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交易文件审核制度

第一章总则

第一条本制度根据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国反不正当竞争法》等国家法律法规，参照《企业内部控制基本规范》及行业最佳实践，结合公司治理结构及业务发展需求制定。旨在规范交易文件审核工作，防范法律风险、操作风险及声誉风险，确保企业经营活动符合合规要求，维护公司合法权益。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖采购、销售、投资、合作等涉及交易文件的所有业务场景。交易文件包括但不限于合同协议、订单清单、技术方案、保密协议、付款凭证、授权委托书等具有法律效力的书面或电子文件。

第三条本制度下列术语含义：

（一）“XX专项管理”指针对交易文件审核工作建立的全流程风险防控体系，包括制度建设、流程执行、监督考核等环节；

（二）“XX风险”指因交易文件审核缺失或不当可能导致的法律纠纷、财务损失、信息安全或公共关系风险；

（三）“XX合规”指交易文件的制作、审核、签署、存档等环节均符合国家法律法规、行业规范及公司内部制度要求。

第四条XX专项管理应遵循以下原则：

（一）全面覆盖原则：所有交易文件均须纳入审核范围，无例外情形；

（二）责任到人原则：明确各层级审核主体职责，确保审核工作可追溯；

（三）风险导向原则：优先审核高风险交易文件，动态调整审核强度；

（四）持续改进原则：定期复盘审核工作，优化制度流程与技术手段。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对XX专项管理工作负总责，主持决策层会议，审定重大风险处置方案；分管领导为直接责任人，负责专项管理制度的落实与监督，审批年度预算及资源投入。

第六条设立XX专项管理领导小组，由分管领导担任组长，成员包括牵头部门负责人、专责部门负责人及业务领域专家，履行以下职能：

（一）统筹制定与修订XX专项管理制度；

（二）协调跨部门重大交易文件审核事项；

（三）监督季度管理报告及风险事件处置情况。

第七条划分三类主体职责：

（一）牵头部门（如法务合规部）：负责统筹XX专项管理制度建设，组织风险识别与评估，监督审核质量，开展培训宣贯；

（二）专责部门（如采购部、财务部）：负责本领域交易文件的业务合规审核，优化审核标准，处置异常风险；

（三）业务部门/下属单位：负责落实审核要求，开展本领域交易文件自查，及时上报风险隐患。

第八条基层执行岗（如业务员、文员）须履行以下合规操作责任：

（一）签署岗位合规承诺书，明确个人在审核流程中的职责；

（二）拒绝签署未完成审核的文件，并主动上报异常情况；

（三）配合专责部门开展抽查与调查工作。

第三章专项管理重点内容与要求

第九条采购领域交易文件审核应重点核查：

（一）供应商尽职调查：验证供应商资质、信用等级及反垄断合规性；

（二）招标流程规范：确保流程公开透明，禁止化整为零规避招标；

（三）禁止性行为：严禁关联交易利益输送、指定采购等违规行为。

第十条销售领域交易文件审核应重点核查：

（一）客户信用评估：核对付款能力，防范坏账风险；

（二）合同条款审核：确保价格、交货期、违约责任等要素清晰；

（三）禁止性行为：严禁虚假宣传、价格欺诈等违法行为。

第十一条投资领域交易文件审核应重点核查：

（一）尽职调查完整性：覆盖财务、法律、运营等维度；

（二）估值合理性：避免高估项目收益导致投资失败；

（三）禁止性行为：严禁未披露关联方利益影响投资决策。

第十二条合作领域交易文件审核应重点核查：

（一）合作主体资质：验证对方履约能力及合规记录；

（二）保密条款有效性：明确商业秘密范围及违约责任；

（三）禁止性行为：严禁签署排他性协议损害第三方利益。

第十三条资金审批交易文件审核应重点核查：

（一）权限审批完整性：确保审批链完整，禁止越权审批；

（二）支付依据真实性：核对发票、合同等支撑材料；

（三）禁止性行为：严禁设立小金库、挪用资金等行为。

第十四条税务合规文件审核应重点核查：

（一）发票管理规范性：确保发票类型、税号与业务匹配；

（二）税收优惠政策适用性：验证申请材料真实性；

（三）禁止性行为：严禁虚开发票、偷税漏税等违法行为。

第十五条数据安全交易文件审核应重点核查：

（一）数据出境合法性：验证是否符合数据安全法要求；

（二）第三方数据处理协议：明确数据使用边界及责任划分；

（三）禁止性行为：严禁非法采集或泄露敏感信息。

第四章专项管理运行机制

第十六条制度动态更新机制：每年由牵头部门牵头，结合监管政策变化及业务需求，修订XX专项管理制度，重大修订需经领导小组审议。