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办公室采购办公用品统计制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国政府采购法》《企业内部控制基本规范》及公司《风险管理办法》《合规管理指引》等相关法律法规及内部制度制定，旨在规范办公用品采购管理流程，防控采购风险，提升资源使用效率，确保采购行为合法合规、高效透明。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在办公用品采购、入库、领用、盘点等全流程管理活动，覆盖日常行政消耗品、办公设备维修、固定资产添置等采购场景。

第三条本制度下列术语含义：

（一）XX专项管理：指公司针对办公用品采购管理制定的全流程风险防控与合规治理体系，包括制度建设、流程优化、风险识别、行为规范、监督考核等环节。

（二）XX风险：指在办公用品采购过程中可能出现的合规风险、财务风险、操作风险及廉政风险，如供应商选择不当、价格虚高、虚假采购、资产流失等。

（三）XX合规：指办公用品采购活动严格遵循国家法律法规、行业准则及公司内部制度要求，确保采购行为公开、公平、公正，杜绝利益输送、舞弊行为。

第四条办公用品采购管理遵循以下核心原则：

（一）全面覆盖原则：确保采购流程各环节纳入制度管控范围，覆盖所有部门及采购场景。

（二）责任到人原则：明确各层级、各岗位采购管理职责，实现风险责任闭环。

（三）风险导向原则：聚焦高发风险点，实施差异化管控措施。

（四）持续改进原则：定期评估制度有效性，动态优化管理机制。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对公司办公用品采购管理工作负总责，领导决策层统筹审定重大采购事项，确保管理方向与公司战略一致。分管领导作为直接责任人，负责专项管理制度落实、风险防控及资源保障。

第六条设立XX专项管理领导小组，由公司主要负责人任组长，分管领导任副组长，财务部、采购部、办公室等相关部门负责人为成员，履行以下职能：

（一）统筹协调：研究决策重大采购管理事项，协调跨部门协作。

（二）决策审批：审定年度采购预算、供应商准入标准及重大采购方案。

（三）监督评价：定期检查制度执行情况，评估管理成效。

第七条明确三类主体职责分工：

（一）牵头部门（办公室）：

1.统筹XX专项管理制度建设，修订完善管理办法；

2.组织开展供应商资质审核及风险评估；

3.监督采购流程合规性，开展日常检查；

4.负责采购数据统计分析及报表编制。

（二）专责部门（采购部、财务部）：

1.采购部：负责招标采购组织、合同签订及履约监督；

2.财务部：负责预算审核、资金支付及凭证管理。

（三）业务部门/下属单位：

1.负责本部门办公用品需求测算与日常领用管理；

2.确保采购申请符合制度要求，配合现场核查。

第八条基层执行岗（采购员、出纳、领用人等）须履行以下合规操作责任：

（一）岗位合规承诺：签署《XX岗位合规承诺书》，明确个人职责；

（二）风险上报义务：发现采购异常或潜在风险，及时向专责部门报告；

（三）操作规范执行：严格遵守采购流程，禁止代签、漏签或擅自变更采购内容。

第三章专项管理重点内容与要求

第九条供应商准入管理：

（一）合规标准：建立合格供应商名录，实施动态管理，定期开展资质复审；供应商需具备《政府采购法》规定条件，并提供营业执照、税务登记证、行业准入证明等材料。

（二）禁止行为：严禁向近亲属或特定关系人采购，禁止设置排他性条款；

（三）风险防控：实施供应商履约评价，对不合格供应商实施“黑名单”管理。

第十条采购预算管理：

（一）合规标准：年度采购预算需经财务部审核，与部门职能需求匹配，杜绝超预算采购；预算调整需履行审批程序，说明调整依据。

（二）禁止行为：严禁无预算采购或虚假预算套取资金；

（三）风险防控：建立预算执行监控机制，对超额采购进行专项核查。

第十一条招标采购管理：

（一）合规标准：采购金额超过X万元的须实施公开招标，采用综合评分法确定供应商；紧急采购可启动单一来源程序，但需说明理由并报备；

（二）禁止行为：严禁围标、串标或泄露标底；

（三）风险防控：全程记录招标过程，引入第三方监理机构强化监督。

第十二条采购流程控制：

（一）合规标准：采购申请需经部门负责人、分管领导审批，采购部复核后执行；禁止超权限审批，采购记录需完整归档；

（二）禁止行为：严禁将小额采购集中化规避审批；

（三）风险防控：实施电子化审批系统，自动校验权限设置。

第十三条价格管理：

（一）合规标准：执行政府采购指导价或市场均价，签订电子合同明确价格条款；实施“询价比价”制度，保留比价记录；

（二）禁止行为：严禁虚报价