高职院校档案信息资源整合的探讨.docVIP

高职院校档案信息资源整合的探讨 东营职业学院 秦美峰 摘　要：文章通过对高职院校档案信息资源建设存在问题的探讨，提出了高职院校档案信息资源进行有效整合的对策。为整合高职院校档案信息资源提供一个很好的参考。 关键词：高职院校；档案信息资源；整合；网络 随着信息和网络技术的迅速发展，信息的传递和存储形式发生了巨变，人们对信息的需求量也在剧增。高职院校在推进档案信息化建设的同时，有必要加大档案信息资源整合的力度，深入探索档案信息资源整合途径，提升档案信息服务的整体水平。 一、高职院校档案信息资源建设存在的问题 学校在招生、管理、教学、科研等各项活动直接形成的有保存价值的各类档案，是学校历史的记载，是学校宝贵的信息资源。长期以来，由于高职院校档案资源建设和管理存在着一些弊端，从而直接影响了档案价值的充分体现。主要体现在。 1.档案信息资源管理散乱，缺乏统一收集。随着信息化和办公自动化的不断发展，大量的电子文档随之产生，这就急需档案管理系统进行及时有效的接收，然而多数高职院校档案管理系统与校园网络系统无法链接或融合等原因，致使电子文档资源大多分散在各部门。 2.校内档案资源无法共享，缺乏统一规划。信息时代，信息管理系统尽管在各高职院校的各部门纷纷建立，但各部门各自为政，缺乏统一管理和规划，难以实现校内资源共享。 3.缺乏专业的档案队伍。据教育部有关统计显示，在全国72个高职院校档案馆（室）中档案专职人员共有760名，其中的455名是档案专业毕业生，剩余的305人是非档案专业人员，虽然接受过档案在职培训，但其处理信息的能力、网络技术运用能力等都不是很理想，开发和管理档案受到了一定影响。 4.数字化资源程度低，缺乏共享的数字化信息资源。高职院校的多数档案材料还停留在纸质状态，数字化电子化的档案信息资源还十分匮乏，从而导致了有价值的资源不能得到充分利用。 因此，高职院校的档案部门亟待解决的重要问题就是加快整合档案信息资源，极大提高信息服务水平。 二、整合高职院校档案信息资源，提升信息服务水平 如何发挥网络优势，尽快实现高职院校档案信息资源整合和共享呢？是我们亟待解决的一个主要问题，可以从以下几方面进行探讨。 1.加强高职院校校园网络建设，实现档案信息资源整合。 （1）开设高职院校档案网站。开设高职院校档案网站，把馆藏档案进行数字化的同时，还要上传编研成果、新开发的档案信息产品和专题档案等资源，为用户查询档案信息提供方便。 （2）开发档案信息管理软件。高职院校档案实现整合的重要保障，最关键的就是要开发科学的档案信息管理软件，实现电子信息资源的真正共享，实现对电子文件全文进行自动采集、著录、鉴定、归档和检索，真正实现高职院校档案管理的自动化。 （3）建立与其他校园网络系统的衔接。对于在正常自动化办公过程中形成的电子文件信息，应该利用网络进行收集和接收。比如学生成绩管理系统、科研管理系统、学生学籍管理系统等校园网络系统可以实现与档案系统进行无缝衔接，来自这些校园系统产生的数据，可以利用档案管理软件系统或校园网进行转换处理，形成直接的数字档案，最大限度的实现信息资源共享。 2.充分利用网络优势，实现档案资源服务的网络化、数字化。 （1）整合本馆资源，实现集成化管理。高职院校档案馆应全面收集信息档案，不管是新产生的还是旧馆藏档案，都要通过计算机录入存储到档案管理系统中。同时，要加强档案接收工作，对于分散于各部门的档案，要授予兼职档案员权利，兼职档案员要在自己的权限范围内系统完整的收集各类档案材料，并整理齐全输入到档案管理软件上，及时上传到档案管理系统，进行移交。 （2）建立数据库，完成数据转换。如学校可以采取网上录取学生的方式，直接把录取学生的学籍输入学籍数据库，实现数字化管理；学校通过网络计算机把学生成绩录入成绩数据库，转换学生成绩为成绩数据；转换异构数据库，方便毕业生的档案查询。建立馆藏档案文件目录、全文信息数据库和特色数据库等，以固定的格式存储和汇集常用数据库的地址及档案资料，并设置检索入口，寻找所需的网站和资源，实现资源共享。 （3）扩大网上信息源，优化档案资源。利用网络优势，大力搜索网络上有价值的信息资源，进行下载并利用技术手段进行处理、控制和管理，在保证完整性的前提下转换为档案信息进入档案馆。另外，档案馆还可以通过校园网来扩大信息源，优化档案资源，如校园网上的各种宣传信息、学校发布的决策、法规及学校科研、教学形成的信息等等，有保存价值的可以直接进入档案馆转换成档案信息。 3.拓展整合途径，丰富档案信息资源。 对高职院校档案信息资源实现最大范围的整合，使信息体系更加完整化，对于不同时空、不同载体和不同类型的档案资源实现跨库利用和检索，拓展资源整合途径。 （1）构建各类专题档案，实现信息服务多样化。高职院校档案馆要充分考虑社会需求，利用形式要