试析电子文件管理系统拘建设模式.pdfVIP

拳 《I。寓警 悄、 嘎 _l _ _ 。l _l |l |i曩l一强t叠 文／刘越男 试析电子文件管理系统 的建设模式 管理电子文件的系统是决定电子文 因单位规模、业务的不同，这个答案的差 提交的数据，需要在相应管理制度的配合 件质量的关键因素。根据国际上通用的划 异性较大。2010年4月，笔者分别走访了北 下，强化业务系统主动提交文件及其元数 分标准，电子文件生命周期中主要存在三 京市地税局和北京市发展和改革委员会， 据的行为。由于向ERMS输出数据的业务 种系统类型，负责支持各立档单位的日常 两个单位对此问题的答案依次是50多个 系统可能有多个，往往需要定制开发多个 工作、产生电子文件的业务系统 (Business 和70多个，这还不包括桌面级的应用。事 接 口才能完成数据的顺利交接，这将增加 System，BS)，负责支持各立档单位从业 实上，决定启动ERMS建设的单位，其业 协调和实施的成本。 务系统中捕获文件并对其予以档案化维护 务系统的数量一般都在几十个左右。 2．嵌入式 和处置的电子文件管理系统 (Electronic 如此之多的业务系统，产生的文件类 所谓嵌入式，是指在业务系统自行 Records／DOcumentS RecordS 型、数量、数据结构差异性较大，ERMS 开发完善ERMS的功能，在业务系统内部 ManagementSystem，ERMS／EDRMS， 的实现方式也不可能单一。笔者曾经在 实现电子文件的捕获、维护和处置。换句 以下简称ERMS)，以及负责接收 (通常 2004年阐述了独立、包含、嵌入等三种业 话说，ERMS嵌入业务系统中成为其子模 是多个立档单位的)永久文件、并以正确 务系统和ERMS的关系，即业务系统和 块，比如财务管理系统、人事管理系统中 和可被独立理解的方式予以长期保存的 ERMs*N对独立，业务系统包含完整的 自带的文件 (档案)管理模块，嵌入到邮 电子文件长期保存系统 (Trusted Digital ERMS，业务系统中内嵌ERMS的前端控 件系统中的电子邮件归档管理软件等。在 Repository,TDR)。ERMS可以被理解 制模块。 国际档案理事会 (ICA)2008年 此模式中，包含ERMS功能的业务系统， 为适用于文件形成单位电子文件的档案化 颁布的 《电子办公环境中文件管理原则 往往只能管理本系统产生的电子文件及其 管理系统，立足于文件归档及归档之后的 和功能要求》，提供了业务系统中产生的 元数据，适用于业务文件数量大，对于业 管理，并有一定程度的拓展，传统档案辅 文件的管理方案，分别为：(1)在业务系 务系统依赖性强，业务流程较为规范的情 助管理软件具备ERMS的部分功能，在动 统内部实现文件管理功能；(2)将文件元 况。这种模式有利于特定业务文件的专业 态维护、规范管理等功能上有缺失。 数据输出到ERMS中，而文件还保存在业 化管理和利用。但是，如果一个单位仅采 系统建设成为每个形成和保管电子 务系统中；(3)将文件及其元数据直接输 用该模式，那么就会在整体上造成文件 文件单位的崭新且重要的工作 内容。然 出到ERMS中加以管理。 信息的分散，若需开展全局性的利用，则 而，在电子文件种类繁多、业务系统架构 根据ERM S和业务系统的交互方 还须借助于其他系统。 各异、包括人才在内的专业资源有限的情 式以及与之相伴的文件和元数据的存储 3．整合式 况下，各单位如何建设合格的系统，逐渐 方式，可以总结出独立式、嵌入式、整合 从某种意义上，可以将整合式理解 成为当下文件、档案管理领域需要回答的 式、互联式四种ERMS建设模式。其特点 为独立式和嵌入式的结合，整个ERMS分 现实问题。本文采用文