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交易伙伴安全的书面制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国反不正当竞争法》《中华人民共和国网络安全法》《企业内部控制基本规范》及行业相关准则制定，同时遵循集团母公司关于风险防控和合规管理的要求，结合公司实际业务需求，旨在建立健全交易伙伴安全管理体系，有效识别、评估、应对交易过程中的各类风险，规范业务流程，保障公司资产安全与运营稳定。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司采购、销售、供应链、招标、技术合作等所有涉及交易伙伴的业务场景，包括但不限于与供应商、客户、承包商、技术伙伴等的合同签订、履约管理、信息交互等环节。

第三条本制度下列术语定义如下：

（一）“交易伙伴专项管理”指公司为确保交易过程合规、安全、高效，对交易伙伴的准入、过程监控、风险处置及持续优化实施的全流程管理活动。

（二）“交易伙伴风险”指在交易过程中可能对公司资产、声誉、运营造成负面影响的风险，包括但不限于商业贿赂风险、数据泄露风险、合同违约风险、合规合规风险等。

（三）“合规管理”指公司依照法律法规、行业准则及内部制度，对交易行为进行事前审查、事中监控、事后处置的系统性管理活动。

第四条交易伙伴专项管理遵循以下核心原则：

（一）全面覆盖：确保所有交易环节纳入管理范围，不留盲区；

（二）责任到人：明确各层级、各岗位的管理责任与执行责任；

（三）风险导向：以风险防控为核心，优先处置重大风险；

（四）持续改进：根据内外部环境变化动态优化管理体系。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对交易伙伴专项管理负总责，统筹决策资源，确保制度有效落地；分管领导为直接责任人，负责组织协调、监督考核，推动管理目标实现。

第六条设立交易伙伴专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导、各主要部门负责人及下属单位代表组成，主要职责包括：

（一）统筹规划专项管理制度，协调跨部门协作；

（二）审批重大风险处置方案及制度修订事项；

（三）定期听取管理报告，监督体系运行效果。

第七条明确三类主体职责分工：

（一）牵头部门：由风险管理与内控部门担任，负责专项管理制度建设、风险清单更新、培训宣贯、监督考核及数据分析；

（二）专责部门：由采购部、法务部、财务部等承担，分别负责供应商/客户准入审核、合同合规审查、资金/税务合规监控；

（三）业务部门/下属单位：落实本领域交易伙伴管理要求，开展日常风险排查、履约监控及信息报送。

第八条基层执行岗的合规操作责任包括：

（一）严格遵守业务操作规范，确保交易信息真实完整；

（二）主动识别并上报可疑交易行为或潜在风险；

（三）签署岗位合规承诺书，承担相应法律责任。

第三章专项管理重点内容与要求

第九条交易伙伴准入管理：

业务操作的合规标准包括但不限于：

（一）供应商准入需经资质审查、背景调查及行业黑名单筛查；

（二）客户准入需验证身份合法性及交易需求合理性；

（三）禁止与已知违规企业或“一张网”企业合作。

禁止性行为：严禁通过非正常渠道获取交易资源、规避资质审核。

重点防控点：供应商贿赂风险、资质造假风险。

第十条合同履约管理：

合规标准：签订前完成法律合规审核，明确违约责任与争议解决方式；履约中定期复核交付标准与支付流程。

禁止性行为：严禁擅自变更合同核心条款、拖欠货款/服务费、接受超额回扣。

重点防控点：合同违约风险、交付质量风险。

第十一条付款与结算管理：

合规标准：严格遵循审批权限，确保资金流向合法合规；大额支付需双签复核。

禁止性行为：严禁向关联方虚假交易、套取资金、挪用公款。

重点防控点：资金挪用风险、税务合规风险。

第十二条信息安全与保密管理：

合规标准：与交易伙伴签署保密协议，明确敏感信息范围与处理规范；定期开展数据安全培训。

禁止性行为：严禁泄露商业秘密、擅自获取竞争对手信息。

重点防控点：数据泄露风险、网络攻击风险。

第十三条关联交易管理：

合规标准：建立关联交易审批清单，确保决策独立透明；利益冲突需主动申报。

禁止性行为：严禁利用关联关系规避招标、谋取不当利益。

重点防控点：利益输送风险、决策不公风险。

第十四条业务流程合规审查：

合规标准：采购、招标、外包等关键环节嵌入合规审查节点，实行“一票否决制”。

禁止性行为：严禁伪造流程文件、隐瞒违规行为。

重点防控点：操作缺位风险、责任推诿风险。

第十五条异常交易监控：

合规标准：建立交易伙伴行为监测模型，定期排查异常模式（如高频退货、价格异常波动）。

禁止性行为：对监测到的异常交易不及时核查处