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试析高校档案信息资源共享发展轨迹
试析高校档案信息资源共享发展轨迹
摘 要:高校档案信息资源作为我国档案信息资源的重要组成部分,也是社会最广泛需要利用的资源。本文通过剖析我国高校档案信息资源从校内共享到区域共享,提出在大数据时代,档案信息服务方式多元化、实现高校档案信息资源的优化与整合、建立高校档案联盟机制,为高校档案信息资源实现社会共享提供了可能。
关键词:高校;档案信息;资源共享;发展轨迹
据教育部统计表明,截至2017年5月31日,我国共有普通高等学校2914所[1]。这么多高校的档案信息资源是国家档案信息资源的重要组成部分,如依《档案法》规定,期满30年向社会开放,将会充分发挥高校档案信息资源的价值,产生极大的社会效益。事实上,高校档案信息资源共享的阻力非常大,至今尚未容纳到国家档案信息共享平台。早在1993年,长治医学院的高淑明就提出《关于实现高校档案信息共享的设想》[2],但如何共享,通过什么方式共享,共享到什么程度,作者均未涉及。笔者认为,高校档案信息资源共享将会从校内共享转向区域共享,最终走向社会共享之路。
1 校内共享―高校档案信息资源共享的最初实现
高校档案信息机构作为高校的内设机构,其馆藏档案的服务对象主要是校内师生员工和广大校友,许多高校一直将其档案信息资源视为“独享”资源,极少向社会公开,且利用服务方式固定单一,毫无创新,导致许多高校档案信息资源得不到有效利用,社会价值也得不到实现。这种“独享”,其实是校内共享,共享对象为校内所有的教学部门、教辅部门和党政部门等若干个内设机构。究其原因,主要有两个方面。
一是高校对档案资源的认知错误。长期以来,高校档案都被作为其学校内部资源,即“独享”资源,受到严密的保管。一些高校认为,由高校自身产生或形成的档案,与社会公众和其他社会各项组织都没有任何关联,不具备对外开放使用的条件,理应自己保存独享。这与国外高校档案面向社会开展信息服务完全相反。造成的结果是,大量高校档案信息滞留在高校档案库房中,得不到社会的利用,也就难以实现社会的共享,档案的社会价值也就体现不出来。高校与社会公众之?g形成了一堵无形的高墙。扭转高校与社会公众之间存在的“信息鸿沟”问题,打破高校“信息独享”,也就成了现在高校领导决策层亟待解决的问题。
二是高校档案利用服务方式传统单一。我国许多高校档案馆提供利用服务的方式仍然局限在开具档案证明、提供档案复制件、信息咨询查找等方面,且获取档案的手续繁杂、成本较高、利用效果不显著,特别是许多有重要价值的高校档案长期受冷落,不被利用。
2 区域共享―高校档案信息资源共享的范围拓展
计算机技术、网络技术和通信技术在高校档案部门的广泛应用,使高校档案信息资源区域共享从设想变成可能。这种共享只是高校档案信息资源从校内共享向校外延伸,在区域范围内或者行业范围内共享,但并未向全社会共享。
最早实现高校档案信息资源区域共享的国家是英国,1999年11月至2002年10月,以格拉斯哥大学为基点的“苏格兰高校档案信息资源整合门户网”,整合了苏格兰地区10所高校的档案信息资源,促进苏格兰地区档案信息资源共享[3]。我国学术界对高校档案信息资源区域共享的研究方兴未艾,西南民族大学的黄小忠,苏州科技大学的程熙、王雪梅和成都体育学院的魏丽平等,纷纷对区域性高校档案信息资源共享机制、平台、实施路径进行研究,但真正意义上的高校档案信息资源区域共享并未实现。尽管如此,四川省、江苏省高校档案研究会(理事会)对区域性高校档案信息资源的共享进行推动,仍取得了一些成效[4][5]。其主要原因在于三个方面:
一是高校档案的社会价值极高。高校,作为主要的社会文化事业机构之一,不但是培养管理和技术性人才的机构,更是传播知识,促进社会文化发展、科技进步的场所。高校档案馆记载了高校成长与发展的过程,蕴藏了丰富的可供社会广泛利用的档案信息资源,既有综合性、一般性的查考档案,也有学校各部门产生的专门档案,档案信息涉及范围较广,社会、经济效益高,因此理应为社会服务,这也是实现高校社会价值的重要途径。
二是高校信息化程度加快。近几年,高校信息化不断加快发展,教学、行政、科研等各个领域都产生了大量的档案信息资源,而这些档案信息资源的整合利用为区域共享提供了可能。建立校际间的档案信息发布平台,建立档案信息资源共享的评估体系,推进档案信息资源共享的标准化建设,都会推动高校档案信息资源区域共享的实现。
三是发挥高校的知识导向作用。在社会文化事业的发展过程中,我国高等院校的影响力越来越大,许多社会科研、人文交流领域也需要高校参与其中。同样,高校也需要社会这个平台的支持,来促进其自身的改革与发展。所以实现高校信息资源共享,不仅可以发挥高校在社会文化事业上的知识导向作用,更是加强高
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