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万科物业会议制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》等行业准则，结合万科物业服务特性及集团母公司关于企业风险防控的统一要求制定。为规范物业会议管理，强化决策科学性、执行有效性，防控运营风险，提升管理效能，特明确会议组织、审批、执行等全流程制度安排。

第二条本制度适用于公司总部各部门、下属单位及全体员工参与或组织的物业业务会议，覆盖物业项目例会、专项研讨会、应急协调会等场景，包括但不限于服务品质提升、安全管理部署、成本控制分析、客户沟通等业务活动。

第三条本制度核心术语定义如下：

（一）“专项管理”指针对物业特定业务领域（如服务流程、安全管控、客户投诉处理）实施的制度化风险防控与合规管理；

（二）“专项风险”指在物业运营中可能引发服务中断、资产损失、客户投诉或合规处罚的潜在问题；

（三）“XX合规”指物业服务全流程严格遵循法律法规、行业规范及企业内部标准的行为准则。

第四条专项管理遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”四项原则：

（一）全面覆盖：确保所有物业业务场景纳入会议管理规范；

（二）责任到人：明确各级组织及人员在会议中的决策、执行、监督职责；

（三）风险导向：以风险识别为前提，通过会议机制实现早发现、早处置；

（四）持续改进：定期复盘会议效能，优化管理流程与工具配置。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对公司会议管理体系负总责，审定重大决策类会议的议题与成果；分管领导作为直接责任人，分管部门会议活动的组织统筹与合规监督。

第六条设立公司级会议管理领导小组，成员由总部及下属单位负责人组成，负责统筹协调以下事项：

（一）制定公司级会议管理制度及执行标准；

（二）决策审批年度会议预算及重大议题；

（三）监督评价各层级会议管理成效。

第七条领导小组下设办公室，由[牵头部门名称]承担，具体职能包括：

（一）组织编制会议计划，审核议题的必要性及合规性；

（二）协调跨部门会议资源，确保议题得到有效讨论；

（三）归档会议记录，跟踪决议执行情况。

第八条明确三类主体的职责分工：

（一）牵头部门职责：

1.每季度编制会议管理制度培训材料，组织全员培训；

2.每半年开展会议风险排查，形成管理报告；

3.负责会议系统平台的数据统计分析。

（二）专责部门职责：

1.审核会议通知中的合规要素，如涉及客户隐私的需附授权说明；

2.优化会议议程模板，减少冗余讨论环节；

3.定期更新会议合规风险库。

（三）业务部门/下属单位职责：

1.落实“会前议题初审-会中决议记录-会后成果反馈”闭环管理；

2.负责项目级会议的执行记录，每周汇总上报；

3.对基层员工执行会议制度情况进行检查。

第九条基层执行岗须履行以下合规义务：

（一）签署岗位合规承诺书，承诺按制度要求参与会议；

（二）发现会议中存在违规行为（如泄露客户信息）时，须立即向直属上级报告；

（三）在会议决策过程中，对自身专业领域可能存在的风险点进行提示。

第三章专项管理重点内容与要求

第十条会议议题制定环节：

业务操作合规标准：议题需经业务部门初审，专责部门复审后方可发布，涉及客户投诉类议题需附客户授权证明；

禁止性行为：严禁将个人议题包装为公司业务议题；

专项风险防控：需预判议题可能引发的次生风险（如决策不当导致投诉升级）。

第十一条会议通知发布环节：

合规标准：会议通知须包含时间、地点、议题、参会人员、资料附件等要素，重要会议需提前X日发布；

禁止行为：禁止通过即时通讯工具发送涉密会议通知；

风险防控：检查参会人员资质，确认为授权人员后方可通知。

第十二条会议资料准备环节：

合规标准：资料需经业务部门与专责部门双重审核，涉及财务数据的需附审计人员签字；

禁止行为：严禁使用未脱敏的客户资料作为会议材料；

风险防控：对电子版资料设置访问权限，纸质资料需指定回收流程。

第十三条会议过程管控环节：

合规标准：主持人须控制会议时长，按议程顺序推进，重要决议需现场签字确认；

禁止行为：禁止在会议中发表与议题无关的个人言论；

风险防控：记录参会人员的发言要点，作为后续追责依据。

第十四条会议决议执行环节：

合规标准：决议事项须纳入工作计划，责任部门每月汇报进度；

禁止行为：严禁以未落实的会议决议向客户承诺服务效果；

风险防控：对决议执行情况进行交叉检查，防止责任推诿。

第十五条会议纪要归档环节：

合规标准：电子版纪要需双份备份，纸质版由档案管理部门统一管理；