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2025年学校行政秘书工作总结及下一年工作计划

2025年是学校深化改革、推进高质量发展的关键一年。作为行政秘书，我始终以“服务大局、保障运转、提升效能”为核心目标，紧扣学校年度重点工作，在公文处理、会议组织、综合协调、档案管理、信息调研及后勤保障等方面深耕细作，切实发挥了中枢协调与服务支撑作用。现将本年度工作情况总结如下，并结合实际提出2026年工作计划。

一、2025年工作回顾与成效

（一）公文处理严谨高效，督办落实精准有力

全年共处理收文1268件、发文876件，涵盖上级政策文件、校内决议、通知公告等多类文书，实现“零错漏、零延误”目标。在收文环节，优化“分类登记—初核分流—领导批办—跟踪督办”全流程，将传统纸质登记升级为电子台账管理，收文登记时效从半日缩短至30分钟，紧急文件即收即办；对涉及多部门的协作类文件，同步建立“责任清单+时间节点”双轨跟踪机制，确保任务不推诿、进度可追溯。在发文环节，严格执行“拟稿审核—部门会签—领导签发—正式印发”四级把关制度，重点强化政策合规性、表述准确性审核，全年发文退改率较2024年下降12%，文件一次性通过率提升至95%。

督办工作突出“精准性”与“实效性”，围绕学校年度重点任务（如本科教学审核评估准备、新校区建设推进、师资队伍优化等）建立专项督办清单，全年下发督办通知42期，跟踪事项167项，通过“书面反馈+现场核查”双轨验收，完成率达98%。其中，针对“教学设备更新进度滞后”问题，主动协调资产处、教务处召开专题推进会3次，推动32间教室设备于9月开学前全部到位，保障了教学秩序。

（二）会议组织规范有序，服务保障细致到位

全年组织校党委会、校长办公会等常规会议48次，专题研讨会、协调会等专项会议72次，参会总人次超2100人次，实现“会前筹备零疏漏、会中服务零失误、会后落实零拖延”。会前筹备中，严格执行“议题预审+材料汇编+场地检查”三项制度：提前3个工作日收集议题，对内容不明确、材料不完整的议题予以上会提醒；按“议程—汇报材料—附件”逻辑整理会议材料，统一格式与装订标准；会前1小时完成会场设备调试（含投影、录音、座位牌等），重要会议安排双备份保障。会中服务注重细节，实行“双记录员”制度（文字记录+录音存档），同步建立“重点事项标记”机制，确保决议要点无遗漏；针对远程视频会议，提前测试连线稳定性，全年23次线上会议均实现零卡顿。会后跟进强化“闭环管理”，24小时内形成会议纪要并印发，同步将决议事项纳入督办清单，跟踪反馈率100%。例如，在“新校区智慧校园建设”专题会上，整理形成5类23项具体任务，通过月度督办通报，推动一期工程于12月完成招标准备，较原计划提前1个月。

（三）综合协调务实高效，跨部门协作成效显著

立足“上传下达、左右联动”职责，全年协调解决跨部门事项89项，涉及教学、科研、后勤、人事等多个领域。针对“院系教学场地调整与实验室建设冲突”问题，主动对接教务处、资产处、各院系，通过实地勘查、数据比对，提出“分阶段腾退+临时周转”方案，既保障了5个院系的教学需求，又为3个重点实验室腾出1200㎡空间。在“职称评审材料收集”工作中，鉴于往年存在材料不齐、格式不统一等问题，提前1个月组织人事处、各院系秘书召开培训会，明确材料清单、格式要求及提交时限，同步建立“线上提交+线下核验”双轨接收机制，最终材料提交完成率达100%，审核通过率提升至97%，较2024年节省审核时间3个工作日。此外，针对师生反映的“行政事务办理流程复杂”问题，梳理出12项高频业务（如请假审批、证明开具），联合相关部门绘制“流程图解”，通过校园网、公众号发布，师生咨询量下降40%，办理时效平均缩短2天。

（四）档案管理提质升级，资源利用效能凸显

以“数字化、规范化、便捷化”为目标，全面推进档案管理优化。一方面，完成2020-2024年纸质档案数字化扫描，共录入电子档案12.3万页，建立“年度+类别+关键词”三级检索系统，档案查阅时间从平均30分钟缩短至5分钟以内；针对部分旧档案字迹模糊问题，引入OCR文字识别技术，对1.2万页关键档案（如合同、批文）进行矫正优化，识别准确率从75%提升至92%。另一方面，完善《学校档案管理办法》，细化“收集—整理—归档—利用”全流程标准，明确各部门归档责任与时限（如教学档案需在学期末前10个工作日提交），全年档案归档及时率从85%提升至98%。在资源利用上，主动对接教学评估、历史校史编写等需求，提供档案查询服务216次，其中为“本科教学审核评估”整理近5年教学管理档案32盒，助力评估材料准备效率提升30%。

（五）信息调研深入扎实，参谋助手作用强化

围绕学校中心工作与师生关切，开展专题调研6项，形成调研报告4份，其中3项建议被采纳实施。一是聚焦“教学管理流程优