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如何管理好企业的设备档案 设备档案是企业科技档案的重要组成部分。它与产品档案、科研档案、基建档案有共通性，也具有较大的差异。无论其形成来源还是载体形式，都有各自的特点。 第一，动态性。企业设备档案管理，是随着设备不断改造、更新而变化的。在设备报废前，它始终都处在一种不确定的状态中。一旦设备从订购开始，一直到安装调试结束以及在后来的使用过程中，必然要形立项表、合同、采购规范、验收及检修记录、改造图纸等。而设备档案管理动态性，与产品、基建、科研档案相比是突出的。产品档案在产品定型投产，科研档案在科研课题鉴定后，基建档案在工程竣工验收后，一般来说，都于相对稳定状态，不会有多大的变化。设备档案则不同，只要它还在正常使日，就会不断形成新的资料，直至设备的报废，其档案才停止增长。设备档案管理要求对设备进行全过程管理。这是由于，一是设备档案形成单位不同。一台设备的随机资料是由供货方提供的。而合同、验收等材料一般由公司设备部门提供。一般的维护保养则由使用单位形成，而大、中修则是由业的设备维护部门形成的。二是设备处在不同的阶段，就形成不同的档案资料。如同一厂家同一型号的设备，由于操作者的责任心及维护、保养状况不同，形成的档案资料也就不会相同。三是设备档案的载体形式不同，大、精、尖、稀与中、小型设备，它们的档案资料是不尽相同的，有的既有文字资料，还有光盘、软盘、胶片及图纸等。 第二，综合性。企业设备管理的主要任务，是对设备进行综合管理，设备档案管理也是设备综合管理的主要内容之一，它表现为分阶段的综合性特点是，按企业设备管理的工作程序，设备管理分为四个阶段，一是设备的规划、选购（招投标）及安装调试阶段；二是设备的使用维护阶段；三是设备的检修阶段；四是设备的改造更新阶段。这四个阶段是交替出现的，表现为部门的综合性特点是，设备管理部门，只有实行综合性管理，才能有效保存设备的完好率。设备管理的五个相结合（设计、制造与使用相结合，维护与计划检修相结合，修理、改造与更新相结合，专业与个人管理相结合，技术与经济管理相结合），实质上体现了其综合性的特点。当然设备档案的管理也必须根据其综合性的原则，了解在各阶段，各部门设备文件材料形成的规律，便于其收集和管理。 第三，多样性。设备本身的丰富性和复杂性，就决定了设备档案具有多样性的特点。主要是由于不同的生产行业，生产过程，生产要求和使用情况等诸多因素决定的，设备档案的多样性特点在企业的科技档案体系中是显而易见的。 因此，企业设备档案管理的动态性、综合性、多样性的特点，要求档案管理人员具有丰富的理论和专业知识，善于摸索工作中的规律，减少工作中的盲目性，发挥积极主动性，为公司生产、经营和管理服务。 根据设备档案的特点，重点是把好“四关”根据企业设备档案的三个特点，档案人员必须在工作中主要是把好“四关”： 1、设备的合同、协议关 企业在制定购买设备的计划时，设备部门就要对拟采购的相关设备的技未特点作好调研，编写采购规范，并在招标书（议标、比价采购）中对设备的随机资料及软件作出详细的要求。设备部门在与供货商谈判时，必须在采购合同、技术协议中（中、英文）以准确、完整、系统地要求供货商提供所购设名的随机资料、软件及数量要求，并还要有相关经济措施来制约供货商拖欠或少给随机资料。这就要求设备部门的有关人员，必须具有较高的责任心和专业水平，不能稀里湖涂，任何设备不能一个模式要求提供随机资料。 2、开箱关 设备到达指定位置后，相关部门的有关人员，会同供货商一起依据签订合，技术协议分门别类清点硬件、软件及随机资料，在相关纪要报告中明确清理结果，如与合同、技术协议中相差不大，可通过设备开箱关，如与合同、技术谢谢相差较大时，可暂时中止设备的开箱检查，双方协调后再进行。 3、预、终验收关 在供货商告知设备可进行验收时，企业派人到实地进行预备验收，必须严格按合同，技术协议进行，不仅要查设备的实物质量，更要检查设备的软件及随机资料。根据存在的问题，提出解决方案。与合同、技术协议相符合才能签署预验收纪要、报告。否则，不能签署发箱装运。 4.竣工资料编制关 在签订设备合同后，一般供货商在较短的时间内，就将设备的基础图发至，企业就根据供货商提供设备的节点，安排设备的基础施工。而设备基由于设备的大小不同，施工周期长短就有差别。因此，设备基础竣工资料求就有差异，设备基础施工方素质的参差不齐，也同样影响竣工资料的质所以，在设备基础施工的前、中、后期，必须注意其施工质量及资料的落青况，特别是进口、国内的大、精、尖、稀设备。发现问题，及时纠正和整企业设备档案管理是企业档案管理中的重要组成部分，管理好坏关系到企生产是否能正常进行。