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办公用品领用制度和管理制度

第一章总则

第一条依据国家关于企业内部管理规范化、风险防控体系化的相关政策法规，结合行业先进管理准则及集团母公司关于物资管理、风险防控的指导意见，为规范公司办公用品领用行为，强化成本控制，防范舞弊风险，提升管理效能，特制定本制度。本制度旨在通过明确管理职责、规范操作流程、强化风险管控，构建权责清晰、流程完备、风险可控的办公用品领用管理体系，确保公司资源合理配置，保障业务高效运转。

第二条本制度适用于公司总部各部门、下属单位及全体员工。所有涉及办公用品的采购申请、领用审批、库存管理、报废处置等环节，均须严格遵循本制度执行。具体适用场景包括但不限于日常办公耗材、固定资产购置、专项活动物资、应急物资调配等。任何部门或个人不得以任何理由规避或变通本制度规定。

第三条本制度中下列术语的含义界定如下：

（一）“XX专项管理”指公司围绕办公用品领用全流程，通过制度设计、流程优化、风险识别、监控预警、责任追究等手段，实现物资管理规范化、风险防控系统化的管理活动。

（二）“XX风险”指在办公用品领用环节中可能出现的违规操作、资源浪费、资产流失、舞弊行为等潜在威胁公司利益或运营秩序的情形。

（三）“XX合规”指办公用品领用活动必须符合国家法律法规、行业规范及公司内部管理制度的要求，确保行为合法、程序正当、权责清晰。

第四条办公用品领用管理应遵循以下核心原则：

（一）“全面覆盖”原则，即管理制度覆盖所有领用场景和业务单元，不留管理空白；

（二）“责任到人”原则，即明确各级管理者和执行人的职责权限，确保事事有人管、环环有人盯；

（三）“风险导向”原则，即重点关注高风险环节，实施差异化管控措施；

（四）“持续改进”原则，即定期评估管理效果，优化制度流程，适应内外部环境变化。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对办公用品领用管理工作负总责，统筹决策制度完善、资源保障、重大风险处置等事项；分管领导为直接责任人，负责专项管理工作的组织实施、监督考核及跨部门协调。各级领导须在分管领域内落实“一岗双责”，将合规管理纳入日常履职考核。

第六条设立办公用品领用管理领导小组，由公司主要负责人任组长，分管领导任副组长，相关部门负责人为成员。领导小组主要履行以下职能：

（一）统筹公司办公用品领用管理工作的顶层设计，审议制度修订方案；

（二）协调解决跨部门管理难题，监督制度执行情况；

（三）定期听取专项管理报告，对重大风险事项做出决策。

第七条明确三类主体的管理职责：

（一）牵头部门（XX部）：

1.统筹办公用品领用管理制度体系建设，牵头组织制度修订；

2.定期开展风险识别与评估，提出优化建议；

3.负责领用数据的统计分析，向领导小组报告管理成效；

4.组织全员培训，提升合规意识；

5.监督考核各部门执行情况。

（二）专责部门（XX部）：

1.负责供应商准入与管理，实施供应商尽职调查；

2.优化领用审批流程，嵌入合规控制节点；

3.指导业务部门开展风险防控，处置违规问题；

4.拓展信息化管理手段，提升监控效率。

（三）业务部门/下属单位：

1.落实领用需求申请，确保物资匹配业务实际；

2.严格执行审批权限，规范领用记录；

3.开展内部风险排查，及时上报异常情况；

4.定期盘点库存，处置闲置物资。

第八条基层执行岗位须履行以下合规操作责任：

（一）严格遵守领用标准，不得超范围、超数量申请；

（二）如实填报领用信息，确保数据准确完整；

（三）妥善保管领用凭证，配合审计检查；

（四）发现违规行为或潜在风险，主动向直接上级或牵头部门报告。

第三章专项管理重点内容与要求

第九条采购管理：

（一）合规标准：供应商选择须遵循“公开、公平、公正”原则，通过比价、招标等合规方式确定；建立合格供应商名录，定期开展资质复审；采购合同须明确物资规格、价格、交付标准等关键条款。

（二）禁止行为：严禁向亲属或利益关系人采购；禁止指定特定供应商或围标串标；杜绝以次充好、虚报数量套取资金等舞弊行为。

（三）风险防控重点：关注价格异常、交付延迟等风险，加强合同履约监控。

第十条领用审批：

（一）合规标准：建立分级审批制度，按金额、物资类型设定权限；紧急领用须履行补办程序；领用单须经申请人、审批人双签字确认；特殊物资（如固定资产）须纳入资产台账管理。

（二）禁止行为：严禁越权审批、代签领用单；禁止无需求领用或超标准配置；杜绝将领用物资挪作他用。

（三）风险防控重点：监控审批超时、审批环节缺失等异常，强化电子审批的留痕管理。

第