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2026年口碑服务公司财务档案管理制度
第一章总则
第一条制定目的
为规范公司财务档案管理工作，保障财务档案的真实、完整、安全与可追溯，提高财务档案利用效率，为公司经营决策、审计监督、税务核查等工作提供可靠依据，依据《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合公司口碑服务业务实际及财务管理需求，制定本制度。
第二条适用范围
本制度适用于公司所有财务档案的形成、收集、整理、归档、保管、借阅、复制、移交及销毁等全流程管理工作。公司财务部门、档案管理部门（若设置）、相关业务部门及所有接触、管理财务档案的人员，均需遵守本制度。
第三条核心定义
本制度所称财务档案，指公司在财务管理活动中形成的，能够反映公司财务收支、经营成果、资产状况等经济业务情况的各类具有保存价值的文字、图表、电子数据等资料的总称。主要包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告、税务资料、预算资料、资金管理资料、财务审计资料、合同协议（财务相关）、银行对账单及其他财务相关资料。财务档案管理，指对财务档案从形成到销毁的全生命周期管理工作。
第四条基本原则
（一）合规性原则。严格遵守相关法律法规及行业规范，规范财务档案管理全流程，确保档案管理工作合法合规。
（二）真实完整原则。确保财务档案真实反映公司经济业务情况，内容完整、数据准确，无篡改、缺失、遗漏等情况。
（三）安全保密原则。建立健全财务档案安全保密机制，妥善保管财务档案，防范档案丢失、损毁、泄露等风险，保护公司商业秘密及敏感财务信息。
（四）及时规范原则。财务档案的收集、整理、归档工作需及时推进，档案管理流程规范有序，确保档案管理的时效性与规范性。
（五）便于利用原则。在保障安全保密的前提下，优化财务档案管理方式，确保财务档案便于后续查阅、利用及审计监督等工作。
（六）分类管理原则。根据财务档案的类型、重要程度、保管期限等，实行分类管理，提升档案管理效率。
第二章组织机构与职责
第五条财务部门职责
财务部门是财务档案管理的牵头部门，主要职责包括：
（一）牵头制定和修订财务档案管理制度、操作流程、分类标准、保管规范及相关表单模板。
（二）负责财务档案的日常收集、整理、审核、装订及初步归档工作，确保档案资料完整、规范。
（三）指定专人负责财务档案的日常保管工作（若公司未设置专门档案管理部门），或配合档案管理部门完成财务档案的移交归档工作。
（四）负责财务档案借阅、复制的审核审批工作，规范借阅流程，保障档案安全。
（五）牵头开展财务档案保管期限的核查工作，按规定流程推进到期财务档案的销毁准备工作。
（六）负责财务电子档案的生成、存储、备份、加密等管理工作，确保电子档案的安全性与可读取性。
（七）组织开展财务档案管理相关培训，提升相关人员的档案管理意识与操作能力。
第六条档案管理部门职责（若设置）
（一）配合财务部门制定财务档案管理相关制度，提供档案管理专业指导。
（二）负责接收财务部门移交的财务档案，进行统一分类、编号、登记及集中保管。
（三）负责财务档案保管场所的日常管理，落实防火、防潮、防盗、防虫、防霉变等安全防护措施。
（四）配合财务部门办理财务档案的借阅、复制、移交等相关手续，监督档案使用过程的规范性。
（五）参与到期财务档案的销毁监销工作，确保销毁流程合规。
第七条财务负责人职责
（一）统筹财务档案管理工作，对财务档案管理制度的制定、修订及实施工作进行审核把关。
（二）审批财务档案的借阅、复制、移交、销毁等重大事项，确保流程合规。
（三）监督财务档案管理工作的开展情况，及时发现并解决档案管理中存在的问题，保障档案安全完整。
第八条财务档案管理员职责
（一）严格遵守财务档案管理制度及操作流程，负责财务档案的日常收集、整理、装订、归档、保管等具体工作。
（二）建立财务档案管理台账，详细记录档案的名称、编号、形成时间、保管期限、移交人、借阅人、销毁情况等信息，确保档案管理可追溯。
（三）负责财务档案保管场所及保管设备的日常维护，落实安全防护措施，定期检查档案保管情况，发现档案损毁、变质等问题及时上报并处理。
（四）严格按照规定办理财务档案的借阅、复制手续，监督借阅人员妥善使用档案，确保档案不被篡改、损毁或泄露。
（五）负责财务电子档案的日常管理，定期进行数据备份，确保电子档案的安全性与完整性。
（六）配合开展到期财务档案的清理、鉴定及销毁准备工作，如实记录相关过程。
第九条其他相关部门及人员职责
（一）业务部门及相关人员需配合财务部门收集整理与业务相关的财务档案资料（如业务合同、费用报销凭证附件等），确保资料真实、完整、及时提交。
（二）借阅财务档案的人员需严格遵守借阅规定，妥善保管所借档案，按时归还，不得擅自篡改、复制、传播或损毁档案内容。
（三）内部审计
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