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2026年电气制造公司会计档案管理规范管理制度

一、总则

（一）目的

为规范公司会计档案的收集、整理、保管、查阅、销毁等全流程管理工作，建立“全程管控、安全保密、合规有序、可追溯”的管理机制，保障会计档案的真实、完整、安全与可用，为公司经营决策、审计监督、税务核查提供可靠依据，依据《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合电气制造行业（如高低压电气设备生产、销售核算等）业务特点及公司实际，制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司及下属子公司所有会计档案的管理活动，涵盖会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料等全部会计档案；涉及财务部（会计档案管理牵头部门）、档案管理部门、审计部、税务部、各业务部门等相关部门，以及全体会计人员、档案管理人员，贯穿会计档案形成、归档、保管、利用、销毁全生命周期。

（三）核心定义

本制度所称会计档案，是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映公司经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括纸质会计档案和电子会计档案。会计档案管理规范，是指对会计档案的形成、收集、整理、归档、保管、查阅、复制、销毁等环节进行标准化、规范化管控的系列管理活动。

（四）基本原则

依法合规原则：会计档案管理全程遵守相关法律法规及行业规范，归档范围、保管期限、销毁流程等严格按规定执行，杜绝违规管理行为。

真实完整原则：确保会计档案真实反映公司经济业务，内容完整无缺漏，签字盖章等要件齐全，严禁伪造、篡改或损毁会计档案。

安全保密原则：建立健全安全保密机制，防范会计档案丢失、损毁、泄露，严格管控涉密会计信息，保护公司商业秘密与财务数据安全。

全程管控原则：覆盖会计档案形成至销毁的全流程，明确各环节管理要求与责任，实现会计档案可追溯、可核查。

便捷利用原则：在合规保密前提下，优化会计档案查阅、利用流程，保障公司内部决策、审计、税务等工作的便捷开展。

二、管理组织与职责

（一）财务部

作为会计档案管理的牵头部门，主要职责：负责会计档案的日常收集、整理、装订、初步审核，确保归档资料符合规范；按规定时限将会计档案移交档案管理部门，办理移交手续；协助档案管理部门开展会计档案分类、编号、归档；负责电子会计档案的生成、审核、备份与移交；配合会计档案的查阅、复制、鉴定等工作；提供会计档案相关的专业指导，落实会计档案管理责任。

（二）档案管理部门

负责会计档案的集中保管与统一管理，主要职责：建立会计档案管理台账，对接收的会计档案进行分类、编号、登记，妥善保管；维护会计档案保管库房环境，落实防火、防盗、防潮、防虫、防磁等防护措施；负责会计档案的查阅、复制审批与登记，监督查阅利用行为；组织开展会计档案的定期检查与盘点，及时处理档案损坏、丢失等问题；牵头组织会计档案的鉴定与销毁工作，按流程办理销毁手续；负责电子会计档案的存储、保管与安全管控。

（三）审计部

负责监督会计档案管理全流程的合规性，主要职责：核查会计档案的真实性、完整性、规范性；监督会计档案保管、查阅、销毁等流程的执行情况；审计过程中规范查阅、使用会计档案，按规定办理手续；发现会计档案管理中的违规行为，及时上报管理层并督促整改，追究相关责任人责任。

（四）税务部

配合财务部、档案管理部门开展会计档案管理工作，主要职责：协助核查税务相关会计档案的完整性、合规性；按税务核查要求，规范查阅、调取会计档案；提供税务政策相关指导，确保会计档案归档范围、保管期限符合税务管理要求。

（五）各业务部门

负责配合会计档案的收集与归档工作，主要职责：及时将本部门涉及经济业务的原始凭证（如采购合同、销售单据、费用报销凭证等）按规定提交财务部，确保原始凭证真实、完整；配合财务部、档案管理部门核查业务相关会计档案，提供业务背景说明；严格遵守会计档案查阅、使用规定，不得违规借阅、复制或泄露会计档案信息。

（六）管理层

审批会计档案管理制度、档案销毁方案等重大事项；决策会计档案管理中的重大争议问题；协调会计档案管理所需资源，解决跨部门管理难题；监督会计档案管理制度的执行情况，确保管理工作落地见效。

三、会计档案收集与整理

（一）收集范围

会计凭证类：包括原始凭证（如采购发票、销售发票、费用报销单、银行回单、出入库单等）、记账凭证（收款凭证、付款凭证、转账凭证）、汇总凭证及其他会计凭证，涵盖电气设备采购、生产核算、销售回款、费用支出等全部经济业务的凭证资料。2.会计账簿类：包括总账、明细账、日记账（现金日记账、银行存款日记账）、固定资产卡片、辅助账簿及其他会计账簿，明确记录公司资产、负债、所有者权益、收入、成本、费用等财务状况。3.财务会计报告类：包括月度、季度、年度财务会计报告，涵盖资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动