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人事科管理档案制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等国家相关法律法规，参照行业档案管理最佳实践，结合集团母公司档案管理标准化要求，以及本公司档案管理现状与风险防控需求制定。旨在规范公司人事管理档案的收集、整理、保管、利用、安全与销毁等全过程管理行为，提升档案管理规范化、系统化、信息化水平，防范档案遗失、损毁、泄密等风险，保障公司人力资源管理的合规性与连续性。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工。公司人力资源部（以下简称“人事科”）作为人事管理档案的归口管理部门，负责本制度的组织实施与监督检查。人事档案的收集、保管、利用等行为必须严格遵守本制度规定，任何部门或个人不得擅自处置或违规使用人事档案信息。

第三条本制度下列术语含义如下：

（一）“人事管理档案专项管理”指公司为履行人力资源管理职责，对员工入职、在职、离职等全周期形成的人事记录进行系统性收集、整理、保管、利用、安全与销毁的管理活动。

（二）“档案管理风险”指因档案管理流程不规范、制度执行不到位、安全措施缺失等原因，可能导致的档案信息泄露、档案内容失实、档案损毁或无法正常利用等风险。

（三）“档案合规”指人事管理档案管理活动符合国家法律法规、行业规范及公司内部制度要求，保障档案真实、完整、安全、便捷利用。

第四条人事管理档案专项管理遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则。

（一）全面覆盖原则：公司所有部门及员工的人事档案均纳入管理范围，确保档案记录无遗漏、无空白。

（二）责任到人原则：明确各级管理人员及岗位的档案管理责任，形成“一级抓一级、层层负责”的责任体系。

（三）风险导向原则：聚焦档案管理中的重点风险环节，采取针对性防控措施，优先防范重大风险。

（四）持续改进原则：定期评估档案管理有效性，根据内外部环境变化优化管理机制，实现动态完善。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对人事管理档案专项管理负总责，主持决策层会议研究解决重大档案管理问题。分管人力资源工作的负责人作为直接责任人，统筹推进本制度的落实，监督各部门档案管理责任履行。其他分管领导根据职责分工，协同推进分管领域档案管理工作。

第六条公司设立人事管理档案专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人担任组长，分管人力资源工作的负责人担任副组长，人事科、法务部、信息中心等部门负责人为成员。领导小组主要履行以下职责：

（一）统筹公司人事档案管理工作的顶层设计，制定重大管理制度。

（二）协调跨部门档案管理事项，解决管理中的重大问题。

（三）定期听取档案管理情况汇报，监督制度执行效果。

（四）审议档案管理中的重大风险处置方案及应急预案。

第七条领导小组下设办公室，由人事科牵头组建，负责领导小组日常工作。办公室具体负责：

（一）起草、修订、解释人事档案管理制度及实施细则。

（二）组织开展档案管理培训与宣传，提升全员档案意识。

（三）定期汇总分析档案管理风险，提出改进建议。

（四）协调各部门落实领导小组决议，跟踪工作进度。

第八条人事科作为人事档案专项管理的牵头部门，职责包括：

（一）制定并完善人事档案管理制度体系，组织制度宣贯。

（二）建立档案分类标准、保管期限表、利用流程等规范。

（三）统筹推进档案信息化建设，开发或选型档案管理系统。

（四）定期开展档案质量检查，提出整改要求。

第九条法务部作为档案管理的专责部门，职责包括：

（一）审核档案管理制度及操作流程的合规性，提供法律支持。

（二）参与重大档案纠纷的处置，出具法律意见。

（三）对档案利用进行合规性审查，防范法律风险。

（四）制定档案安全事件应急预案，指导风险处置。

第十条各部门及下属单位作为档案管理的业务部门，职责包括：

（一）负责本部门员工档案的源头记录与初步整理，确保信息真实准确。

（二）配合人事科完成档案的归档、移交工作，保证交接规范。

（三）开展本领域档案风险自查，及时报告异常情况。

（四）落实档案保管环境要求，做好防盗、防火、防潮措施。

第十一条基层执行岗位作为档案管理的直接责任人，职责包括：

（一）按照档案管理规范操作，保证业务流程中档案记录完整。

（二）对经手档案信息严格保密，不得擅自泄露或传播。

（三）发现档案异常或风险时，立即向人事科报告。

（四）签署岗位合规承诺书，明确档案管理责任。

第三章专项管理重点内容与要求

第十二条人事档案收集管理：

（一）收集范围包括但不限于员工入职登记表、劳动合同、学历证明、职称证书、培训记录、绩效考核表、奖惩记录、离