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2025年机关单位文件管理自查报告

根据《党政机关公文处理工作条例》《机关档案管理规定》等相关要求，结合上级关于加强文件管理规范化建设的部署，我单位于2025年6月至8月集中开展文件管理专项自查工作。本次自查坚持问题导向，覆盖2023年1月至2025年6月期间形成的各类收文、发文、内部运转文件及电子文件，通过系统核查、现场抽查、人员访谈等方式，全面梳理文件管理全流程环节，现将自查情况报告如下：

一、自查工作开展情况

为确保自查工作精准有效，我单位成立由办公室牵头、各业务科室负责人及档案管理员组成的专项工作组，制定《文件管理自查清单》，明确12项一级指标、35项二级指标，重点围绕制度执行、流程规范、安全管理、数字化建设四个维度展开。

（一）制度执行情况核查

对照2024年修订的《XX单位文件管理办法》《电子文件归档与管理细则》《文件保密规定》等3项核心制度，逐一检查制度落实的完整性和有效性。通过调阅2023年以来的文件管理台账、归档记录及相关会议纪要，确认制度覆盖了文件拟制、审核、签发、登记、传阅、归档、销毁等全生命周期管理环节。其中，针对2024年新增的“电子文件双套制归档”要求，重点核查了2024年7月至2025年6月产生的1200份电子文件，发现98%的文件已同步完成纸质与电子归档，2%因业务系统对接延迟未及时归档，已纳入整改清单。

（二）流程规范情况抽查

随机抽取2023年以来的500份收文（含上级来文、平行单位函件）、300份发文（含本单位制发的通知、批复、报告）及200份内部运转文件（含签报、会议纪要、工作方案），重点检查流程节点的合规性：

-收文环节：所有文件均按“签收-登记-拟办-批办-承办-催办-办结”流程处理，其中95%的文件在3个工作日内完成拟办，5%因内容涉及多部门会签延长至5个工作日，符合《文件管理办法》中“紧急文件1个工作日、一般文件3-5个工作日”的时限要求。

-发文环节：300份发文均履行了“起草-审核-签发-复核-登记-印制-核发”程序，其中285份经办公室核稿、业务分管领导初审、主要领导终审，15份因内容涉及重大政策调整增加了法律顾问合规性审查环节，流程完整性达标率100%。

-内部运转环节：200份签报类文件中，180份通过OA系统线上流转，20份因涉密要求采用纸质流转，均留存了完整的签批痕迹；会议纪要类文件均经会议主持人审签后印发，未发现漏签、代签现象。

（三）安全管理情况排查

围绕文件实体安全与信息安全，开展“双安全”检查：

-实体安全方面：文件库房配备防火、防盗、防潮、防虫“四防”设施，监控设备24小时运行，出入库登记完整；2023年以来销毁的1200份文件（均为无保存价值的一般性文件），严格执行“鉴定-登记-审批-监销”程序，其中500份纸质文件委托具有保密资质的单位销毁，700份电子文件通过专用销毁软件彻底清除，未发现违规销毁行为。

-信息安全方面：电子文件存储于单位内网专用服务器，设置三级访问权限（查阅、下载、编辑），重要文件采用AES-256加密；2023年以来未发生文件泄露事件，但发现2起违规行为：1名工作人员将含敏感信息的电子文件通过个人邮箱传输，已按《保密规定》给予批评教育；1台OA终端因未及时更新补丁导致文件缓存被临时管理员获取，已修复系统漏洞并调整终端权限管理策略。

（四）数字化建设情况评估

2024年我单位上线新版OA系统，集成文件管理模块，本次自查重点评估系统功能与实际需求的匹配度：

-系统功能方面：支持收发文在线登记、流转、归档，可自动生成文件目录和元数据（标题、文号、日期、密级等），但存在“电子文件版本管理不精准”问题——部分文件因多次修改产生多个版本，系统仅默认保存最终版，中间版本未标注“草稿”标识，影响归档完整性。

-应用效率方面：2025年1-6月，电子文件流转平均时长为1.5个工作日，较2023年（3个工作日）提升50%；但仍有15%的工作人员习惯纸质流转，主要集中在50岁以上员工，需加强系统使用培训。

-数据对接方面：OA系统与档案管理系统已实现数据推送，但因两个系统分属不同开发厂商，元数据字段存在部分不兼容（如“文件分类”字段，OA系统设12类，档案系统设15类），导致10%的电子文件需人工二次著录，影响归档效率。

二、存在的主要问题

通过全面自查，我单位文件管理整体符合规范要求，但在细节管理、流程优化、技术支撑等方面仍存在不足，具体表现为：

（一）制度落实存在“最后一公里”偏差

虽然已建立较为完善的文件管理制度体系，但部分条款在执行中存在“弹性操作”。例如，《电子文件归档与管理细则》要求“电子文件应在办结后3个工作日内归档”，但实际操作中，因业务科室与档案部门的协同机制不够紧密，10%