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办公用品采购及盘点制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国政府采购法》及相关行业准则制定，同时参照集团母公司关于内部控制、风险防控的统一要求，结合企业内部办公用品采购及管理的实际需求，旨在规范办公用品采购行为，加强库存管理，降低运营成本，防范管理风险，提升资源使用效率。制度的制定实施，是企业强化合规管理、落实精细化运营的重要举措，对于防控采购领域专项风险、优化业务流程、提升管理效能具有关键意义。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工涉及办公用品采购、入库、领用、盘点、处置等全流程管理活动。具体适用场景包括但不限于日常办公耗材（如纸张、笔、文件夹）、办公设备（如打印机、电脑外设）、劳保用品（如工作服、防护用品）及其他与办公相关的物资管理。

第三条本制度涉及以下核心术语：

（一）“办公用品专项管理”指企业为实现办公用品采购及管理的合规、高效、透明，建立的一整套包括制度规范、流程控制、风险防控、考核评价在内的系统性管理活动。

（二）“采购领域专项风险”指在办公用品采购过程中可能出现的合规风险、财务风险、操作风险等，如供应商选择不当、价格虚高、舞弊行为、库存积压或短缺等。

（三）“XX合规”指办公用品采购及管理活动严格遵循国家法律法规、行业规范及企业内部制度要求，确保采购过程公开透明、决策科学合理、操作规范严谨。

第四条办公用品采购及盘点管理遵循以下核心原则：

（一）“全面覆盖”原则：确保所有办公用品采购及管理活动均纳入制度管控范围，不留管理死角。

（二）“责任到人”原则：明确各层级、各岗位在采购及盘点环节的责任主体，确保权责清晰。

（三）“风险导向”原则：聚焦重点环节和关键风险点，实施差异化管控策略。

（四）“持续改进”原则：定期评估管理效果，动态优化制度流程，适应内外部环境变化。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对办公用品采购及盘点管理工作的全面负责，承担第一责任人的领导责任；分管领导作为直接责任人，负责具体工作的组织协调与监督落实，确保制度有效执行。

第六条设立“办公用品专项管理领导小组”，由公司主要负责人牵头，分管领导任组长，财务部、采购部、办公室等部门负责人及下属单位代表组成。领导小组主要履行统筹协调、决策审批、监督评价职能，负责审议重大采购项目、审批年度采购预算、监督制度执行情况及重大风险处置。

第七条明确三类主体职责：

（一）牵头部门（办公室）：统筹办公用品专项管理制度建设、风险识别、监督考核、培训宣贯等工作，牵头组织年度盘点及数据统计分析。

（二）专责部门（采购部、财务部）：采购部负责供应商管理、招标采购流程优化、合同履约监督；财务部负责预算审核、资金支付、成本核算及税务合规管理。

（三）业务部门/下属单位：负责本领域办公用品需求测算、领用管理、日常库存维护，落实专项管理要求，开展本部门风险防控。

第八条基层执行岗位（如采购专员、仓库管理员、领用人员）需严格履行以下合规操作责任：

（一）采购专员需确保采购流程符合制度要求，严禁未经审批擅自采购或超预算采购。

（二）仓库管理员需严格执行入库验收、登记、盘点制度，防止数量差错或质量隐患。

（三）领用人员需按需领用、规范登记，避免浪费或违规借用。

（四）所有岗位均有风险上报义务，对发现的异常情况及时向专责部门或领导小组报告。

第三章专项管理重点内容与要求

第九条供应商选择与尽职调查：

（一）采购部应建立合格供应商名录，采用公开招标、竞争性谈判等方式选择供应商，确保比价科学、决策透明。

（二）严格供应商背景审查，包括营业执照、资质认证、财务状况、履约记录等，严禁选择存在信用风险或法律纠纷的企业。

第十条采购流程规范：

（一）采购需求需经部门负责人审批，预算超限项目需报领导小组审议。

（二）禁止通过关联方采购或利益输送，所有采购行为须在阳光平台进行，保留完整审批记录。

第十一条价格管理与合同签订：

（一）采用市场价格法或成本法确定采购价格，必要时组织第三方评估。

（二）签订采购合同需明确交付标准、验收条款、付款条件，法律部审核关键条款，防范合同风险。

第十二条库存动态管理：

（一）设定最高最低库存限额，超限采购需说明理由并报专责部门备案。

（二）定期对库存物资进行分类，淘汰陈旧物资，处置呆滞资产，降低仓储成本。

第十三条盘点制度要求：

（一）每季度开展全面盘点，特殊情况（如节前、新员工入职）需临时盘点，盘点结果需经双线复核。

（二）盘点差异需查明原因，明确责任并整改，严禁虚报或瞒报库存数据。

第十四条领用与报销规范：

（一）建