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浅论新形势下高校院系办公室建设 　　摘 要：高校院系办公室的工作是高校正常运转的重要组成部分，其管理方式和建设成效直接影响高校的改革与发展。院系办公室工作的重要性决定了它需要加强建设，其途径主要有提高工作人员适应环境的能力，大力提高工作人员的专业技术水平等诸多方面。 　　关键词：办公室；管理工作；建设；培养 　　 　　高校院系办公室是高等学校正常运转的一个中层组织结构。在现代化的大潮中，在高等学校的学科建设与组织运转过程中，如何加强其建设，往往被许多高校所忽略，并由此导致了实际情况差强人意的现状，由此影响了高校整体的动转效率。本文探讨高校院系办公室工作建设的重要性及加强建设的途径，以利于高等学校的改革与发展。 　　 　　一、院系办公室工作重要性决定了它需要加强建设 　　 　　从院系办公室的工作性质看，它具有综合性、从属性与连续性等特点。与高等学校其它管理部门有所不同，院系办公室主管着学院或主体工作系的全面业务，工作范围很广，诸如文书处理、会务安排、日常接待、档案管理等都由办公室工作人员所承担，本院系的发展规划、院系所属各部门执行的情况，都需要办公室人员来收集、整理、分析、处理，上报。同时，学校领导及各上级机关所制定的政策、指示，需要院系办公室进行传送。院系办公室的工作具有从属性，它直接为院系领导服务，保证院系领导人员工作的顺利开展。院系办公室的工作还具有连续性，比如上级部门重要的通知和文件需要马上办理，如果办公室未能迅速办理，就会使整个院系工作的开展陷于被动局面，办公室工作起着协调上下关系的枢纽作用。院系办公室作为领导的直接服务机构，承担着为高等学校各级领导提供决策的相关文件、资料、信息和建议等，对领导部署的工作进行组织、协调、布置、检查，以及协助领导处理日常事务。因此，院系办公室是高等学校的中层运转重要机构，是院系工作正常运转的中心枢纽。 　　然而，由于高校管理体制不健全，体现在高校管理的“机关化”色彩太浓，行政权力往往代替学术权力，导致行政管理中权力的泛滥及权力运转的不平衡，也存在着议而不决，决而不行、行而不果的现象，影响高校院系行政办公的效率，造成不利于高校的整体发展。同时，在高等学校争相扩大规模，招生大规模扩大，院系不断升级的情况下，机构设置欠缺合理性，分工不明确，职能交叉、职责不明，人事浮动现象依然存在，各部门、各层次之间的沟通协调难以完成，造成管理与办事效率的低下，这些现象的大量存在，也直接影响着院系办公室的组织与建设，这就要求高校院系办公室加强建设，以利于高校的整体结构优化与适应新形势的发展。 　　要提高高等学校的行政管理，院系办公室建设的成效显示出了它的重要性。院系办公室在建设过程中需要转变几个观念。第一，要树立效率观。要做到这一点，要求院系办公室解决思想观念，转变工作作风。树立新的工作态度，树立新的效率观。办公室工作人员应该认识到工作的重要性与必然性，树立人人重视这项工作，事事讲究办事的效率，让办公室工作踏上一个新的台阶。第二，改变原有管理工作方式。办公室作为一个服务单位，是一个上传下达的部门，起到沟通多种渠道的桥梁作用。这就要求办公室工作人员凡事要多动脑筋，想办法，出主意，不断提高自身的办事能力与服务能力，发挥院系领导的参谋与助手作用。办公室人员要做到深入了解本单位的实际情况和，广泛听取院系教职工的意见与建议，及时发现与解决问题，增强院系团队合力，树立团队合作精神。换言之，院系办公室要对内加强管理，对外搞好协调，对上做好传接工作，对下做好服务工作，做好了这些，才是发挥了院系办公室的基本功能。第三，办公室工作人员要无论事务大小，在工作中一要细心、细致、认真，二要从细小事做起，三要时时刻刻、事事处处，认真再认真，细致再细致，决不能敷衍了事。要做到领导布置的工作在手中不能延误，不让需要办理的文件在手中积压，不让来办公室联系工作的人员受到冷落，不让办公室的形象受到影响。欲做好这些管理工作，需要大力加强院系办公室的建设。 　　 　　二、高校院系办公室加强建设途径 　　 　　高校院系办公室无论从组织机构的建设、高效正常运转乃至高效的行政管理等方面的重要性已经被证明，如何在新形势下加强建设就显得尤其迫切。具体说来，主要有两个方面，一是提高工作人员的适应新形势的能力，二是大力培养工作人员的专业技术水平。 　　1．提高工作人员适应环境的能力 　　在新形势下，随着高校硬件设施的大力补充，高校办公系统也随之更新换代。办公室工作人员应当掌握网络信息的交流与广泛了解学校外部的信息，加强与国内外各高等学校信息交流，充分利用其他高校院系办公室管理系统与经验，提高院系办公室的管理系统和管理能力。为了更有效做好办公室的管理工作，有条件的院系可以为每个办公人员配一部电脑，使来往文件能得到更好整理，实现无纸化办