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2026年金属制品公司采购申请审批流程管理制度

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司采购申请与审批行为，明确采购流程各环节权责，确保采购需求真实合理、审批程序合规高效，避免盲目采购或流程疏漏导致的成本浪费、资源闲置，依据《中华人民共和国政府采购法》《企业内部控制基本规范》及公司《采购管理制度》《财务管理制度》，结合公司生产经营实际（涵盖金属原材料、生产设备、检测耗材、办公用品等采购需求），制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有采购事项的申请与审批流程，包括生产类采购（金属原材料、生产设备、备品备件）、质量类采购（检测仪器、检测耗材、校准服务）、行政类采购（办公用品、办公设备、后勤物资）及服务类采购（物流运输、技术咨询、维修服务）；覆盖采购申请的发起、需求核实、部门审核、财务复核、分级审批、采购执行跟踪及异常处理全流程；涉及申请部门（生产部、质检部、行政部等）、采购部、财务部、法务部及各级审批人员。

第三条核心原则

采购申请审批遵循四项原则：一是需求真实原则，采购申请需基于实际生产经营需求，禁止虚构需求或超额申请；二是分级审批原则，根据采购金额、重要程度划分审批权限（如小额采购由部门负责人审批，大额采购需总经理审批），避免权限过度集中或失控；三是合规高效原则，审批流程需符合公司制度与法律法规，同时优化环节、压缩时限，确保采购及时响应需求；四是权责对等原则，各审核、审批环节需对申请内容的合理性、合规性负责，出现问题按权责追溯责任。

第四条管理目标

通过本制度实施，实现采购申请“需求核实率100%、资料完整率100%”（无未核实需求或资料缺失的采购申请进入审批）；采购审批及时率≥98%（小额采购2个工作日内完成审批，大额采购5个工作日内完成审批）；因审批疏漏导致的不合理采购率降至0.3%以下；采购申请与实际需求匹配率≥99%；每年优化审批流程，审批效率提升15%，采购成本浪费减少10%，确保采购资源精准服务生产经营。

第二章组织机构与职责

第五条申请部门职责

申请部门（如生产部、质检部、行政部）是采购需求的发起主体，负责确认采购需求的真实性与合理性：生产部根据生产计划与库存情况，发起金属原材料、生产设备、备品备件等采购申请，明确采购规格（如碳钢型号Q235、设备功率5kW）、数量（需标注“最小采购量”“安全库存量”依据）、交付时间（需匹配生产进度）；质检部根据检测工作需求，发起检测仪器、耗材、校准服务等采购申请，注明技术参数（如光谱仪检测元素范围、耗材纯度标准）；行政部根据办公与后勤需求，发起办公用品、后勤物资等采购申请，控制采购金额在年度预算内。

申请部门需指定专人填写《采购申请表》，附相关支撑材料（如生产计划单、库存盘点表、技术参数说明书、预算审批单）；提交申请前需内部核实需求（如生产部需确认库存是否低于安全线，行政部需确认是否有替代物资）；配合采购部、财务部审核，解答需求相关疑问（如采购数量的计算依据、技术参数的确定理由）；跟踪采购申请审批进度，审批通过后配合采购部验收物资（如生产部验收原材料质量、数量，质检部验收检测仪器精度）；记录采购物资使用情况，反馈质量或交付问题，为后续采购申请提供参考。

第六条采购部职责

采购部是采购申请审批的协调与执行部门，负责接收申请部门提交的《采购申请表》，核查资料完整性（如是否附库存表、技术参数是否清晰），资料缺失的通知申请部门补充；初步审核采购需求的合理性，如对比历史采购价格（判断是否存在价格异常）、核实供应商资源（确认是否有合格供应商可满足需求），提出初步审核意见（如“需求合理，建议按此申请执行”“采购数量过高，建议核减至XX”）；将审核通过的申请按审批权限分类传递至对应审批人，跟踪审批进度，及时反馈审批结果（通过、驳回、补充资料）；审批通过后，按《采购管理制度》组织采购（如询价、招标、与合格供应商签订合同）；采购执行过程中，向申请部门同步进度（如供应商备货情况、预计交付时间）；物资到货后，组织申请部门、质检部共同验收，办理入库手续；建立采购申请审批台账，记录申请单号、申请部门、采购内容、审批流程、执行结果，每季度汇总分析采购需求趋势。

第七条财务部职责

财务部负责采购申请的财务合规性审核，核查采购申请是否在年度预算内（如行政类采购需在“办公用品年度预算”额度内，生产类采购需在“原材料采购预算”内），无预算或超预算的需提供“预算调整审批单”；审核采购金额的合理性，对比历史采购数据与市场价格（如金属原材料采购价格是否高于近期市场均价5%以上），异常情况需要求申请部门说明理由；核查付款方式是否符合公司财务政策（如是否接受月结30天、预付款比例是否不超过30%）；对大额采购（如单批金额≥50万元），评估资金