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2026年金属制品公司采购退货理赔管理制度

第一章总则

第一条目的

规范采购物料退货与理赔管理流程，明确退货条件、理赔标准及各部门职责，及时处理不合格采购物料（如钢材、铝材、镀层材料、五金配件等），减少物料质量问题对生产的影响，挽回公司经济损失，维护与供应商的合法合作关系，保障采购供应链稳定。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有对外采购物料（含原材料、辅助材料、零部件）的退货与理赔管理，涵盖物料验收不合格、生产过程中发现质量问题、仓储期间出现损坏等场景下的退货申请、审核、执行及理赔（如退款、换货、赔偿）全流程，涉及采购、质量检验、生产、仓储、财务、法务等相关职能部门。

第三条制定依据

依据《中华人民共和国产品质量法》《中华人民共和国合同法》《消费品退货和更换修理责任规定》等国家法律法规，结合公司质量管理体系要求、采购合同约定及生产经营实际需求制定。

第二章职责分工

第四条采购部门职责

作为采购退货理赔的牵头部门，负责接收退货申请，与供应商沟通退货及理赔事宜；组织协调退货物料的清点、包装与运输；跟踪理赔进度，确保理赔款项或换货物料按时到位；更新供应商合作记录，将退货理赔情况纳入供应商分级评估；归档退货理赔相关资料。

第五条质量检验部门职责

负责对拟退货物料进行质量检测，出具《物料质量检测报告》，明确质量问题类型（如成分不达标、尺寸偏差、镀层厚度不足）及判定依据；验证供应商整改或换货物料的质量，确保符合采购标准；参与退货理赔原因分析，提供质量维度的专业意见。

第六条生产部门职责

在生产过程中发现采购物料质量问题时，及时暂停使用该批物料，记录问题情况（如问题表现、影响范围、涉及数量），向采购部门提交退货申请；配合质量检验部门对问题物料进行抽样检测；统计因物料质量问题导致的生产损失（如停工时间、返工成本），作为理赔依据。

第七条仓储部门职责

负责保管拟退货物料，单独分区存放并粘贴标识（注明“待退货”“质量问题”），避免与合格物料混淆；配合采购、质量检验部门清点退货物料数量，核对物料规格、批次信息；协助办理退货物料的出库、包装手续，记录运输信息（如物流公司、运单号）。

第八条财务部门职责

核算退货物料的采购成本、运输费用、检测费用等损失金额；跟踪理赔款项到账情况，及时入账；根据采购合同约定，从应付供应商货款中扣除理赔款项（如需）；提供财务维度的理赔金额核算依据，确保理赔金额准确合规。

第九条法务部门职责

审核采购合同中关于退货理赔的条款，确保条款合法合规；当供应商拒绝退货或理赔争议无法协商解决时，提供法律支持（如发律师函、协助诉讼）；参与重大退货理赔案件的处理，规避法律风险。

第三章退货条件与申请

第十条退货条件

出现以下情况之一，且经质量检验部门确认的，可申请退货：

物料验收时发现质量问题：如成分、性能、尺寸、外观等不符合采购标准或合同约定（如钢材力学性能不达标、铝材表面划伤超标）；

生产过程中发现质量问题：物料加工适配性差（如无法正常焊接、切削），或使用后导致产品质量不合格（如镀层材料导致镀层脱落）；

仓储期间出现非人为损坏：如物料锈蚀、变形、包装破损导致受潮，且经核实为供应商运输或包装问题；

供应商错发、漏发物料：如物料规格、型号与订单不符，或数量短缺且无法及时补足；

其他符合采购合同约定或法律法规规定的退货情形。

第十一条退货申请流程

申请提交：发现物料问题的部门（如生产、仓储）填写《采购物料退货申请表》，注明物料名称、规格、采购批次、数量、问题描述、申请理由，附相关证据（如照片、生产记录），提交至采购部门；

申请审核：采购部门收到申请后，1个工作日内将申请表转交质量检验部门；质量检验部门在3个工作日内完成检测并出具《物料质量检测报告》，确认是否符合退货条件；

申请批准：采购部门结合检测报告，对符合退货条件的申请，普通物料（如辅助材料）由采购部门负责人批准；重要物料（如核心钢材、大额采购）需报管理层批准；不符合退货条件的，采购部门向申请部门说明原因，不予批准。

第四章退货执行流程

第十二条退货沟通

采购部门在退货申请批准后，1个工作日内与供应商联系，说明退货原因、数量及依据（如《物料质量检测报告》），协商退货时间、运输方式（如供应商上门取货或公司寄送）、运输费用承担方（按合同约定，无约定时一般由供应商承担）。

第十三条物料清点与包装

仓储部门在采购部门协调下，与质量检验部门共同清点退货物料数量，核对物料规格、批次号，确保与《采购物料退货申请表》一致；采购部门组织对退货物料进行包装，标注物料信息（名称、规格、批次、“退货”标识）及供应商信息，避免运输过程中损坏或混淆。

第十四条退货运输与跟踪

若供应商上门取货，采购部门与供应商约定取货时间，通知仓储部门做好出库准备，现场核对物料数量