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药店连锁总部药品效期管理制度

一、总则

为规范连锁药店药品效期管理，保障药品质量安全，降低因效期问题导致的药品损耗，依据《中华人民共和国药品管理法》《药品经营质量管理规范》（GSP）等法律法规，结合企业实际经营情况，制定本制度。本制度适用于连锁总部下属所有门店及物流中心（含常温库、阴凉库、冷库）的药品效期全流程管理，涵盖采购、验收、存储、销售、近效期处理、报损及追溯等环节。

二、管理原则

1.全程管控原则：建立从采购入库到销售出库的全周期效期跟踪机制，确保每个环节可追溯。

2.动态预警原则：通过信息系统对药品效期进行分级预警，实现“早发现、早处理”。

3.优先使用原则：严格执行“先进先出”“近效期优先”的陈列与销售规则，避免效期资源浪费。

4.责任到人原则：明确总部质量管理部、物流中心、门店质量管理员及一线店员的分级管理职责，确保各环节责任可落实。

三、组织架构与职责

（一）总部质量管理部

1.负责制定、修订药品效期管理制度，监督制度执行情况。

2.统筹全系统效期预警阈值设定（如近效期界定为剩余有效期≤6个月，紧急效期界定为≤3个月），审核近效期药品处理方案。

3.组织效期管理培训，定期对门店及物流中心进行效期管理专项检查，形成整改报告并跟踪闭环。

（二）物流中心

1.严格执行入库验收环节的效期核查，确保入库药品效期符合采购要求。

2.按效期对库存药品进行分区管理（如近效期区、正常效期区），每日更新电子台账与货位卡信息。

3.接收系统效期预警后，48小时内完成库存核查并反馈至质量管理部。

（三）门店

1.门店质量管理员负责每日检查陈列药品效期，核对系统与实物一致性，及时处理近效期药品。

2.店员在销售环节落实“近效期优先推荐”原则，主动向顾客提示药品剩余有效期。

3.按月向总部提交《门店效期管理报表》，包含近效期药品明细、处理进度及未处理原因分析。

四、采购环节管理

（一）采购计划制定

采购部门需结合历史销售数据、库存周转率及季节销售特点，制定合理采购计划。单次采购量原则上不超过3个月的预计销售量（特殊药品、紧俏药品除外），避免因过量采购导致效期积压。

（二）供应商效期约定

采购合同中须明确供应商提供药品的效期标准：

-常温储存药品（含中药饮片）入库时剩余有效期不得少于12个月；

-阴凉储存药品（如片剂、胶囊剂）剩余有效期不得少于9个月；

-冷藏储存药品（如生物制品、血液制品）剩余有效期不得少于6个月；

-特殊管理药品（如麻醉药品、精神药品）按供应商提供的效期及合同约定执行。

（三）采购订单管理

采购订单需标注“效期要求”字段，供应商须在随货同行单中注明药品批号、生产日期及有效期。对首次合作供应商，需额外提供同批号药品的效期证明文件（如出厂检验报告）。

五、验收环节管理

（一）入库验收标准

验收员需核对药品实物与随货同行单、采购订单的效期信息，重点检查：

-药品有效期标注是否符合规范（如“有效期至2025年12月”或）；

-效期与采购订单要求是否一致，不符合约定的作拒收处理；

-进口药品需同时核对中文说明书的效期标注，与原包装效期不一致的不得入库。

（二）验收记录管理

验收完成后，需填写《药品入库验收记录》，内容包括药品通用名称、规格、生产企业、批号、生产日期、有效期、数量、验收结论等，记录由验收员与复核员双人签字确认，保存期限不少于5年。

六、存储环节管理

（一）分区管理要求

1.物流中心仓库：按效期将库区划分为“正常效期区”（剩余有效期＞6个月）、“近效期区”（剩余有效期≤6个月）、“待处理区”（剩余有效期≤3个月），各区标识清晰，禁止混放。

2.门店陈列：柜台及货架需按效期顺序陈列，近效期药品放置于显眼位置（如货架前排），避免因陈列位置不当导致效期过期。

（二）货位卡与系统同步

1.每个货位（或陈列位）需悬挂货位卡，标注药品名称、批号、有效期、库存数量，货位卡信息需与WMS系统（仓储管理系统）实时同步，每日下班前由库管员/店员核对一次。

2.物流中心每日10:00前导出《库存效期日报表》，门店每日营业前通过POS系统查询《陈列药品效期清单》，重点关注剩余有效期≤6个月的药品。

（三）效期预警机制

信息系统设置三级预警：

-一级预警（黄色）：剩余有效期≤5个月，推送至物流中心库管员及门店质量管理员；

-二级预警（橙色）：剩余有效期≤3个月，推送至总部质量管理部及区域经理；

-三级预警（红色）：剩余有效期≤1个月，推送至连锁总部分管副总，启动紧急处理流程。