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部门例会制度及流程

部门例会作为组织内部信息传递、问题解决及目标对齐的核心管理工具，其制度与流程设计需紧密围绕“高效沟通、精准决策、闭环执行”三大核心目标，覆盖会议全生命周期管理，确保从议题发起至决议落地的全流程可追溯、可量化、可优化。本制度适用于部门全体成员（含正式员工、实习生及借调人员），以及根据会议议题需要列席的其他部门相关人员，旨在通过标准化、规范化的会议机制，提升团队协同效率，推动部门目标与公司战略的有效衔接。

一、会议类型与核心定位

部门例会按周期与功能划分为周例会、月例会、专题会及季度/年度总结会四类，各类会议的时间、参与范围及核心任务需严格区分，避免功能重叠导致的效率损耗。

1.周例会

周期：每周固定日（建议为周一上午），遇法定节假日顺延至复工首日；

时长：1-2小时（根据部门人数调整，原则上人均发言时间不超过10分钟）；

参与人员：部门全体成员（到岗率需达100%，特殊情况需提前向部门负责人请假并委托他人代为汇报）；

核心任务：

-同步上周工作完成情况（需结合部门周计划表，量化完成率，标注超期/未达标事项及根因）；

-明确本周重点工作计划（需拆解至个人，标注关键节点、协作需求及风险预判）；

-集中讨论跨岗位协作卡点（要求问题提出方需提前准备数据支撑，如进度延误的具体环节、资源缺口的量化指标）；

-传达公司/上级最新政策要求（由部门负责人同步，需明确落地时限及责任主体）。

2.月例会

周期：每月最后一个工作日下午（若为周五则提前至周四，避免影响周末）；

时长：2-3小时（含数据复盘与策略调整环节）；

参与人员：部门全体成员+分管领导（视议题重要性可邀请相关部门负责人列席）；

核心任务：

-月度目标达成分析（对比部门月度KPI与公司级目标，输出完成率、同比/环比变化趋势图，标注TOP3偏差事项）；

-业务数据深度复盘（按业务模块拆解，分析客户转化率、成本控制、项目交付质量等关键指标波动根因，需结合客户反馈、竞品动态等外部数据）；

-下月计划调整确认（基于本月复盘结果，修正目标值、资源分配及关键动作，明确新增/终止的重点项目）；

-跨部门协作需求对齐（梳理需要其他部门支持的事项，形成《协作需求清单》，注明支持内容、时限及对接人）。

3.专题会

触发条件：遇突发重大问题（如项目进度滞后超20%、客户重大投诉、资源严重短缺）或需集中讨论专项议题（如新业务模式设计、制度修订）时发起；

周期：非固定，由问题提出方或部门负责人临时决定；

时长：1-1.5小时（需在会前明确结束时间，避免无限延宕）；

参与人员：问题相关责任人、技术/业务专家、必要时的外部顾问（人数控制在5-8人，避免无关人员参会）；

核心任务：

-问题/议题界定（由发起方陈述背景、现状及影响，需提供数据链支撑，如“某项目A环节因供应商延迟导致整体进度滞后15天，已影响3个客户交付”）；

-根因分析（运用5Why法或鱼骨图，定位直接原因与根本原因，区分主观执行问题与客观环境限制）；

-解决方案制定（要求至少提出2个备选方案，对比成本、时效及风险，明确推荐方案的实施路径、责任人及验收标准）；

-决议签署（形成《专题会决议单》，经参会人签字确认后生效，作为后续执行与考核依据）。

4.季度/年度总结会

周期：每季度末最后一周（年度总结会为12月第三周）；

时长：3-4小时（含战略解读与未来规划环节）；

参与人员：部门全体成员+公司高层（如CEO、分管副总裁）+相关支持部门负责人；

核心任务：

-全周期目标复盘（对比季度/年度OKR，输出完成率、超额/未达标事项的占比分析，标注关键成功因素与失败教训）；

-战略对齐与调整（结合公司年度战略会议精神，分析行业趋势、竞争格局变化对部门业务的影响，提出下周期战略方向调整建议）；

-资源需求申报（基于未来规划，梳理人力、预算、系统支持等资源缺口，形成《资源需求报告》，需附需求必要性说明及投入产出预测）；

-团队能力诊断（从业务技能、协作效率、文化认同等维度开展自评与互评，制定下周期培训计划及人才发展路径）。

二、会议组织全流程规范

（一）会前准备：精准聚焦，避免无效议程

1.议题征集与筛选

-周例会、月例会及季度/年度总结会的议题由会议秘书（行政岗或指定助理）提前3个工作日发起征集，通过部门内部协作系统（如飞书、钉钉）发布《议题征集表》；

-议题提交需包含“议题名称、发起部门/人、核心内容概述、需要决策/支持事项”三要素，避免模糊表述（如“讨论项目进展”需具体为“讨论XX项目A模块技术难点解决方案”）；