建立项目文件归档制度.docxVIP

建立项目文件归档制度

第一章总则

第一条为规范公司项目文件归档工作，确保项目资料的完整性、准确性和安全性，防范因资料管理不善引发的运营风险、法律风险及合规风险，依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等行业准则，结合公司内部管理需求，特制定本制度。本制度旨在通过明确归档范围、流程、职责及保障措施，提升项目文件管理水平，为公司决策、审计及持续改进提供可靠依据。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司所有类型项目（包括但不限于研发、生产、采购、基建、营销等）的文件归档工作。具体适用场景包括项目立项、实施、验收、维护等全生命周期，以及项目相关的决策文件、会议纪要、往来函件、技术资料、财务凭证等。

第三条本制度涉及以下核心术语：

（一）“项目文件归档”是指将项目活动中形成的具有保存价值的各类文件材料，按照规定进行系统整理、分类、标识、保管和利用的过程，是项目管理的重要环节。

（二）“归档范围”指符合档案管理要求的文件类型及归档时限，包括但不限于项目计划书、设计图纸、测试报告、验收记录、变更单、会议纪要等。

（三）“归档流程”指项目文件从形成到最终归档的标准化操作步骤，涵盖收集、整理、鉴定、立卷、归档、保管等环节。

（四）“档案安全风险”指因文件管理不善可能导致的信息泄露、损毁、丢失或不当使用，进而影响公司合法权益或正常运营的风险。

第四条项目文件归档工作应遵循以下核心原则：

（一）“全面覆盖”原则，确保所有项目文件均纳入归档管理，无遗漏；

（二）“责任到人”原则，明确各级管理人员及执行岗位的归档职责；

（三）“风险导向”原则，重点关注涉密、重要、高频使用文件的风险防控；

（四）“持续改进”原则，定期评估归档效果，优化管理机制。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对公司项目文件归档工作负总责，承担最终决策与监督责任；分管领导作为直接责任人，负责制度的组织落实、资源协调及重大事项审批。

第六条设立公司项目文件归档管理委员会，由分管领导牵头，办公室、财务部、法务部、技术部等关键部门负责人组成。委员会职能包括：

（一）统筹公司项目文件归档政策的制定与修订；

（二）协调跨部门归档争议，监督制度执行；

（三）审批重大归档标准及资源分配；

（四）每年开展归档工作评价，提出改进建议。

第七条明确三类主体的归档职责：

（一）牵头部门：办公室作为归档管理的综合协调部门，职责包括：

1.制定与解释归档标准及操作细则；

2.组织归档培训，提升全员归档意识；

3.定期抽查归档质量，提出整改要求；

4.搭建归档信息化平台，实现数据共享。

（二）专责部门：财务部、技术部等业务归口部门，职责包括：

1.审核项目文件归档的合规性；

2.优化归档流程，减少业务阻碍；

3.处理归档中的专业性问题（如技术图纸的扫描规范）；

4.参与档案安全风险评估。

（三）业务部门/下属单位：项目实施单位及相关部门，职责包括：

1.落实项目文件的形成、收集与初步整理；

2.按时提交归档材料，保证内容完整；

3.配合专项审计或检查，提供必要证明；

4.建立部门内部归档监督机制。

第八条基层执行岗位的合规操作责任：

（一）项目成员须遵守文件编号、版本控制等基本规范；

（二）岗位离职前须完成所负责文件的整理移交；

（三）发现归档风险（如文件缺失、格式错误）应立即上报；

（四）签署岗位合规承诺书，确认履行归档义务。

第三章专项管理重点内容与要求

第九条项目立项文件的归档标准：

（一）归档范围：项目建议书、可行性研究报告、立项批复文件、预算清单等；

（二）禁止性行为：严禁伪造立项依据、虚列预算项目；

（三）风险防控点：重点审核资金来源的合规性、审批流程的完整性。

第十条项目实施过程文件的归档要求：

（一）归档范围：会议纪要、设计变更单、进度报告、测试记录、往来函件等；

（二）禁止性行为：严禁篡改过程文件以掩盖问题、规避审批；

（三）风险防控点：关注重大变更的决策记录、供应商资质文件的完整性。

第十一条项目验收文件的归档规范：

（一）归档范围：验收方案、实测数据、整改记录、验收报告、移交清单等；

（二）禁止性行为：严禁伪造验收结论、隐瞒质量问题；

（三）风险防控点：核查验收标准是否与合同一致、第三方见证文件的真实性。

第十二条项目维护文件的归档要求：

（一）归档范围：维护计划、故障记录、备件清单、更新说明等；

（二）禁止性行为：严禁擅自修改维护记录、遗漏安全补丁信息；

（三）风险防控点