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2026年口碑服务公司第三方服务合作机构管理办法

第一章总则

第一条为规范口碑服务公司（以下简称“公司”）第三方服务合作机构（以下简称“合作机构”）的管理工作，保障公司业务开展质量与安全，降低合作风险，维护公司合法权益，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》等相关法律法规及公司经营管理实际需求，制定本办法。

第二条本办法适用于公司所有第三方服务合作的全流程管理，包括合作机构的准入评估、合作洽谈、合同签订、服务实施、质量监控、费用结算、合作终止及后续归档等活动。本办法所指合作机构，是指为公司提供专业服务、技术支持、业务外包、物资供应等各类服务的外部法人或非法人组织，涵盖但不限于技术开发机构、运维服务机构、营销推广机构、咨询顾问机构、物流配送机构、供应商等。

第三条合作机构管理遵循“合规优先、择优选择、权责对等、全程管控”的核心原则，坚持“公开、公平、公正”的合作选择机制，确保合作过程透明规范，合作成果满足公司业务需求。

第四条公司建立合作机构全生命周期管理体系，明确各部门管理职责，定期开展合作风险评估与合作质量复盘，提升合作管理水平。严禁任何部门或个人未经审批擅自与第三方机构开展合作，严禁在合作过程中收受回扣、泄露公司商业秘密，严禁签订损害公司利益的合作协议。

第五条本办法所指核心概念定义：

（一）核心合作机构：指为公司核心业务提供服务、合作金额较大、合作周期较长，对公司经营发展有重要影响的合作机构；

（二）一般合作机构：指为公司非核心业务提供服务、合作金额较小、合作周期较短的合作机构；

（三）合作风险：指合作过程中可能出现的服务质量不达标、履约能力不足、信息安全泄露、合规性风险、经济损失等各类潜在问题。

第二章管理职责分工

第六条采购管理部门（或指定归口管理部门，下同）是合作机构的归口管理部门，主要职责包括：

（一）负责本办法的制定、修订、解释与组织实施，制定合作机构管理细则及操作流程；

（二）负责统筹合作机构的准入评估、信息备案、分类分级管理，建立并维护合作机构管理台账；

（三）负责组织合作机构的筛选、洽谈工作，牵头组织合作项目的招标或询价流程（如需）；

（四）负责合作合同的初步审核与流转，跟踪合同履行进度，协调解决合作过程中的一般性问题；

（五）负责组织合作质量的日常监督与考核评估，牵头开展合作机构的年度评审工作；

（六）负责合作相关资料的收集、整理与归档管理，定期向公司管理层报送合作机构管理情况报告。

第七条业务需求部门主要职责包括：

（一）根据业务发展需求，提出第三方服务合作申请，明确合作需求、服务标准、预算金额及合作周期等；

（二）参与合作机构的筛选与评估，提供业务层面的评估意见，协助开展合作洽谈；

（三）负责合作服务实施过程中的业务对接与日常沟通，跟踪服务进度，反馈服务需求变更；

（四）负责对合作服务质量进行验收与评价，提交服务质量验收报告；

（五）配合采购管理部门开展合作机构考核评估与问题整改，及时上报合作过程中出现的重大问题。

第八条法务部门主要职责包括：

（一）负责合作合同的合规性审核，审查合同条款的合法性、完整性与公平性，防范法律风险；

（二）负责提供合作相关的法律支持，协助处理合作过程中出现的法律纠纷与争议；

（三）参与合作机构准入评估中的合规性审查，对合作机构的资质合法性进行核查。

第九条财务部门主要职责包括：

（一）负责合作项目预算的审核，评估合作费用的合理性；

（二）负责合作费用的支付审核，按照合同约定及验收结果办理付款手续；

（三）负责对合作费用的财务核算与账务处理，跟踪合作资金使用情况；

（四）参与合作机构考核评估中的费用合理性审查。

第十条质量监督部门主要职责包括：

（一）负责对合作服务质量开展专项监督检查，核查服务质量是否符合合同约定及相关标准；

（二）对监督检查中发现的质量问题，提出整改建议，跟踪整改落实情况；

（三）参与合作机构的考核评估与年度评审，提供质量监督意见。

第十一条信息安全管理部门主要职责包括：

（一）负责对涉及数据交互、系统对接的合作机构开展信息安全评估，审查其信息安全防护能力；

（二）负责制定合作过程中的信息安全管理要求，监督合作机构遵守公司数据安全及保密规定；

（三）协助处理合作过程中出现的信息安全事件，评估信息安全损失。

第十二条其他相关部门职责：

（一）审计部门：负责对合作机构管理工作开展审计监督，核查合作流程合规性、费用支付合理性等；

（二）人力资源部门：负责协助审核提供人力资源外包服务的合作机构资质，监督外包人员管理合规性；

（三）行政部门：负责协助对接提供办公服务、后勤保障等合作机构的日常管理。

第三章合作机构准入管理

第十三条合作机构准入需满足以下基