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万科物业会议制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》及万科集团关于规范化管理、风险防控的总体要求制定，旨在规范公司会议管理流程，提升决策效率与质量，防范管理风险，促进企业治理水平提升。同时，结合物业行业管理特性，强化现场运营、客户服务、资源调配等核心环节的会议管理刚性约束，确保所有会议活动符合合规性、时效性、经济性原则。

第二条本制度适用于万科物业集团总部各部门、各下属单位及全体员工，覆盖公司运营管理、客户服务、项目执行、内部培训、风险应对等各类会议活动。具体场景包括但不限于：

1.运营决策类会议：项目月度复盘会、服务品质分析会、成本控制专题会；

2.客户沟通类会议：客户投诉处理会、服务满意度提升会、业主恳谈会；

3.项目执行类会议：工程进度协调会、安全巡检复盘会、应急演练会；

4.内部管理类会议：部门周例会、人事任免宣布会、制度宣贯会。

第三条本制度核心术语定义如下：

1.“会议专项管理”：指公司围绕会议组织、决策执行、资源保障、效果评估等全流程实施的系统性规范，包括会议分类分级、议题管理、会前准备、会议记录、决议跟踪、结果考核等环节，旨在确保会议活动的合法合规、高效务实。

2.“会议风险”：指因会议决策失误、流程不规范、资源分配不当、信息泄密或执行偏差等引发的运营风险、合规风险或管理风险，可能对公司资产安全、服务质量、品牌声誉或法律权益造成负面影响。

3.“会议合规”：指所有会议活动严格遵循国家法律法规、集团制度及行业规范，包括会议权限审批、内容保密、决策程序正当、执行责任明确等要求，确保会议活动在法律框架内运行。

第四条会议专项管理遵循以下核心原则：

1.全面覆盖原则：确保所有会议类型、层级、参与方均纳入规范管理，避免管理盲区；

2.责任到人原则：明确会议组织者、主持人、记录人、决策者、执行者的职责边界，落实全程责任；

3.风险导向原则：重点关注高风险会议（如重大投资决策会、危机处理会），强化风险前置管控；

4.持续改进原则：通过定期复盘优化会议流程，提升效率与效果，动态调整管理策略；

5.效率优先原则：通过标准化流程、议题前置、精简参会人员等方式，压缩无效会议时间。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对公司会议专项管理负总责，统筹协调重大会议决策，审批超出授权范围的会议活动；分管领导作为直接责任人，负责日常管理制度的监督执行，组织专项检查与整改。各级管理层需对分管领域的会议活动合规性、必要性承担管理责任。

第六条设立“万科物业会议专项管理领导小组”，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括总部各职能部门负责人及下属单位主要负责人。领导小组主要履行以下职能：

1.统筹协调：统一制定会议管理标准，协调跨部门、跨单位重大会议资源；

2.决策审批：对涉及集团战略、重大投入、高风险事项的会议决议进行终审；

3.监督评价：每季度抽查会议记录与执行情况，发布管理通报，提出优化建议。

第七条划分三类主体职责：

1.牵头部门（集团运营管理部）：

-负责制定、修订、解释本制度，建立会议标准化模板；

-每季度组织全集团会议效率评估，推动减会提效；

-审核下属单位年度会议计划，核销会议费用；

-开展会议管理培训，宣贯合规要求。

2.专责部门（各业务板块负责人及合规风控部）：

-业务板块负责本领域会议决策的合规审核，如工程项目会需经工程管理部确认技术方案；

-合规风控部负责敏感会议（如涉及客户隐私、商业秘密的会议）的保密监督；

-流程优化：定期复盘会议决议执行效果，提出流程改进方案。

3.业务部门/下属单位：

-落实本层级会议审批权限，如项目总经理审批项目内部会议；

-日常风险防控：执行“三重一大”事项的会议决策程序；

-资料归档：会前准备议题清单、会后形成决议纪要，按规定存档。

第八条基层执行岗（如项目经理、客服专员、工程主管）承担以下合规操作责任：

1.岗位合规承诺：签署《会议操作合规承诺书》，明确禁止性行为红线；

2.风险上报义务：发现会议流程缺陷、决策风险或违规操作时，立即向直属上级报告；

3.标准化执行：按模板格式填写会议通知、记录决议，确保关键信息完整准确。

第三章专项管理重点内容与要求

第九条会议分类与审批权限

-分类标准：按议题重要性与参与层级分为五级（战略级、决策级、业务级、工作级、临时级），对应不同审批流程；

-权限设定：