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企业印章管理办法

第一章总则

第一条目的与依据

为规范[企业名称]（以下简称“公司”）印章的刻制、保管、使用、变更、注销及电子印章管理等全流程工作，保障公司合法权益，防范印章使用风险，维护公司正常经营管理秩序，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国公司法》《电子印章管理办法》等相关法律法规及公司章程，结合公司实际，制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于公司及下属全资子公司、控股子公司、分公司的各类印章管理活动。

本办法所指印章包括实体印章和电子印章。实体印章主要涵盖：公司公章、法定代表人人名章、合同专用章、财务专用章、人事专用章、部门专用章及其他具有法律效力或管理效力的专用印章；电子印章是指基于可信密码技术生成身份标识，以电子数据形式存在，用于电子文件签章并具备与实体印章同等法律效力的印章。

第三条基本原则

（一）合法合规原则：印章管理全过程严格遵守国家法律法规及相关标准规范，确保印章使用、电子签章行为合法有效；

（二）权责明晰原则：明确印章管理各环节的责任主体，做到“谁保管、谁负责，谁使用、谁负责，谁审批、谁负责”；

（三）安全规范原则：建立严密的印章保管、使用流程，采取必要的安全防护措施，防范印章遗失、被盗用、滥用等风险；

（四）统筹高效原则：统筹实体印章与电子印章管理，优化管理流程，提升印章使用和审批效率，适配公司数字化经营需求。

第二章组织与管理

第四条管理体系

公司建立“总部统筹、部门主责、分级管控”的印章管理体系：

（一）公司管理层：负责审议印章管理办法、审批重大印章刻制、注销及重要印章使用事项，协调解决印章管理中的重大问题；

（二）行政部：作为印章管理归口部门，负责统筹公司印章管理工作，具体职责详见第五条；

（三）各业务部门：负责本部门专用印章的申请、使用及配合保管工作，严格按照本办法规定履行印章使用审批流程；

（四）财务部：负责财务专用章、法定代表人财务用章的日常保管与使用审批，制定专项管理细则；

（五）信息技术部：负责电子印章系统的建设、运维及安全保障，确保电子印章使用的技术安全性；

（六）下属单位：参照本办法建立本单位印章管理机制，接受公司总部行政部的监督指导。

第五条行政部职责

（一）制定和修订印章管理办法及相关实施细则，规范印章管理全流程；

（二）统筹实体印章的刻制、备案、发放、回收、注销及销毁工作，建立印章管理台账；

（三）监督各部门印章保管、使用情况，组织开展印章管理专项检查；

（四）统筹电子印章的申请、制作、备案、权限配置及注销工作，协调信息技术部保障电子印章系统正常运行；

（五）处理印章遗失、被盗用等突发事件，牵头开展责任认定及整改工作；

（六）负责印章管理相关文件、登记记录的归档保存工作。

第三章实体印章管理

第六条刻制与备案

（一）印章刻制需由相关部门提交书面申请，说明刻制理由、印章名称、规格、使用范围等信息，经部门负责人审核、行政部复核后，报公司管理层审批；涉及公章、合同专用章、财务专用章等核心印章刻制的，需经法定代表人批准。

（二）经批准后，由行政部统一委托具备合法资质的刻制单位进行刻制，严禁任何部门或个人私自刻制公司印章。

（三）印章刻制完成后，行政部需按规定到公安机关及相关主管部门办理备案手续，备案信息纳入印章管理台账。

第七条保管规范

（一）印章实行专人保管制度，各印章保管责任人由行政部会同相关部门确定并备案：

1.公司公章、法定代表人人名章、合同专用章由行政部指定专人保管；

2.财务专用章、法定代表人财务用章由财务部指定专人分开保管；

3.部门专用章由对应部门指定专人保管。

（二）印章保管需配备专用保管设备（如保险柜、带锁文件柜等），存放环境需安全、干燥、避光，防止印章损坏或被盗。

（三）保管人需妥善保管印章，不得擅自将印章交他人代管；因事、病、休假等原因无法履行保管职责的，需提前向所在部门及行政部报备，指定临时代管人并办理交接手续，明确代管责任。

（四）保管人岗位变动或离职时，需在行政部监督下办理印章交接手续，填写《印章交接登记表》，注明交接印章名称、数量、状态、交接日期等信息，交接双方及监交人签字确认后，方可办理岗位变动或离职手续。

第八条使用审批与登记

（一）印章使用实行审批登记制度，使用人需填写《印章使用登记表》，注明使用印章名称、使用事由、文件名称、份数、使用日期及审批人等信息，经相应权限审批人批准后，方可到保管人处办理用印手续。

（二）审批权限划分：

1.一般性业务文件（如日常行政通知、内部报表等）使用部门专用章的，由部门负责人审批；

2.涉及对外业务、合同协议、重要函件等使用合同专用章、公司公章的，需经部门负责人审核、分管领导审批；涉及重大经营事项、股权变动、产权交易等特别重大事项的，需经公司管理层或法定代表人审批；

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