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综合档案室工作人员职责

综合档案室工作人员是单位档案资源管理的核心执行者，承担着档案全生命周期管理、资源开发利用及服务支撑的重要职责。其工作直接关系到单位历史记忆的留存、决策依据的提供及文化传承的延续，需以严谨的态度、专业的技能和高度的责任心履行以下具体职责：

一、档案收集与归档管理

负责统筹单位各类档案资源的前端控制与集中管理，确保应归尽归、应收尽收，具体包括：

1.明确收集范围与标准：依据国家《档案法》《机关档案管理规定》及行业主管部门要求，结合单位职能与业务特点，制定《文件材料归档范围和保管期限表》，明确文书、科技（含基建、设备、科研）、人事、会计、声像（照片、录音、录像）、电子档案等不同类型档案的归档内容、质量要求及保管期限。例如，文书档案需涵盖收发文、会议记录、年度总结等反映单位主要职能活动的文件材料；基建档案需包括项目前期论证、设计图纸、施工记录、竣工验收等全过程文件；声像档案需标注时间、地点、事由、主要人物等元数据信息。

2.规范收集流程与时限：建立“定期收集+专项收集”机制。对常规性文书档案，实行年度归档制，次年6月底前完成上年度文件整理移交；对科研、基建等项目档案，实行“项目结束即归档”原则，项目验收后3个月内完成归档；对人事档案（含职工、干部人事档案），实行动态更新制，及时收集职务变动、考核奖惩、培训教育等新增材料；对会计档案，在会计年度终了后由财务部门保管1年，期满后移交档案室统一管理。

3.严格质量审核：对移交档案进行“双审核”，即形式审核（检查文件完整性、签署完备性、载体规范性）与内容审核（确认文件真实性、关联性、价值性）。例如，对电子文件需核验元数据是否完整、格式是否符合长期保存要求（如文本类推荐PDF/A格式，图像类推荐TIFF或JPEG2000）；对照片档案需核查是否为原版冲印或原始数字文件，杜绝翻拍件归档；对签字文件需确认经办人与负责人签字是否齐全，避免代签、漏签现象。

二、档案整理与编目规范

遵循《归档文件整理规则》（DA/T22）《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822）等标准，完成档案的系统化整理与编目，确保档案有序管理、高效检索，具体职责如下：

1.分类与立卷：根据单位实际制定科学的分类方案，通常采用“年度—机构（问题）—保管期限”或“项目—阶段—保管期限”分类法。例如，文书档案按“年度—机构—保管期限”分类，将同一年度、同一部门形成的文件按永久、30年、10年保管期限分别组卷；科技档案按“项目—阶段”分类，同一项目的可行性研究、设计、施工、验收等阶段文件集中整理。

2.排列与编号：对组卷后的档案进行有序排列，文书档案按文件形成时间或重要程度排列，科技档案按项目流程或专业逻辑排列。完成排列后编制档号，档号结构为“全宗号—分类号—案卷号（或件号）”，确保唯一性与可扩展性。例如，某单位全宗号为“Z001”，2023年度办公室形成的永久保管文书档案分类号为“W2023-BGS-YJ”，案卷号为“001”，则档号为“Z001-W2023-BGS-YJ-001”。

3.编目与目录制作：编制案卷目录、卷内文件目录、全引目录等检索工具。案卷目录需包含档号、案卷标题、保管期限、页数等信息；卷内目录需列明文件序号、文件标题、文号、日期、页号；全引目录则整合案卷目录与卷内目录信息，形成更全面的检索指南。同时，同步完成电子目录录入，与档案管理系统数据对接，实现纸质目录与电子目录的“双套制”管理。

三、档案保管与安全维护

作为档案实体安全的直接责任人，需建立覆盖“日常管护—定期检查—应急处置”的全流程保障体系，具体工作内容包括：

1.库房环境管理：严格执行《档案馆建筑设计规范》（JGJ25）要求，每日上午9:00、下午15:00各记录一次库房温湿度（温度控制在14℃—24℃，相对湿度控制在45%—60%）；夏季高温高湿期开启空调、除湿机调节，冬季干燥期使用加湿器；每月对库房防虫、防霉设施（如樟脑丸、防霉剂）进行检查更换，防止档案虫蛀、霉变。

2.实体安全检查：每月开展一次全面安全巡查，重点检查档案架体稳定性、档案包装完整性（如卷皮有无破损、装订线是否松动）、载体状况（纸质档案是否酸化、脆化，照片档案是否褪色、粘连）；每季度对涉密档案、珍贵档案（如历史照片、重要合同）进行专项清点，核对数量与状态，形成《档案保管状况检查记录》，发现问题及时上报并采取修复措施。

3.破损档案修复：对轻微破损档案（如撕裂、缺角），使用中性胶水（如淀粉胶）粘贴修复，避免酸性胶水对纸张的腐蚀；对严重酸化档案，采用去酸技术（如氢氧化钙溶液浸泡）延缓老化；对照片、录音带等特殊载体档案，委托具有资质的专业机构进行修复，确保修复过程不破坏原始信息