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行政会议室上墙制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》及行业相关准则制定，结合集团母公司关于企业风险管理、合规经营的指导意见，并立足公司内部高效会议管理需求，旨在规范行政会议室使用行为，防控资源浪费、信息安全及秩序混乱等专项风险，确保会议活动安全、有序、高效开展。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖行政会议室的申请预约、使用管理、维护保养、安全保障等全流程场景，以及各类会议、培训、座谈等公务活动的组织与实施。

第三条本制度下列术语含义：

（一）“XX专项管理”指以行政会议室资源为核心的系统性管控活动，包括需求管理、流程监控、风险处置及绩效评估等环节；

（二）“XX风险”指因会议室使用不当或管理缺失可能导致的资源闲置、安全隐患、信息泄露、秩序冲突等经营风险；

（三）“XX合规”指会议室使用行为严格遵循公司制度规定、操作标准及外部法律法规要求的状态。

第四条专项管理遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则：

（一）全面覆盖要求将会议室使用纳入公司资源管理体系，实现无死角管控；

（二）责任到人明确各级组织及人员的职责边界，确保管理链条完整；

（三）风险导向以防范重大风险事件为目标，动态调整管控措施；

（四）持续改进通过定期评估优化管理机制，提升制度有效性。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对行政会议室专项管理负总责，统筹制度建设及重大风险处置；分管行政事务的领导为直接责任人，主持日常管理工作的组织与监督。

第六条设立行政会议室专项管理领导小组，由公司分管领导担任组长，成员包括行政部、信息部、内审部及各主要业务部门代表，职能包括：

（一）统筹协调会议室资源分配与使用争议；

（二）审议年度管理计划及重大制度修订；

（三）监督考核各部门执行情况及绩效结果。

第七条明确三类主体责任划分：

（一）牵头部门（行政部）：负责制度制定修订、资源调度、使用监督及培训宣贯；

（二）专责部门（信息部）：承担技术保障、安全监控及能耗管理职责；

（三）业务部门/下属单位：落实会议室需求申报、现场执行及效果反馈责任。

第八条基层执行岗（会议组织者及参与者）需履行以下义务：

（一）申请前确认会议室空闲性，避免资源冲突；

（二）使用中遵守秩序要求，保持设施完好；

（三）活动结束后及时反馈使用评价，协助问题整改。

第九条建立异常事件上报机制，基层执行岗发现以下情形须立即向牵头部门报告：

（一）设施故障或安全隐患；

（二）超范围使用或违规占用；

（三）可能引发群体性冲突的争议。

第三章专项管理重点内容与要求

第十条预约申请管理：

（一）合规标准：使用须通过线上系统提交需求，含活动名称、时间、人数、设备需求等要素，审批通过后生成电子凭证；

（二）禁止行为：严禁虚构需求套取资源、抢占他人已预约时段；

（三）风险防控点：建立黑名单制度，对恶意违规者实施使用限制。

第十一条使用行为规范：

（一）合规标准：按预约时段进场，清场前完成设备还原及卫生清理；会议期间关闭非必要电子设备，保持音量可控；

（二）禁止行为：严禁携带易燃易爆物品、私自调改系统设置、将会议室用于非公务活动；

（三）风险防控点：配置烟雾报警及视频监控，异常情况自动触发警报。

第十二条资源配置管理：

（一）合规标准：根据活动规模匹配桌椅数量，优先保障节能型设备；临时需求通过审批追加；

（二）禁止行为：严禁损坏设备、擅自挪用他人已配置资源；

（三）风险防控点：建立设备完好率月度抽查制度，不合格项纳入部门考核。

第十三条安全管理要求：

（一）合规标准：定期开展消防演练，确保通道畅通，充电设备使用符合规范；

（二）禁止行为：严禁堵塞消防设施、超负荷用电；

（三）风险防控点：安装智能温湿度监测，异常情况远程预警。

第十四条访客管理：

（一）合规标准：外部人员参会须报备名单，经批准后由引导员对接；重要活动实施登记制度；

（二）禁止行为：严禁未经许可携带无关人员；

（三）风险防控点：对敏感会议室设置人脸识别门禁。

第十五条会议记录与资料管理：

（一）合规标准：配置电子签到系统，活动后扫描资料归档至指定平台；

（二）禁止行为：严禁拷贝涉密文件、擅自传播会议信息；

（三）风险防控点：对存储设备实施物理隔离与权限分级。

第十六条节能管理：

（一）合规标准：非使用时段自动关闭空调与照明，推广无纸化会议；

（二）禁止行为：人为延长设备运行时间、浪费消耗品；

（三）风险防控点：建立能