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2025年学校行政秘书工作总结及2026年工作计划

2025年，在学校党委行政的领导下，围绕“服务全局、保障运转、提升效能”核心目标，行政秘书岗位紧密结合学校年度重点工作，立足文书处理、会议组织、综合协调、档案管理、信息调研、后勤保障等职能，扎实推进各项任务落实。全年累计处理收文1268件、发文892件，组织党委会、校长办公会等核心会议47次，协调跨部门事项132项，完成档案归档2187卷（件），形成调研分析报告12篇，为学校教学、科研、管理工作的有序运转提供了坚实支撑。现将具体工作情况总结如下，并对2026年重点任务作出规划。

一、2025年工作总结

（一）文书处理规范化水平显著提升，服务决策更精准

以“严谨、高效、规范”为目标，重构文书处理全流程。一是优化收文分类机制，将上级文件、平行单位函件、校内请示按“急件立办、要件精办、普件快办”原则标注处理优先级，全年急件平均办结时间压缩至1.5个工作日，较上年缩短40%；二是强化发文质量管控，修订《学校公文处理实施细则》，明确“拟稿-部门初审-秘书核稿-领导签发”四级审核流程，重点核查政策合规性、表述准确性、格式规范性，全年发文退改率由上年的18%降至5%；三是推进电子公文系统深度应用，完成与教育厅公文交换平台的对接，实现95%以上正式文件线上流转，纸质文件归档量减少60%，同时建立电子公文归档备份机制，确保数据安全无遗漏。

（二）会议组织标准化建设取得突破，运转效率再升级

聚焦“会前筹备精细、会中记录准确、会后落实到位”全周期管理。全年组织党委会23次、校长办公会16次、专题协调会8次，参会人员覆盖校领导、中层干部及教师代表1200余人次。会前环节，严格执行“议题预审”制度，对拟上会材料提前3个工作日送相关校领导及部门审阅，不符合要求的议题暂缓上会，全年驳回材料不完整议题7项；会中环节，采用“双记录”模式（手写记录+录音备份），同步整理《会议纪要》核心要点，确保决策内容无偏差；会后环节，建立“督办台账”，将会议决议分解为89项具体任务，明确责任部门、完成时限，通过“每周提醒、半月通报、月度总结”机制跟踪进度，全年任务按时完成率达98%，较上年提升12个百分点。针对跨校区会议，推广“主会场+分会场+线上直播”模式，解决新老校区距离较远导致的参会不便问题，相关经验被兄弟院校借鉴。

（三）综合协调实效性持续增强，部门联动更顺畅

立足“上传下达、左右衔接”枢纽作用，构建“日常沟通+专项协调+重点督办”协同机制。一是建立部门联络专员制度，为32个二级单位明确1名行政联络人，通过月度工作例会、工作群实时沟通等方式，及时传递学校决策部署，收集基层需求，全年整理反馈意见6类43条，推动解决教师办公设备更新、学生活动场地协调等实际问题28项；二是深度参与学校重点工作，在本科教学审核评估迎检中，协调教务处、评估办、各教学院部制定迎检任务清单，细化237项具体指标，组织模拟演练5次，确保评估材料准备充分、现场答辩有序；在60周年校庆筹备中，牵头对接校友办、宣传部、后勤处等部门，统筹活动策划、嘉宾接待、场地布置等环节，保障校庆系列活动顺利开展；三是完善矛盾调解机制，针对教师职称评审、学生奖助学金评定等易引发争议的工作，主动介入沟通，梳理政策依据，协调相关部门做好解释说明，全年化解矛盾事项11起，未出现越级投诉情况。

（四）档案管理数字化转型加速推进，资源利用更高效

以“存量数字化、增量电子化”为目标，推动档案工作从“保管型”向“服务型”转变。一是完成存量档案数字化攻坚，集中力量对2010-2020年文书档案、教学档案进行扫描，累计数字化1687卷、12.3万页，全部录入档案管理系统并挂接原文，实现“一键检索、在线调阅”；二是规范增量档案收集，修订《学校档案归档范围与保管期限表》，将科研项目结题材料、大型活动影像资料等纳入归档范围，组织6场档案业务培训，覆盖兼职档案员112人次，全年归档完整率达99%；三是强化档案开发利用，针对教学评估、历史研究等需求，编制《学校近十年重点工作成果汇编》《校友名人录》等专题资料5册，为校史研究、政策制定提供参考，全年档案查询利用236人次，较上年增长42%。

（五）信息调研针对性不断提高，参谋助手作用更凸显

围绕学校中心工作，深入开展调查研究，为领导决策提供数据支撑。一是建立“常规调研+专项调研”机制，常规调研聚焦师生关切，通过问卷星、座谈会等方式收集教学管理、后勤服务等方面意见，全年发放问卷2100份，形成《学生食堂满意度分析报告》《教师办公条件改善建议》等报告6篇；专项调研瞄准发展瓶颈，针对新校区实验室建设进度滞后问题，实地走访基建处、资产处及施工方，梳理制约因素12项，提出“优化审批流程、建立周例会制度”等建议，被采纳后实验室交付时间提前2个月；二是提