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全面解读犯罪记录封存制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国刑法》及相关法律法规，结合国家档案管理政策与行业反腐败工作指引，同时遵循集团母公司关于人力资源合规管理的整体要求制定。旨在规范公司犯罪记录封存工作的执行标准，强化员工背景调查与个人信息保护，有效防控因员工犯罪记录引发的用工风险、声誉风险及法律合规风险，确保人力资源管理工作符合国家法律法规及企业内部管控要求。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖员工招聘背景核查、在职期间动态管理、离职人员信息处理等全生命周期管理场景。具体适用范围包括但不限于以下业务环节：

（一）新员工招聘过程中的背景调查与犯罪记录核实；

（二）关键岗位任职资格的背景审查与动态监控；

（三）离职人员犯罪记录信息的封存与共享权限管理；

（四）员工个人犯罪记录自愿披露与公司合规处置流程。

第三条本制度中的核心术语定义如下：

（一）“犯罪记录封存管理”指公司依据法律法规及内部规定，对员工或应聘人员涉及刑事犯罪的历史记录进行收集、核查、保密存储及授权使用的专项管理工作，包括记录的收集来源、审查标准、存储期限及访问权限等全流程管理活动。

（二）“专项合规风险”指因员工犯罪记录未能得到有效管控而可能导致的法律诉讼、行政处罚、业务中断、人才流失及企业声誉受损等潜在风险。

（三）“合规操作”指人力资源部、法务部及各业务部门在犯罪记录核查、信息处理及封存过程中，严格遵循法律法规及本制度要求的行为规范，确保程序合法、信息保密、责任明确。

第四条犯罪记录封存管理的核心原则包括：

（一）全面覆盖原则：确保所有适用场景均纳入犯罪记录核查范围，无死角、无遗漏；

（二）责任到人原则：明确各级管理主体的职责分工，建立可追溯的管理责任体系；

（三）风险导向原则：根据岗位风险等级、法律法规要求及企业战略需求，动态调整核查标准与管控力度；

（四）持续改进原则：定期评估管理效果，结合外部政策变化与内部业务调整优化管理流程。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对公司犯罪记录封存管理工作负总责，承担统筹规划、资源保障及重大风险处置的最终决策权；分管人力资源、法务的领导为公司专项管理的直接责任人，负责具体制度制定、组织协调及日常监督。

第六条设立“犯罪记录封存管理专项领导小组”，由公司主要负责人任组长，分管领导任副组长，人力资源部、法务部、纪检监察室及各业务部门负责人为成员。领导小组主要履行以下职能：

（一）统筹制定与修订专项管理制度，审批重大风险处置方案；

（二）协调跨部门协作，解决管理过程中的重大问题；

（三）监督评估专项管理成效，定期向公司决策层报告工作情况。

第七条明确专项管理职责分工如下：

（一）人力资源部为牵头部门，负责：

1.制定细化核查标准，组织背景调查实施；

2.建立犯罪记录数据库及封存台账，确保信息安全；

3.开展全员合规培训，提升员工风险意识；

4.牵头年度管理评估，提出优化建议。

（二）法务部为专责部门，负责：

1.提供法律法规咨询，审核核查程序合法性；

2.处理相关法律纠纷，出具合规意见书；

3.优化管理流程中的法律风险点，提供制度修订建议。

（三）各业务部门及下属单位为实施主体，负责：

1.按要求提交岗位背景核查需求，配合提供候选人信息；

2.确认关键岗位人员的核查结果，履行内部公示监督；

3.对离职人员犯罪记录进行动态跟踪，及时上报异常情况。

第八条基层执行岗位（如招聘专员、用人部门负责人）须履行以下合规操作责任：

（一）签署岗位合规承诺书，明确对核查结果真实性、保密性的义务；

（二）严格按授权范围查询封存记录，不得违规传播或用于非工作目的；

（三）发现犯罪记录异常或潜在风险时，及时向人力资源部或法务部报告。

第三章专项管理重点内容与要求

第九条业务操作合规标准

（一）招聘背景核查须符合以下要求：

1.根据岗位性质确定核查范围，高风险岗位需核查近X年犯罪记录；

2.优先采用官方认可的核查渠道（如公安机关授权平台、司法数据库），确保证据效力；

3.将核查结果存档备查，并建立异常情况处置台账。

（二）在职人员动态管理须遵循：

1.每年对关键岗位人员开展一次背景复核，高风险岗位可增加频次；

2.员工自愿披露犯罪记录的，须提供司法文书原件核验，并由本人签署保密协议。

第十条禁止性行为

（一）严禁在未获得候选人书面授权的情况下，单独获取其犯罪记录；

（二）禁止将犯罪记录用于员工晋升、薪酬调整等非岗位匹配场景