

4.刻制单位须选择公安机关备案的正规印章制作机构，刻制完成后由院办、需求部门共同验收，留存印模并登记《公章管理台账》（含名称、编号、刻制时间、保管人等信息）。

（二）启用与备案：

1.新公章启用前，院办需通过医院OA系统发布《公章启用公告》，明确启用时间、使用范围及保管人；

2.行政类、业务类公章需同步向卫生健康行政部门、市场监管部门（如涉及）备案；财务专用章需向开户银行备案。

（三）停用与销毁：

1.因机构调整、名称变更、功能失效等原因需停用公章的，由原保管部门提交《公章停用申请表》，经院办审核、分管院领导审批后，停用公章；

2.停用公章由原保管部门密封后移交院办统一保管，保管期限不少于3年（涉及法律纠纷的延长至纠纷解决）；

3.销毁前需由院办、审计科、法务科共同确认无法律风险，填写《公章销毁登记表》，经院长审批后，在2名以上监销人员监督下，通过物理粉碎或电子数据彻底删除（电子公章）方式销毁，留存销毁过程影像资料备查。

四、日常使用流程规范

（一）用印申请

1.申请人需填写《公章使用审批单》（电子流程同步发起），注明用印事由、文件名称及份数、用印位置（需附文件草稿或关键页复印件）、申请人姓名及联系方式；

2.以下情形需额外提交辅助材料：

（1）合同类用印：需附合同草案、法务科审核意见、业务部门负责人签字；

（2）对外承诺/证明类用印（如患者诊断证明、职工收入证明）：需附原始凭证（病历、工资表等）及业务主管部门核实意见；

（3）财务类用印（如支票、收据）：需附经审批的财务单据、会计审核签字；

（4）党委/纪委文件用印：需附党委会/纪委会决议文件；

（5）电子公章用印：需通过医院电子签章系统提交，同步生成用印日志。

（二）分级审核

1.普通用印（如内部通知、一般性证明）：由部门负责人审核，报保管人直接用印；

2.重要用印（如合同、对外公文、涉及经济责任的文件）：需经分管院领导审核；

3.重大用印（如医院战略协议、年度财务报告、涉及患者重大权益的文件）：需经院长审批；

4.电子流程中，审核人需在系统内签署明确意见（“同意”“不同意”或“补充材料”），未明确意见的视为未通过审核。

（三）用印操作

1.保管人用印前须核对以下内容：

（1）《公章使用审批单》与实际用印文件是否一致（包括名称、份数、内容）；

（2）审核签字是否完整