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认证公司审核员告知书

为确保认证审核活动的规范性、公正性与有效性，维护认证制度公信力，现就本次认证审核相关事项向贵单位作出如下告知，请严格遵照执行。

一、审核依据与目标

本次审核依据《质量管理体系要求》（GB/T19001-2016）/《环境管理体系要求及使用指南》（GB/T24001-2016）/《职业健康安全管理体系要求及使用指南》（GB/T45001-2020）（根据实际认证类别调整）、贵单位管理体系文件、认证合同及国家相关法律法规开展。审核目标为评价贵单位管理体系与审核依据的符合性、运行的有效性，确认是否持续满足认证要求，为认证决定提供客观证据。

二、审核范围界定

本次审核覆盖范围包括：

1.产品/服务范围：明确具体产品名称、型号、关键工艺（如“XX型智能传感器的研发、生产与售后服务”）；

2.场所范围：列明实际运行场所地址（如“总部：XX市XX区XX路XX号；生产基地：XX市XX县XX工业园区XX栋”）；

3.过程范围：涵盖与管理体系相关的所有过程，包括但不限于产品实现过程（设计开发、采购、生产、检验、交付）、支持过程（人力资源、设备管理、文件控制）及管理过程（管理评审、内部审核、纠正预防措施）；

4.时间范围：追溯至上次认证审核（或初次认证）后至本次审核前的完整管理体系运行周期（一般为12个月）。

三、审核前准备要求

为保障审核顺利开展，贵单位需完成以下准备工作：

（一）文件与记录准备

1.管理体系文件：包括质量/环境/职业健康安全手册、程序文件、作业指导书、记录表单等，需确保文件版本有效（标注发布日期、修订状态）、内容完整（覆盖标准所有条款要求）、与实际运行一致（无“两张皮”现象）；

2.运行记录：提供近12个月的关键运行证据，包括：

-管理评审记录（含输入输出材料、改进措施跟踪）；

-内部审核记录（审核计划、检查表、不符合项报告、整改验证）；

-过程控制记录（如生产过程参数监控表、设备维护保养记录、检验试验报告）；

-客户/相关方反馈（投诉处理记录、满意度调查分析）；

-合规性评价记录（环境因素/危险源辨识清单、适用法律法规清单、合规性检测报告）；

3.其他支持性文件：营业执照、生产许可证（如适用）、强制性产品认证证书（如适用）、环境影响评价批复、安全生产许可证等法定资质证明，需确保均在有效期内。

（二）人员与资源准备

1.指定审核联络人（建议为体系主管或管理者代表），负责协调审核期间的沟通、陪同及后勤保障；

2.安排各部门负责人及关键岗位人员（如生产主管、质量经理、安全管理员）全程参与审核，确保审核过程中能提供真实、准确的信息；

3.准备审核场所（会议室、文件查阅室、现场审核通道），确保文件查阅区有必要的办公设备（如电脑、打印机），现场审核区域无安全隐患（如设置警示标识、配备防护装备）。

（三）特殊要求（如适用）

若涉及危险化学品使用、高风险作业（如高空作业、有限空间作业）或环境敏感区域（如污水排放口、废气处理设施），需提前告知审核组风险点，配备专业人员陪同，并提供必要的防护装备（如安全帽、护目镜、防毒面具）。

四、审核实施流程

本次审核将分为文件审核（预审核）和现场审核两个阶段（若为监督审核或再认证，可根据实际情况调整），具体安排如下：

（一）文件审核阶段（提前5-7个工作日）

1.审核组将对贵单位提交的管理体系文件进行符合性审查，重点关注：

-文件是否覆盖标准所有条款要求（如GB/T19001-2016的8.5.1生产和服务提供的控制）；

-文件间逻辑是否一致（如程序文件与手册要求是否冲突）；

-关键过程描述是否清晰（如不合格品控制流程是否包含标识、隔离、处置等环节）；

2.文件审核结束后，审核组将出具《文件审核报告》，若存在重大不符合（如缺少管理评审程序），将要求贵单位在现场审核前完成整改；若为轻微不符合（如文件格式不规范），可在现场审核时验证。

（二）现场审核阶段（预计X个工作日）

现场审核严格按照“首次会议→现场检查→不符合项确认→末次会议”的流程进行：

1.首次会议（30分钟）

-参加人员：审核组全体成员、贵单位高层领导（总经理/管理者代表）、各部门负责人、审核联络人；

-会议内容：

-审核组长介绍审核目的、范围、依据、计划及方法；

-贵单位代表确认审核计划，说明近期管理体系变更情况（如组织结构调整、产品升级、法规更新）；

-明确审核期间的沟通方式（如每日审核结束后召开小结会）。

2.现场检查（