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出生证的制度包括哪些制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，参照行业先进管理实践及集团母公司关于企业内控体系建设的指导要求，结合企业实际运营需求，为规范公司内部出生证相关业务管理，防范专项风险，提升合规经营水平，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖出生证申请、审核、发放、归档、流转等全流程管理，以及涉及人力资源、法务合规、行政后勤等协同业务场景。

第三条本制度核心术语定义如下：

（一）“出生证专项管理”指企业内部针对出生证相关业务开展的系统性风险防控、流程规范及合规管理活动。

（二）“出生证专项风险”指因出生证业务流程不规范、信息泄露、审核失职等可能导致的法律责任、经济损失或声誉损害的潜在风险。

（三）“出生证合规”指出生证相关业务活动严格遵循国家法律法规、行业准则及企业内部管理制度，确保业务合法、合规、合规性。

第四条出生证专项管理遵循以下核心原则：

（一）全面覆盖原则：确保出生证业务全流程纳入管理范围，不留监管盲区。

（二）责任到人原则：明确各层级、各岗位管理职责，实现责任闭环。

（三）风险导向原则：聚焦重点风险环节，实施差异化管控。

（四）持续改进原则：定期评估管理有效性，优化制度流程。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对出生证专项管理负总责，统筹决策、资源调配及整体监督；分管领导为直接责任人，负责专项管理制度制定、组织协调及日常督导。

第六条设立出生证专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导主持，成员包括人力资源部、法务合规部、行政部等部门负责人。领导小组主要履行统筹协调、决策审批、监督评价职能，定期召开会议研究解决重大问题。

第七条各部门职责划分如下：

（一）人力资源部（牵头部门）

1.统筹出生证专项管理制度建设，制定操作细则；

2.负责员工出生证相关业务需求审核，确保符合政策及规范；

3.组织开展业务培训，提升员工合规意识；

4.监督检查专项管理执行情况，定期通报问题。

（二）法务合规部（专责部门）

1.审核出生证业务合规性，提供法律支持；

2.优化业务流程，降低法律风险；

3.参与重大风险事件处置，提供合规建议。

（三）行政部（专责部门）

1.负责出生证纸质及电子档案管理，确保安全完整；

2.协助人力资源部开展业务办理，提供行政支持；

3.定期检查档案规范性，及时归档销毁。

（四）业务部门/下属单位

1.落实本领域出生证专项管理要求，开展日常风险防控；

2.组织员工学习制度，确保全员知晓并执行；

3.及时上报异常情况，配合调查处置。

第八条基层执行岗员工须履行以下合规操作责任：

（一）熟知并遵守出生证专项管理制度，签署岗位合规承诺书；

（二）严格按流程操作，不得擅自变更或规避审批；

（三）发现违规行为或风险隐患，及时向主管及人力资源部报告。

第三章专项管理重点内容与要求

第九条出生证申请管理：

（一）业务操作合规标准：员工提交申请需提供真实有效的身份证明及出生医学证明申请表，经部门主管审核后报人力资源部复核；

（二）禁止性行为：严禁伪造、篡改申请材料，严禁利用职务便利谋取私利；

（三）重点防控点：关注申请频率异常、材料完整性缺失等风险，防止滥用政策。

第十条出生证审核管理：

（一）业务操作合规标准：人力资源部对照政策要求逐项核查材料，必要时联系法务合规部确认合规性；

（二）禁止性行为：严禁泄露申请人个人信息，严禁因个人偏见影响审核结果；

（三）重点防控点：加强审核人员背景管理，防止舞弊行为。

第十一条出生证发放管理：

（一）业务操作合规标准：经审核通过后，由行政部统一办理纸质证件领取或邮寄手续，并记录签收信息；

（二）禁止性行为：严禁私自留存、转让出生证原件，严禁违规收费；

（三）重点防控点：监控发放时效及异常签收情况，防止证件流失。

第十二条出生医学证明管理：

（一）业务操作合规标准：与医疗机构建立合规合作渠道，确保出生医学证明真实性；

（二）禁止性行为：严禁收受回扣，严禁伪造或变造医学证明；

（三）重点防控点：核查医疗机构资质，防范虚假材料风险。

第十三条电子档案管理：

（一）业务操作合规标准：采用加密存储技术，确保电子档案安全，设定访问权限，定期备份；

（二）禁止性行为：严禁非法访问、下载或传播档案信息，严禁篡改电子记录；

（三）重点防控点：建立电子水印及操作日志，追溯违规行为。

第十四条业务协作管理：