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2026年口碑服务公司办公用品采购与领用管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范口碑服务公司（以下简称“公司”）办公用品采购与领用管理工作，建立“按需采购、规范领用、合理库存、成本可控”的管理机制，保障公司日常运营所需办公用品的及时供应，降低行政运营成本，提高资源使用效率，营造整洁有序的办公环境，结合公司口碑服务业务运营实际（含客户服务、业务支持、项目执行等全部门办公场景），特制定本制度。

第二条制定依据

本制度制定严格遵循《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国会计法》等国家相关法律法规，以及公司财务管理制度、行政管理制度、资产管理办法等内部规范。

第三条适用范围

本制度适用于公司各部门、各分支机构全体员工的办公用品采购、领用、库存、报废等全流程管理工作。所有办公用品的相关管理活动均需遵照本制度规定执行。

第四条核心定义

本制度所称“办公用品”，是指公司日常办公所需的各类消耗性物品、低值易耗品及办公设备配件，主要分为两类：（一）消耗性办公用品，包括打印纸、笔、笔记本、文件夹、回形针、订书钉、胶水、硒鼓、墨盒等一次性或短期使用类物品；（二）低值易耗办公用品，包括计算器、U盘、鼠标、键盘、剪刀、卷尺、文件柜（小型）等单价较低、使用周期较短的物品。本制度所称“采购专员”，是指由行政部指定负责办公用品采购统筹、供应商对接的专职或兼职人员；“库管员”，是指由行政部指定负责办公用品入库验收、库存管理、领用登记的专职或兼职人员。

第五条基本原则

（一）合法合规原则。严格遵循国家相关法律法规及公司内部规范，规范采购流程与资金使用，确保采购与领用工作合规有序开展。

（二）按需采购原则。基于各部门实际办公需求与库存情况制定采购计划，避免过度采购造成资源浪费与资金占用。

（三）成本最优原则。在保障办公用品质量符合办公需求的前提下，通过多方比价、集中采购等方式控制采购成本，优先选择性价比高的产品与供应商。

（四）规范领用原则。明确领用标准与流程，实行按需领用、登记备案管理，杜绝私领、滥领等浪费行为。

（五）权责明晰原则。明确各部门及相关人员在采购、领用、库存管理中的职责，确保管理流程闭环、责任落实到人。

第二章组织架构与职责分工

第六条组织架构

公司建立“统一领导、归口管理、分工协作”的办公用品采购与领用管理组织体系，明确各层级管理职责，保障管理工作有序推进：

（一）行政办公管理领导小组。作为管理决策机构，由公司管理层组成，负责统筹协调办公用品管理重大事项，审批管理制度及配套规范、年度采购预算、重大采购方案，监督管理工作落实情况。

（二）行政部。作为核心归口管理部门，牵头负责办公用品的日常管理工作，包括采购计划制定、供应商筛选与管理、采购实施、入库验收、库存管理、领用登记、报废处置等具体工作。

（三）各业务部门。包括各业务线、运营、客户服务等部门，负责本部门办公用品的需求提报、领用申请、内部分发与使用监管，配合行政部开展库存盘点、需求调研等工作。

（四）财务部门。负责办公用品采购预算的审核与拨付，核查采购费用支出的合规性与准确性，办理费用报销手续，建立采购费用支付台账，妥善保管相关财务凭证。

（五）监督检查部门。由公司内部审计部门牵头，负责对办公用品采购与领用管理全流程工作开展监督检查，核查制度执行情况、采购流程合规性、费用使用合理性、库存管理规范性等，发现并督促整改管理过程中的问题。

第七条核心职责

（一）行政办公管理领导小组核心职责：

贯彻落实国家相关法律法规及政策要求，审定公司办公用品采购与领用管理制度及配套规范；

审批年度办公用品采购预算、重大采购方案（单次采购金额超过[X]元）、供应商准入名单及管理工作重大调整事项；

统筹协调管理过程中的重大问题，解决跨部门协作中的关键矛盾，保障管理工作顺利推进；

定期听取管理工作汇报，审核管理工作年度总结报告，督促各部门落实管理责任。

（二）行政部核心职责：

负责本制度的制定、修订、培训及宣贯工作，确保全体员工熟悉制度内容、明确操作要求；

建立健全办公用品采购管理体系，制定采购流程、供应商管理标准、验收标准等配套规范；

收集各部门办公用品需求，结合库存情况编制月度、季度采购计划，报行政办公管理领导小组审批后执行；

负责供应商的筛选、评估、准入与动态管理，建立合格供应商名录，签订采购合作协议（长期合作供应商）；

按照采购计划组织实施采购工作，负责采购过程的统筹协调、价格谈判、合同签订（如需）等事宜；

安排库管员开展办公用品入库验收工作，核对物品数量、规格、质量等信息，办理入库登记手续，建立库存管理台账；

负责办公用品的日常库存管理，定期开展库存盘点，及时发现并处理库存积压、短缺、损坏等问题，建立库存预警机制；

受理各部门办公用品领用申请，按照领用标准办理领用登记手续，监督领用流程